Tempahan katering kumpulan sempena pameran: daripada pertanyaan hingga pengesahan, termasuk jumlah tetamu, penyajian dan urusan bil

Tempahan katering kumpulan daripada acara pameran hanya boleh diuruskan oleh dapur dan kakitangan perkhidmatan apabila pertanyaan berakhir dengan pengesahan yang jelas. Catatkan jumlah tetamu, waktu makan, menu, orang yang boleh dihubungi untuk perubahan dan urusan bil secara berasingan. Pastikan orang yang sama mengambil alih jika terdapat perubahan semasa ketibaan. Jangan anggap menu yang dihantar bermakna tempahan telah disahkan.

IFEMA MADRID menerbitkan keputusan tahunan bagi 2025 pada 2026-5-5, dengan tinjauan tentang pameran, persidangan dan acara lain. Sesetengah perbandingan prestasi menggunakan tahun ganjil sebelumnya, iaitu 2023, sebagai asas perbandingan.

Tinjauan tahunan itu menerangkan aktiviti di pusat pameran dan operasi pihak penganjur; ia bukan kalendar acara semasa atau rekod tempahan restoran. Jadual pameran, persidangan dan acara malam mungkin berbeza. Semak tarikh sebenar, waktu buka dan tutup serta aturan ketibaan secara berasingan, melalui maklumat awam penganjur dan dengan menghubungi tetamu.

Pertanyaan dan menunggu maklum balas: kenal pasti perkara yang masih belum dipastikan

• Acara dan waktu makan: Sahkan tarikh tetamu benar-benar akan makan. Jangan kelirukan tempoh pameran dengan hari persediaan atau hari ketibaan.
• Skop keperluan: Catat anggaran jumlah tetamu, jangkaan waktu ketibaan, menu yang diminta untuk sebut harga dan sebarang permintaan khas.
• Perkara yang menunggu maklum balas: Nyatakan pilihan yang masih perlu dibuat oleh tetamu dan perkara yang perlu disemak oleh dapur. Jangan masukkan perkara ini sebagai tempahan yang telah disahkan.
• Tanggungjawab untuk membuat susulan: Tetapkan orang yang akan mengesahkan butiran akhir dan kakitangan restoran yang akan membuat susulan, supaya pekerja yang berlainan tidak memberikan jawapan yang bercanggah.

Jika terdapat deposit, pembatalan atau perubahan jumlah tetamu, kakitangan yang diberi kuasa hendaklah menerangkan aturan yang telah disahkan oleh restoran. Jangan biarkan setiap pekerja menjanjikan syarat yang berbeza secara spontan, dan jangan meminta maklumat peribadi yang tidak berkaitan dengan layanan dalam kumpulan perbualan ramai orang.

Semasa pengesahan, pastikan perkara yang dipersetujui dapur boleh dilaksanakan

Jika kumpulan mahu makan pada waktu yang hampir sama, dapur perlu menentukan hidangan yang boleh disediakan serentak dan hidangan yang perlu dibuat satu demi satu. Selepas itu, sahkan pilihan menu, tarikh akhir pemilihan dan aturan penyajian. Permintaan diet khas hendaklah disemak oleh orang yang mengetahui ramuan dan cara penyediaannya. Jangan terima semua penggantian terlebih dahulu dan kemudian meminta dapur mencari jalan untuk memenuhinya.

• Jumlah tetamu akhir dan waktu makan: Catatkan butiran yang telah dipersetujui oleh kedua-dua pihak. Jangan terus menyediakan makanan berdasarkan anggaran awal.
• Menu dan perubahan: Catatkan pilihan yang dibuat, saiz hidangan, perkara yang termasuk dalam menu dan sebarang penggantian yang perlu disahkan semula.
• Ketibaan dan komunikasi: Terangkan cara memaklumkan kelewatan atau perubahan jumlah tetamu, siapa yang akan mengumpulkan maklumat itu dan bagaimana maklumat tersebut akan disampaikan kepada kakitangan penyediaan.
• Aturan bil: Bezakan antara bayaran secara pukal, bayaran berasingan dan bayaran untuk item tertentu sahaja. Kumpulkan maklumat yang diperlukan untuk resit daripada orang yang sesuai untuk dihubungi sahaja.

Jika ada perubahan semasa ketibaan, pastikan perkhidmatan untuk kumpulan dan pelanggan individu terus berjalan

Selepas kumpulan tiba, semak jumlah tetamu sebenar dan sebarang perbezaan daripada persetujuan asal, kemudian sampaikan maklumat itu kepada dapur dan kakitangan perkhidmatan. Jika ramai meminta tempat duduk pada masa yang sama, ketua syif hendaklah memberikan jawapan berdasarkan meja yang tersedia, beban kerja dapur dan jumlah kakitangan. Jangan biarkan setiap pekerja membuat janji berasingan tentang meja. Pastikan juga ada orang yang terus menjaga pelanggan individu yang sedang menjamu selera dan mungkin mahu memesan lagi atau membayar bil.

Catatkan hidangan yang telah disajikan dan yang masih belum disajikan secara berperingkat, dan minta seorang kakitangan menyelaraskan maklumat itu. Permintaan orang yang dihubungi supaya semua hidangan disajikan serentak tidak bermakna dapur dapat menyiapkannya serta-merta. Jika restoran benar-benar tidak dapat melayani seluruh kumpulan, terangkan dengan jujur apa yang boleh disediakan dan biarkan tetamu memutuskan sama ada mahu menerima aturan lain.

Semasa pembayaran, semak bil berdasarkan pesanan akhir; jangan anggap janji dalam perbualan bermakna bil telah dijelaskan

Persetujuan awal tentang siapa yang akan membayar hanyalah rancangan untuk bil. Semasa pembayaran, semak semula hidangan akhir, jumlah dan bayaran yang telah direkodkan. Pembayaran, bayaran balik dan penyelesaian bil hendaklah berdasarkan pengesahan daripada perkhidmatan yang berkenaan. Janji orang yang dihubungi atau tangkap layar perbualan tidak membuktikan bahawa bayaran telah diterima.

Semasa pertukaran syif, serahkan maklumat tentang pihak yang bertanggungjawab terhadap bil, bayaran yang telah disahkan dan perkara yang masih perlu disemak. Catatkan juga hidangan yang belum disajikan dan siapa yang bertanggungjawab untuk membuat susulan. Menyemak kalendar acara secara manual tidak bermakna sistem pesanan telah disepadukan. Penggunaan nama atau tanda dagangan penganjur, atau dakwaan bahawa restoran bekerjasama dengannya, juga mesti mempunyai kebenaran yang sewajarnya.

Selepas acara, buat perbandingan hanya antara acara yang sama jenis, meliputi perbezaan antara aturan yang disahkan dengan keadaan sebenar semasa ketibaan di restoran, sebab penyajian hidangan secara serentak terganggu, pertikaian bil dan sama ada pelanggan individu terabai. Gunakan rekod ini untuk membuat pengesahan semula bagi acara seterusnya. Jangan menyimpulkan bahawa restoran pasti akan menerima lebih banyak tempahan berdasarkan prestasi tahunan IFEMA.