展會團體餐飲如何從詢價走到確認：人數、出餐與帳單交接

展會團體餐飲必須從詢價走到明確確認，廚房和外場才有可執行的安排。將人數、用餐時段、菜單、變更聯絡人與帳單分別記錄清楚，並安排同一位負責人處理抵店後的變動；不要把轉發菜單當成已成交。

IFEMA MADRID 於2026年5月5日發布2025年度成果，回顧展覽、會議及其他活動；部分業績比較採用前一個奇數年2023年。

年度回顧介紹會場活動與主辦單位的營運情況，並非目前的活動行事曆或餐廳訂單。展覽、會議和晚間活動的時程可能不同；實際日期、開閉場時間與抵店安排，仍須分別透過主辦單位公開資訊及聯絡客人確認。

詢價與待回覆：先標明尚缺哪些資訊

• 活動與用餐時段：核對客人實際用餐日期，不要混淆展期、布展日與抵店日。
• 需求範圍：記錄預計人數、抵店時間範圍、詢價菜單及特殊需求。
• 待回覆事項：說明哪些項目仍待客人選擇、哪些需要廚房確認，並且不要將其算作已確認接待。
• 聯絡責任：明確指定最終確認人與店內負責跟進的人，避免不同員工各自沿用不同說法。

若涉及訂金、取消或人數調整，應由獲授權人員依照店家已確認的規則說明。不要讓員工各自臨時承諾不同條件，也不要在多人群組中索取與接待無關的個人資料。

確認時，廚房承諾的供餐範圍必須切實可行

團體通常希望在相近時間用餐，廚房須評估哪些菜色可以同步準備、哪些必須逐份製作，再確認餐點組合、選擇期限與上菜安排。特殊飲食需求應由了解配方和製作條件的人員核實後再答覆；不要先答應所有替換，再讓廚房想辦法。

• 最終人數與用餐時段：註明雙方已接受的內容，不要仍按最初估計備餐。
• 菜單與變更：記錄實際選定的組合、份量、包含項目，以及需要再次確認的替換內容。
• 抵店與聯絡：說明遲到或人數變動時如何通知、由誰彙整，再轉達給製作人員。
• 帳單安排：釐清預計統一付款、各自付款或負擔部分項目費用的安排；只向適當的聯絡人索取開立單據所需資料。

抵店後若有變動，先確保團體與散客都能獲得服務

客人抵店後，核對實際人數與原先約定的差異，並統一傳達給廚房與外場。多人同時詢問座位時，由帶班人依空桌、廚房負荷和服務人手答覆，不要讓每位員工各自承諾一桌。正在用餐的散客仍可能需要加點和結帳，應明確安排由誰繼續照應。

分批上菜時，記錄已送達客人和待送達的餐點，並由一人彙整。聯絡人希望同時上齊，不代表廚房可以立刻完成；若確實無法接待整個團體，應如實說明可接待的範圍，讓客人決定是否接受其他安排。

結帳時依最終消費核對，不要只依聊天中的承諾結清

事先說好由誰付款，只是帳單安排的計畫。結帳時仍須核對最終餐點、金額及已記錄的款項；付款、退款與結算應以相關服務的確認結果為準。聯絡人的承諾或聊天截圖，不能直接當作款項已入帳的證明。

交班時，交代帳單由誰負責、已確認的付款及尚待核實的部分，並註明尚未交付客人的餐點和後續聯絡責任。人工核對活動行事曆，不代表點餐系統已完成串接；使用主辦單位標誌或宣稱合作，也必須有授權依據。

活動結束後，只比較同類活動中已確認安排與實際抵店情況的差異、集中出餐被打斷的原因、帳單爭議，以及散客是否因此未獲服務。下次應根據這些紀錄重新確認，不要從 IFEMA 的年度業績推斷店內訂單必定增加。