Hochsaison in Tourismusregionen: Saisonkräfte einarbeiten, Lieferungen planen und den Restaurantbetrieb in der Zwischensaison reduzieren

Die Vorbereitung eines Restaurants in einer Tourismusregion auf die Hochsaison sollte die Einarbeitung von Saisonkräften, Änderungen bei der Belieferung und die Reduzierung des Betriebsumfangs nach Saisonende umfassen – nicht nur die Einplanung von mehr Personal zu Stoßzeiten. Legen Sie jeweils fest, welche Aufgaben vor Saisonbeginn klar übergeben werden müssen, wer in der besonders arbeitsreichen Zeit Vertretungen übernimmt und wie Sie in der Zwischensaison nach außen über Änderungen informieren. So können Sie in der nächsten Saison auf nachvollziehbare Aufzeichnungen zurückgreifen.

Eurostat blickte am 2026-7-7 auf die Daten aus dem Jahr 2025 zurück: 31,1 % der touristischen Übernachtungen in der EU entfielen auf Juli und August.

Dieser Anteil beschreibt die monatliche Verteilung der Übernachtungen in EU-Beherbergungsbetrieben im Jahr 2025. Er ist weder eine Prognose für die Gästezahlen Ihres Betriebs im Jahr 2026 noch lässt sich daraus ein Personalbedarf ableiten. Wann die Hochsaison in den jeweiligen Regionen und Essenszeiten beginnt und endet, sollten Sie anhand vergleichbarer Aufzeichnungen zu Gästen und Lieferungen aus Ihrem eigenen Betrieb bestimmen.

Vor Saisonbeginn das verlässlich lieferbare Angebot festlegen

Prüfen Sie die Speisekarte gemeinsam mit der Küche und nach Arbeitsbereichen: Welche Gerichte nutzen dieselben Geräte? Bei welchen Ersatzprodukten muss kurzfristig nachgefragt werden? Für welche Beilagen kommt es besonders leicht zu Engpässen? Wenn Sie die Auswahl einschränken müssen, klären Sie zuerst mögliche Ersatzlieferungen und die dazugehörigen Informationen, bevor Sie das Servicepersonal informieren. Eine kleinere Speisekarte soll zu den vorhandenen Kapazitäten passen – sie ist kein Grund, Angaben zu Portionsgrößen, Aufpreisen oder besonderen Ernährungsbedürfnissen wegzulassen.

• Saisonkarte: Halten Sie fest, welche Gerichte angeboten werden, wer für das Herausnehmen von Gerichten aus dem Angebot zuständig ist und welche Auswahlmöglichkeiten von der Küche bestätigt werden müssen.
• Lieferplanung: Dokumentieren Sie Verpackungsspezifikationen, Lieferzeitfenster und Lagerbedingungen sowie die Zuständigkeit für den Kontakt zum Lieferanten bei fehlender Ware.
• Geöffnete Bereiche: Legen Sie fest, welche Tischbereiche und Essenszeiten angeboten werden und wer über eine vorübergehende Einschränkung des Betriebs entscheidet.
• Besetzung: Planen Sie Wareneingang, Vorbereitung, Servicebeginn und Abschluss mit ein, statt nur die Aufgaben im Servicebereich aufzulisten.

Saisonkräfte so einarbeiten, dass sie Aufgaben selbstständig erledigen können

Neue Mitarbeitende müssen wissen, an wen sie sich bei Fragen zu Gerichten wenden können, wer ihnen hilft, wenn Gäste sagen, sie hätten bestellt, die Bestellung aber nicht auffindbar ist, und an wen sie sich bei unklaren Zahlungen wenden sollen. Die Schichtleitung sollte sicherstellen, dass neue Mitarbeitende die maßgeblichen Informationen finden und den nächsten Schritt erklären können – eine Unterschrift, dass sie Unterlagen gelesen haben, reicht nicht aus. Aufgaben, die sie noch nicht selbstständig erledigen können, übernimmt eine erreichbare Kollegin oder ein erreichbarer Kollege.

• Speisekarte und Lieferungen: Mitarbeitende finden die aktuell gültige Speisekarte und können erklären, was ausverkauft ist, wodurch es ersetzt wird und was sie nicht eigenständig zusagen dürfen.
• Bestellstatus: Mitarbeitende können zwischen Ansicht, Übermittlung, Annahme durch den Betrieb und Zubereitung in der Küche unterscheiden. Bevor sie etwas nachtragen, prüfen sie den ursprünglichen Auftrag.
• Schichtübergabe und Unregelmäßigkeiten: Übergeben Sie noch zu servierende Speisen und offene Vorgänge anhand der Tisch- und Bestellkennungen. Die übernehmende Person bestätigt ausdrücklich die Übernahme.

In der Hochsaison Vertretungen und Änderungsmitteilungen sicherstellen

Bei Personalmangel, Lieferengpässen oder einem starken Gästeandrang entscheidet die Schichtleitung einheitlich, was der Betrieb noch annehmen kann. Die einzelnen Arbeitsbereiche dürfen nicht unabhängig voneinander weitere Zusagen machen. Bevor eine wichtige Arbeitskraft geht, muss die Vertretung wissen, welche Tische und offenen Aufgaben sie übernimmt. Überschneidungen bei Schichtübergaben müssen in der tatsächlichen Arbeitszeit erfasst werden. Prüfen Sie außerdem Ruhezeiten, Verfügbarkeit und die örtlichen Arbeitsvorschriften. Die Hochsaison rechtfertigt keine unbegrenzte Verlängerung der Schichten.

Wenn ein Lieferant Änderungen an der Lieferung vornimmt oder die Küche beschließt, ein Gericht nicht mehr anzubieten, informiert die dafür benannte Person gleichzeitig das Servicepersonal und die für die Pflege der Speisekarte zuständige Person. Verkaufsdaten können dabei helfen, die Nachfrage einzuschätzen; die Zutatenbestände müssen jedoch weiterhin anhand der Entnahmen und einer tatsächlichen Bestandsaufnahme abgeglichen werden. Dass ein Gericht auf der Speisekarte als ausverkauft angezeigt wird, bedeutet nicht, dass der Lagerbestand vollständig geprüft wurde.

Auch die Betriebsreduzierung in der Zwischensaison braucht eine Übergabe wie zum Saisonbeginn

Wenn Sie Öffnungszeiten verkürzen, die Speisekarte verkleinern oder einzelne Bereiche schließen, legen Sie zuerst den tatsächlichen Umfang der Änderungen fest. Aktualisieren Sie anschließend die Hinweise am Eingang, die telefonischen Auskünfte und die Informationen auf Ihren Online-Kanälen einheitlich. Halten Sie die Beschreibungen der weiterhin angebotenen Gerichte korrekt. Benannte Mitarbeitende kümmern sich um noch offene Reservierungen und Serviceleistungen. Das Ende der Hochsaison darf nicht dazu führen, dass nur veraltete Ankündigungen zurückbleiben.

• Beibehalten: Welche Übergabeabläufe haben wiederkehrende Probleme tatsächlich gelöst, und wer führt sie in der nächsten Saison fort?
• Anpassen: Welche vorübergehenden Überstunden, Liefervereinbarungen oder Speisekartenkombinationen waren zu belastend und müssen erneut geprüft werden?
• Beenden: Welche zusätzlichen Stellen oder Liefervereinbarungen waren nur für die Hochsaison vorgesehen? Wann enden sie, und wie wird darüber informiert?

Vermerken Sie beim Vergleich am Saisonende Änderungen an der Speisekarte, den geöffneten Bereichen, dem Gästeaufkommen und besonderen Veranstaltungen. Wenn es keine Warteschlangen gab, kann das einfach an weniger Gästen gelegen haben – es beweist nicht, dass zusätzliches Personal wirksam war. Es ist hilfreicher, nachvollziehbare Probleme und die Gründe für die gewählten Maßnahmen festzuhalten, als die Besetzung zu Stoßzeiten dauerhaft zu übernehmen.