Sådan forbereder restauranter i turistområder sig på højsæsonen: sæsonansatte, leverancer og nedskalering i skuldersæsonen

For restauranter i turistområder bør forberedelserne til højsæsonen omfatte oplæring af sæsonansatte, ændringer i leverancerne og nedskalering, når sæsonen slutter – ikke kun at sætte flere på vagt i de travleste perioder. Fordel opgaverne, der skal overdrages før sæsonstart, beslut hvem der afløser i travle perioder, og planlæg, hvordan gæsterne får besked i skuldersæsonen. Så kan I bygge videre på dokumenterede erfaringer næste sæson.

Den 2026-7-7 gennemgik Eurostat data for 2025: 31,1 % af overnatningerne på turistovernatningssteder i EU lå i juli og august.

Denne andel viser, hvordan overnatningerne på turistovernatningssteder i EU fordelte sig på måneder i 2025. Den er ikke en prognose for gæstetallet i restauranten i 2026 og kan ikke omsættes til en bemandingsandel. Fastlæg højsæsonens begyndelse og afslutning for de enkelte områder og serveringstider ud fra sammenlignelige optegnelser fra jeres egen restaurant om gæster og leverancer.

Fastlæg før sæsonstart, hvad I kan levere stabilt

Lad køkkenet gennemgå menuen med udgangspunkt i de enkelte arbejdsstationer: Hvilke retter bruger det samme udstyr? Hvilke erstatninger kræver en afklaring på stedet, og hvilke slags tilbehør mangler der let råvarer til? Hvis I er nødt til at begrænse udvalget, skal I først sikre alternative leverancer og afklare, hvordan ændringerne forklares. Giv derefter besked til serveringspersonalet. En kortere menu skal passe til kapaciteten; det er ikke en grund til at udelade oplysninger om portionsstørrelser, tillæg eller særlige kostbehov.

• Sæsonmenu: Angiv, hvilke retter der er på menuen, hvem der har ansvaret for at tage retter ud af salget, og hvilke valg køkkenet skal bekræfte.
• Leverancer: Notér pakkestørrelser, leveringstidspunkter, opbevaringsforhold og hvem der kontakter leverandøren ved varemangel.
• Åbne områder: Aftal, hvilke bordområder der er åbne, serveringstiderne og hvem der beslutter en midlertidig nedskalering.
• Bemanding af funktioner: Planlæg varemodtagelse, klargøring, opstart af serveringen og afslutning – ikke kun opgaverne ved bordene.

Sæsonansatte skal kunne udføre deres opgaver selvstændigt

Nye medarbejdere skal vide, hvem de skal spørge om retter, hvem de skal kontakte, hvis en gæst siger, at vedkommende har afgivet en bestilling, men den ikke kan findes, og hvem de skal gå til ved uklarheder om en betaling. Den vagtansvarlige skal sikre, at medarbejderen kan finde de relevante oplysninger og forklare, hvad næste skridt er – ikke blot få vedkommende til at skrive under på, at materialet er læst. En kollega, som er til at få fat på, skal overtage opgaver, som medarbejderen endnu ikke kan udføre selvstændigt.

• Menu og leverancer: Medarbejderen kan finde den gældende menu og forklare, hvad der er udsolgt, hvilke alternativer der findes, og hvad vedkommende ikke selv må love gæsterne.
• Bestillingens status: Medarbejderen kan skelne mellem, at en gæst kigger på menuen, afgiver en bestilling, at restauranten accepterer den, og at køkkenet tilbereder maden. Kontrollér den oprindelige bestilling, før I beslutter, om der skal efterregistreres noget.
• Vagtskifte og afvigelser: Overdrag retter, der mangler at blive serveret, og uafsluttede opgaver med tydelig angivelse af bord og bestilling. Den medarbejder, der overtager, skal udtrykkeligt bekræfte overdragelsen.

Sørg for afløsning og besked om ændringer i travle perioder

Hvis der mangler personale eller varer, eller mange gæster ankommer på én gang, skal den vagtansvarlige samlet vurdere, hvad restauranten kan påtage sig. De enkelte funktioner må ikke hver for sig fortsætte med at give løfter. Før en nøglemedarbejder forlader sin post, skal afløseren vide, hvilke borde og uafsluttede opgaver vedkommende overtager. Medregn overlap ved vagtskifte i den faktiske arbejdstid, og kontrollér medarbejdernes pauser, tilgængelighed og de lokale arbejdsretlige krav. Højsæsonen er ikke en begrundelse for at forlænge vagterne uden grænse.

Når en leverandør ændrer en levering, eller køkkenet beslutter at tage en ret ud af salget, skal en udpeget medarbejder samtidig give besked til serveringspersonalet og den, der vedligeholder menuen. Salgsoplysninger kan hjælpe med at forstå efterspørgslen, men råvarelageret skal fortsat kontrolleres ved at sammenholde registreret udtag med en fysisk optælling. At en ret står som udsolgt på menuen, betyder ikke, at lageret er optalt og afstemt.

Overdrag også opgaver, når I skruer ned i skuldersæsonen

Når åbningstiderne forkortes, menuen begrænses eller dele af restauranten lukkes, skal I først afklare præcis, hvad ændringerne omfatter. Opdatér derefter oplysningerne ved indgangen, i telefonsvarene og på onlinekanalerne, så de stemmer overens. Sørg fortsat for, at beskrivelserne af retter, der stadig serveres, er korrekte. Udpeg medarbejdere til at følge op på reservationer og serviceopgaver, der endnu ikke er afsluttet, så der ikke kun står en gammel meddelelse tilbage, når højsæsonen er forbi.

• Behold: Hvilke overdragelsesmetoder har faktisk løst tilbagevendende problemer, og hvem skal fortsætte med at bruge dem næste sæson?
• Justér: Hvilke ordninger for midlertidigt overarbejde, leverancer eller menukombinationer har været for belastende og skal gennemgås igen?
• Afslut: Hvilke ekstra stillinger eller leverancer blev kun oprettet til højsæsonen, hvornår ophører de, og hvordan informerer I om det?

Når I sammenligner ved sæsonens afslutning, skal I notere ændringer i menuen, åbne områder, gæstetal og særlige arrangementer. At der ikke var kø, kan blot skyldes færre gæster og er ikke i sig selv bevis på, at ekstra bemanding virkede. Det er mere nyttigt at gemme oplysninger om problemer, I kan forklare, og grundlaget for jeres håndtering end permanent at videreføre bemandingen og driftsopsætningen fra de travleste perioder.