Slik forbereder restauranter i turistområder seg på høysesongen: sesongansatte, leveranser og nedtrapping i skuldersesongen

Forberedelser til høysesongen ved en restaurant i et turistområde bør omfatte sesongansatte, endringer i leveransene og nedtrappingen etter sesongen – ikke bare å sette opp noen ekstra på vakt i travle perioder. Fordel oppgavene før sesongstart, avklar hvem som kan ta over når det er travelt, og planlegg hvordan dere skal informere gjestene når skuldersesongen begynner. Da har dere dokumenterte rutiner å bygge videre på neste sesong.

Eurostat publiserte 2026-7-7 en gjennomgang av data for 2025. 31,1 % av turistovernattingene i EU fant sted i juli og august.

Denne andelen viser hvordan overnattingene i EU i 2025 fordelte seg gjennom året. Den er ikke en prognose for gjestetrafikken ved restauranten i 2026, og kan heller ikke brukes til å beregne bemanningsprosenten. Fastslå når høysesongen begynner og slutter i hvert område og for hver serveringstid, ved å sammenligne restaurantens egne tall for gjester og leveranser.

Avklar først hva dere kan tilby stabilt før sesongstart

La kjøkkenet gå gjennom menyen ut fra arbeidsstasjonene: Hvilke retter bruker samme utstyr? Hvilke erstatninger krever at noen sjekker med kjøkkenet først? Hvilke tilbehør mangler det ofte råvarer til? Hvis dere må begrense utvalget, bør dere først avklare alternative leveranser og hvordan gjestene skal informeres, og deretter gi beskjed til serveringspersonalet. En mindre meny tilpasser tilbudet til kapasiteten; det er ikke en grunn til å utelate informasjon om porsjonsstørrelser, pristillegg eller spesialkost.

• Sesongmeny: Oppgi hva som er på menyen, hvem som avgjør når en rett tas av menyen, og hvilke valg kjøkkenet må bekrefte.
• Leveranser: Noter pakningsstørrelser, leveringstidspunkt, oppbevaringsvilkår og hvem som kontakter leverandøren ved utsolgte varer.
• Åpent område: Avklar hvilke bordområder og serveringstider som holdes åpne, og hvem som kan beslutte midlertidige begrensninger.
• Bemanning: Planlegg mottak av varer, forberedelser, servering og avslutning av dagen – ikke bare oppgavene ute blant gjestene.

Sesongansatte skal lære å utføre oppgaver selvstendig

Nye medarbeidere må vite hvem de skal kontakte med spørsmål om rettene, hvem de skal gå til hvis en gjest sier at bestillingen er lagt inn, men ingen registrering er å finne, og hvem som håndterer uklarheter om betaling. Den ansvarlige på vakt bør sørge for at de kan finne nødvendig dokumentasjon og forklare neste steg, ikke bare signere på at de har lest materialet. Oppgaver de ennå ikke kan utføre selvstendig, må overtas av en tilgjengelig kollega.

• Meny og leveranser: Finn fram til den gjeldende menyen, og forklar hva som er utsolgt, hva som kan erstattes, og hva de ikke må love uten å sjekke først.
• Bestillingsstatus: Skill mellom at noen ser på menyen, sender inn en bestilling, restauranten tar imot den og kjøkkenet begynner å lage maten. Sjekk den opprinnelige bestillingen før dere avgjør om en manglende registrering må legges inn.
• Vaktskifte og avvik: Overlever mat som ikke er servert, og uavklarte saker med tydelig henvisning til bord og bestilling. Den som tar over, må bekrefte at ansvaret er overtatt.

Sørg for vikarer og rutiner for å varsle om endringer i travle perioder

Hvis det mangler folk eller råvarer, eller mange gjester kommer samtidig, er det den ansvarlige på vakt som avgjør hvor mye restauranten kan håndtere. Ikke la hver enkelt medarbeider fortsette å love gjestene at alt er mulig. Før en nøkkelmedarbeider går av vakt, må vikaren vite hvilke bord og uferdige oppgaver vedkommende skal overta. Overlapping ved vaktskifte må regnes med i de faktiske arbeidstimene. Kontroller også pauser, tilgjengelighet og lokale arbeidsregler; høysesongen er ingen grunn til å forlenge vaktene uten grenser.

Når leverandøren endrer leveringstidspunktet eller kjøkkenet tar en rett av menyen, må en utpekt medarbeider varsle både serveringspersonalet og den som vedlikeholder menyen. Salgsopplysninger kan bidra til å forstå etterspørselen, men lagerbeholdningen må fortsatt kontrolleres mot uttak og fysisk opptelling. At menyen viser at en rett er utsolgt, betyr ikke at lageret dermed er ferdig kontrollert.

Sørg for en tydelig overlevering også når skuldersesongen begynner

Når åpningstidene blir kortere, menyen mindre eller deler av lokalet stenges, må dere først avklare nøyaktig hva som gjelder, og deretter oppdatere informasjonen ved inngangen, i svar på telefonhenvendelser og på de viktigste kanalene på nett. Sørg for at informasjonen om retter som fortsatt er tilgjengelige, er oppdatert. Utpek også noen som følger opp bestillinger og servering som ikke er ferdig håndtert; ikke la gamle oppslag bli stående når høysesongen er over.

• Viderefør: Hvilke overleveringsrutiner har faktisk løst gjentakende problemer, og hvem skal bruke dem neste sesong?
• Juster: Hvilke midlertidige ordninger for ekstraarbeid, leveranser eller menyutvalg har vært for belastende og bør vurderes på nytt?
• Avslutt: Hvilke ekstra stillinger eller leveranser var bare nødvendige i høysesongen, når skal de avsluttes, og hvordan skal dere informere om det?

Når dere gjør sammenligninger ved sesongslutt, må dere dokumentere endringer i menyen, hvilke områder som var åpne, antall gjester og spesielle arrangementer. At det ikke var kø, kan ganske enkelt skyldes færre gjester og er ikke tilstrekkelig bevis på at ekstra bemanning hadde effekt. Det er mer nyttig å ta vare på dokumentasjon av problemer dere kan forklare, og grunnlaget for hvordan de ble håndtert, enn å videreføre høysesongens bemanning og driftsopplegg permanent.