Personalplanung an Werktagen: Welche Aufgaben sich im Mittags- und Abendgeschäft nicht gleichzeitig erledigen lassen

Wenn an Werktagen nur wenige Mitarbeitende verfügbar sind, ermitteln Sie zuerst, welche Aufgaben dieselbe Person nicht gleichzeitig erledigen kann. Erst danach legen Sie die Zuständigkeiten fest. Konflikte entstehen etwa, wenn jemand während der Zahlungsprüfung den Tresen verlässt, um Speisen zu servieren, oder wenn alle mit der Vorbereitung beschäftigt sind und niemand die Gäste begrüßt. Mehr Geräte oder ein bloßer Blick auf die Zahl der Mitarbeitenden ersetzen diese Prüfung nicht.

Eurostat veröffentlichte am 2026-9-1 Daten, wonach die Zahl der Übernachtungen in touristischen Beherbergungsbetrieben in der EU im ersten Halbjahr 2026 im Jahresvergleich um 1,7 % stieg. Die Entwicklung unterschied sich von Land zu Land.

Die Zahl der Übernachtungen im Halbjahr gibt keinen Aufschluss über die Nachfrage an Werktagen, mittags oder abends in Ihrem Betrieb. Sie entspricht auch nicht der Zahl der Reisenden ohne Mehrfachzählungen. Sie dient lediglich als Hintergrund zur Entwicklung des Tourismus; aus der Wachstumsrate lässt sich der Personalbedarf nicht berechnen. Bei der Aufgabenverteilung für eine Schicht sollten Sie sich nach der bereits bestätigten Gästebelegung, den geöffneten Bereichen und der tatsächlichen Arbeitslast in der Küche richten.

Aufgaben nach Servicezeiten auflisten, statt Stoßzeiten hinter Tagessummen zu verbergen

Betrachten Sie Mittagsgeschäft, Abendgeschäft und Abschlussarbeiten getrennt. Vor dem Eintreffen des ersten Gastes müssen Lieferungen angenommen, Speisen vorbereitet und Tische hergerichtet werden. Nach der letzten neu aufgenommenen Bestellung sind noch Speisen zu servieren, Rechnungen abzurechnen und Reinigungsarbeiten zu erledigen. Wer Personal nur für die Zeit einplant, in der Gäste anwesend sind, übersieht leicht die Arbeit davor und danach.

• Servicezeit und Umfang: Halten Sie Datum, Mittags- oder Abendgeschäft, geöffnete Bereiche und besondere Umstände wie Feiertage oder Veranstaltungen in der Nähe fest.
• Grundlage für die Nachfrage: Unterscheiden Sie zwischen bestätigten Reservierungen, noch ausstehenden Rückmeldungen und allgemeinen Anfragen. Rechnen Sie Anfragen nicht einfach zusammen, als entsprächen sie einem Bedarf an Sitzplätzen.
• Aufgaben und Zeiträume: Notieren Sie, wer Lieferungen annimmt, Vorbereitungen erledigt, Gäste begrüßt, Bestellungen aufnimmt, Speisen zubereitet und serviert, kassiert und Abschlussarbeiten übernimmt.
• Übergabe: Halten Sie noch nicht abgeschlossene Vorgänge an Tischen oder Bestellungen, den aktuellen Stand, noch zu prüfende Angaben und die übernehmende Funktion fest.

Aufgaben kennzeichnen, die sich nicht gleichzeitig erledigen lassen

• Konflikt zwischen Kassieren und Servieren: Die für den jeweiligen Betrag und die Prüfung des Zahlungsergebnisses zuständige Person führt diese Prüfung zu Ende. Eine andere Person übernimmt im Rahmen ihrer Zuständigkeit das Servieren oder Begrüßen der Gäste.
• Konflikt zwischen Küchenvorbereitung und Gästebetreuung im Gastraum: Legen Sie fest, wer auf ankommende Gäste und Hilfesignale achtet. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Funktion besetzt ist, nur weil alle Mitarbeitenden anwesend sind.
• Konflikt zwischen Warenannahme und Servicebeginn: Gleichen Sie die geplanten Lieferungen mit den Vorbereitungen für den Servicebeginn ab. Die Schichtleitung entscheidet über die Aufgabenverteilung oder den Angebotsumfang, damit nicht zwei Arbeitsbereiche gleichzeitig auf dieselbe Person warten.

Eine Person kann mehrere Aufgaben übernehmen, aber die Reihenfolge und eine mögliche Ablösung zwischendurch müssen klar sein. Ein kompatibles Smartphone oder ein größerer Bildschirm kann beim Nachsehen von Bestellungen und beim Erfassen von Angaben helfen. Berechtigungen und Netzwerkbedingungen müssen dennoch geprüft werden. Hilfsmittel übernehmen nicht automatisch die Begrüßung von Gästen, Erklärungen oder die Prüfung von Unstimmigkeiten.

Bei kurzfristiger Unterstützung muss klar sein, ab wann welche Aufgabe übernommen wird

Klären Sie vor einer Umbesetzung, welche Aufgaben am ursprünglichen Arbeitsplatz zurückbleiben. Wer einspringt, muss wissen, welche Tische übernommen werden, was Gästen bereits zugesagt wurde und welche Speisen noch nicht serviert wurden – eine knappe Aufforderung, einfach mitzuhelfen, reicht nicht. Wenn eine Rechnung oder Zahlung noch geprüft werden muss, wird eine Person mit der weiteren Klärung beauftragt. Andere Mitarbeitende übernehmen den regulären Service, damit eine Unstimmigkeit durch den Schichtwechsel nicht liegen bleibt.

• Beginn und Ende: Legen Sie fest, ab wann die vorübergehende Aufgabenverteilung gilt und unter welchen Umständen die Schichtleitung sie neu festlegen muss.
• Umfang der Übergabe: Listen Sie Tische, Bestellungen und Aufgaben auf, damit nicht zwei Personen unabhängig voneinander denselben Eintrag ändern.
• Absicherung der ursprünglichen Funktion: Klären Sie, wer weiterhin Gäste begrüßt, kassiert oder Abschlussarbeiten erledigt, damit nach der Unterstützung an einer Stelle nicht eine andere unbesetzt bleibt.

Freie Tische sind nicht das einzige Kriterium für die Annahme weiterer Bestellungen

Auch wenn der Gastraum nicht voll besetzt ist, kann die Küche gerade mehrere aufwendige Gerichte zubereiten. Die Schichtleitung klärt die Auslastung mit dem Küchenteam, bevor sie neuen Gästen eine Auskunft gibt. Bei Bedarf wird der geöffnete Bereich oder das Angebot begrenzt. Dabei müssen Laufwege, der Sitzkomfort der Gäste, Pausen der Mitarbeitenden, die verfügbaren Arbeitsstunden und die örtlichen arbeitsrechtlichen Vorgaben berücksichtigt werden. Eine unbegrenzte Verlängerung der Schicht darf nicht als selbstverständlich gelten.

Vergleichen Sie bei der Auswertung Servicezeiten am gleichen Wochentag mit ähnlicher Speisekarte und ähnlichem Umfang der geöffneten Bereiche. Halten Sie fest, an welcher Stelle ein Konflikt auftrat, wer übernahm und was noch offen blieb. Der Umsatz eines einzelnen Tages oder ein einmalig reibungsloser Service reichen nicht aus, um zu belegen, dass mehr oder weniger Personal oder ein bestimmtes Hilfsmittel zwangsläufig wirksam ist.