Come distribuire il personale nei giorni feriali: individuare i ruoli incompatibili durante pranzo e cena

Quando il personale è limitato nei giorni feriali, individua prima le attività che una stessa persona non può svolgere contemporaneamente, poi decidi come distribuirle. Lasciare il banco per servire ai tavoli mentre si verifica un pagamento, oppure avere tutti impegnati nella preparazione senza nessuno all’accoglienza, sono conflitti organizzativi da risolvere. Aggiungere attrezzature o limitarsi a contare le persone non sostituisce questo passaggio.

Eurostat ha pubblicato i dati il 2026-9-1: nel primo semestre del 2026, i pernottamenti nelle strutture ricettive turistiche dell’UE hanno registrato una crescita pari all’1,7% rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente, con differenze tra i paesi.

Il numero di pernottamenti nel semestre non indica la domanda del locale nei giorni feriali, a pranzo o a cena, né corrisponde al numero di viaggiatori distinti. È un dato di contesto sul turismo, non una base per calcolare il personale in funzione del tasso di crescita. Per organizzare i turni, il locale deve considerare le prenotazioni confermate, le aree aperte e il carico effettivo di preparazione.

Elenca le attività per ciascun servizio, senza nascondere i momenti di punta in un totale giornaliero

Considera separatamente pranzo, cena e chiusura. Prima dell’arrivo del primo cliente ci sono le consegne, la preparazione e l’allestimento dei tavoli; dopo l’ultimo nuovo ordine restano da servire i piatti, chiudere i conti e pulire. Organizzare il personale considerando solo le ore in cui i clienti sono presenti può far trascurare il lavoro prima e dopo il servizio.

• Servizio e ambito: indica la data, se si tratta di pranzo o cena, le aree aperte e il contesto, per esempio festività o eventi nelle vicinanze.
• Elementi sulla domanda: distingui le prenotazioni confermate da quelle in attesa di risposta e dalle richieste di informazioni; non sommare le richieste come se fossero posti da riservare.
• Attività e fasce orarie: indica chi si occupa del ricevimento delle merci, dei preparativi, dell’accoglienza, della presa degli ordini, della preparazione dei piatti, del servizio ai tavoli, degli incassi e della chiusura.
• Passaggio di consegne: annota i tavoli o gli ordini ancora da completare, lo stato di avanzamento, gli aspetti da verificare e il ruolo di chi subentra.

Individua le attività che non si possono svolgere contemporaneamente

• Conflitto tra pagamenti e servizio ai tavoli: chi è responsabile dell’importo e dell’esito del pagamento deve completare la verifica; un’altra persona si occupa di servire i piatti o accogliere i clienti.
• Conflitto tra preparazione in cucina e accoglienza in sala: stabilisci chi deve prestare attenzione agli arrivi e alle richieste di aiuto. La presenza di tutto il personale non significa che ogni ruolo sia coperto.
• Conflitto tra consegne e apertura del servizio: verifica gli orari di consegna e i preparativi per l’apertura. Chi coordina il turno decide come distribuire il lavoro o quali prodotti offrire, evitando che due ruoli aspettino entrambi la stessa persona.

Una persona può ricoprire più ruoli, ma bisogna chiarire l’ordine delle attività e chi subentra nel frattempo. Un telefono compatibile o uno schermo più grande possono agevolare la consultazione degli ordini e la registrazione, ma occorre comunque verificare i permessi e la disponibilità della rete. Gli strumenti non possono occuparsi automaticamente dell’accoglienza, delle spiegazioni o della verifica di eventuali anomalie.

Per il supporto temporaneo, chiarisci da quando e di cosa si occuperà chi interviene

Prima di spostare qualcuno, verifica quali attività restano scoperte nel suo ruolo originario. Chi presta supporto deve sapere quali tavoli prende in carico, quali impegni sono già stati presi e quali piatti non sono ancora stati serviti: non basta dirgli di dare una mano. Se un conto o un pagamento è ancora da verificare, la persona incaricata continua a controllarlo; gli altri colleghi proseguono il servizio ordinario, senza lasciare in sospeso l’anomalia a causa del cambio turno.

• Inizio e fine: indica da quando si applica la suddivisione temporanea dei compiti e in quali circostanze chi coordina il turno deve riorganizzarla.
• Ambito del passaggio: specifica tavoli, ordini e attività, evitando che due persone modifichino separatamente la stessa registrazione.
• Copertura del ruolo originario: stabilisci chi continua a occuparsi di accoglienza, pagamenti o chiusura, così che il supporto a un’area non ne lasci un’altra senza copertura.

Un tavolo libero non è l’unico criterio per accettare un altro ordine

Anche se la sala non è piena, la cucina potrebbe essere impegnata con una serie di piatti complessi. Chi coordina il turno dovrebbe verificare il carico con il personale addetto alla preparazione prima di rispondere a nuovi clienti. Se necessario, può limitare le aree aperte o i prodotti disponibili. Ogni modifica deve tenere conto della circolazione, dell’esperienza ai tavoli, delle pause del personale, delle ore di lavoro disponibili e delle norme locali sul lavoro: non si deve presumere che i turni possano essere prolungati senza limiti.

Per la revisione, confronta servizi dello stesso giorno della settimana, con menu e aree aperte simili. Annota in quale fase si è verificato il conflitto, chi è subentrato e che cosa è rimasto da fare. Il fatturato di un solo giorno o un servizio riuscito una volta non bastano a dimostrare che aggiungere o ridurre personale, o adottare un determinato strumento, sia necessariamente efficace.