Jak sprawdzić pliki cookie na stronie restauracji: akceptacja, odrzucenie i wycofanie zgody (omówienie wytycznych AEPD z 2023 r.)

Zarządzając plikami cookie na stronie restauracji, sprawdź ich zastosowanie, interfejs i rzeczywiste działanie: czy klient może równie łatwo wyrazić zgodę lub odmówić, które komponenty przestają działać po dokonaniu wyboru oraz jak można później wycofać zgodę. Zamknięcie wyskakującego okienka to tylko widoczna zmiana i nie zastępuje tych kontroli.

AEPD opublikowała 2023-7-11 komunikat o aktualizacji wytycznych: opcje akceptacji i odrzucenia plików cookie powinny być równie wyraźne; techniczne pliki cookie niezbędne do obsługi języka wybranego przez użytkownika i niewykorzystywane w innym celu mogą nie wymagać zgody. Aktualizację należało wdrożyć najpóźniej do 2024-1-11. Artykuł omawia istniejące wytyczne — nie przedstawia daty publikacji komunikatu jako daty wejścia w życie nowego prawa.

Najpierw ustal zastosowanie każdego komponentu i osobę za niego odpowiedzialną

Przejdź od strony głównej do menu, rezerwacji i płatności, sporządzając listę własnych stron oraz usług zewnętrznych. Nazwy komponentów map, filmów, rezerwacji czy marketingu nie wyjaśniają w pełni ich zastosowania. Poproś usługodawcę obsługującego stronę o wyjaśnienie, czy komponenty otrzymują informacje o urządzeniu, dlaczego ich potrzebują oraz kto odpowiada za ich konfigurację i późniejsze aktualizacje.

• Komponent i dostawca: wpisz usługi faktycznie używane na stronie, a nie tylko przepisz listę zainstalowanych elementów.
• Konkretny cel: osobno opisz realizację próśb klientów, zapisywanie preferencji, statystyki, reklamy i inne zastosowania. Jeśli komponent służy kilku celom, odnotuj je oddzielnie.
• Warunki ładowania: określ, kiedy wysyłane są żądania lub zapisywane informacje oraz które działania powinny ustawać po odmowie.
• Odpowiedzialność za utrzymanie: wskaż osobę, z którą można się skontaktować, oraz to, kto ponownie sprawdzi ustawienia, gdy zmieni się zastosowanie komponentu lub jego konfiguracja.

Język wybrany przez użytkownika to nie to samo co preferencja odgadnięta przez stronę

Warunek zwolnienia z obowiązku uzyskania zgody opisany w komunikacie z 2023 r. dotyczy sytuacji, gdy użytkownik sam wybiera język lub inną preferencję, a powiązane z nią techniczne pliki cookie nie są wykorzystywane w żadnym innym celu. Nie można automatycznie zastosować tego samego wniosku, gdy strona samodzielnie ustala preferencje na podstawie zebranych informacji. Nie należy też ogólnie uznawać remarketingu reklamowego za niezbędną funkcję tylko dlatego, że korzysta z tego samego komponentu co menu.

Zakres konkretnych wyjątków i wymogów dotyczących zgody powinien ocenić kompetentny doradca ds. prywatności, biorąc pod uwagę rzeczywiste zastosowanie. Nie należy z góry uznawać wszystkich narzędzi analitycznych za niezbędne ani wymagać zgody na każde z nich. W przypadku komponentów śledzących, które nie mają rzeczywistego zastosowania i nikt nimi nie zarządza, można najpierw rozważyć ich usunięcie.

Sprawdź osobno interfejs i działanie po dokonaniu wyboru

• Pierwsza wizyta: na telefonie i komputerze sprawdź, czy opcje akceptacji, odrzucenia i konfiguracji są czytelne i widoczne, oraz czy odmowa nie wymaga przechodzenia przez więcej kroków.
• Po odmowie: poproś dostawcę usług technicznych, by w kontrolowanym środowisku przeglądarki wyjaśnił, które żądania przestają być wysyłane i jakie dane nie są już zapisywane. Sam zrzut ekranu zamkniętego okienka nie wystarczy.
• Wybór poszczególnych kategorii: sprawdź każdą kategorię i powiązane z nią faktyczne ładowanie komponentów. Upewnij się, że opcje w interfejsie rzeczywiście kontrolują odpowiednie działania.
• Ponowny wybór i wycofanie zgody: wyjaśnij, gdzie klient może wrócić do ustawień i jak zmieni się działanie strony po ich modyfikacji. Upewnij się, że dostępna opcja pozwala zapisać wybór.

Opcje akceptacji i odrzucenia powinny być równie czytelne w różnych językach, a klient sam decyduje, którą wybrać. Jeśli po odrzuceniu reklam menu lub rezerwacje przestają działać prawidłowo, poproś osobę odpowiedzialną za utrzymanie strony o ustalenie przyczyny. Nie ukrywaj usterki, każąc klientom ponownie zaakceptować wszystkie pliki cookie. W przypadku szczególnych warunków świadczenia usług zasięgnij osobnej porady specjalisty.

Po zmianie dostawcy zaktualizuj również zakres kontroli

Po zmianie dostawcy rezerwacji, map lub reklam dotychczasowe informacje i ustawienia wyboru mogą już nie odpowiadać rzeczywistości. Osoba odpowiedzialna powinna poprosić dostawcę usług o aktualizację wykazu komponentów, ich zastosowań i skutków wyborów użytkownika, a także o wskazanie niewyjaśnionych jeszcze działań oraz osoby, która się nimi zajmie. Wewnętrznie zachowaj niezbędną dokumentację przeprowadzonych kontroli, ale nie żądaj danych o przeglądaniu stron z urządzeń klientów, które nie mają związku ze sprawą.

Zarządzanie plikami cookie nie obejmuje wszystkich obowiązków związanych z danymi kontaktowymi do rezerwacji, informacjami o członkostwie ani danymi płatniczymi. Każde z tych zastosowań należy sprawdzić osobno. Pracownicy mogą pomagać klientom w uzyskaniu informacji lub złożeniu zamówienia; pytania prawne należy kierować do odpowiedniej osoby. Nie należy twierdzić, że zainstalowanie konkretnego narzędzia zapewnia stałą zgodność z przepisami.