Cách rà soát cookie trên website nhà hàng: chấp nhận, từ chối và rút lại lựa chọn (giải thích hướng dẫn AEPD năm 2023)

Khi quản lý cookie trên website nhà hàng, cần rà soát công dụng, giao diện và hoạt động thực tế: khách hàng có thể chấp nhận hoặc từ chối dễ dàng như nhau không, thành phần nào sẽ dừng hoạt động sau khi họ lựa chọn và sau đó họ có thể rút lại lựa chọn bằng cách nào. Việc đóng cửa sổ bật lên chỉ là một thay đổi hiển thị, không thể thay thế những bước kiểm tra này.

AEPD công bố thông báo cập nhật hướng dẫn vào ngày 2023-7-11: lựa chọn chấp nhận và từ chối cookie cần được trình bày nổi bật như nhau; cookie kỹ thuật cần thiết để người dùng chủ động chọn ngôn ngữ và không được dùng cho mục đích khác có thể được miễn yêu cầu đồng ý. Nội dung cập nhật này phải được thực hiện chậm nhất vào ngày 2024-1-11. Bài viết giải thích hướng dẫn hiện có, không coi ngày ra thông báo là ngày luật mới có hiệu lực.

Xác định công dụng và đơn vị phụ trách của từng thành phần

Đi từ trang chủ đến thực đơn, đặt chỗ và thanh toán, rồi liệt kê các trang do nhà hàng quản lý cùng những dịch vụ bên ngoài. Tên của thành phần bản đồ, video, đặt chỗ hay tiếp thị không cho biết đầy đủ công dụng của nó. Hãy yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ website giải thích thành phần đó có nhận thông tin thiết bị hay không, vì sao cần thông tin ấy, và ai chịu trách nhiệm thiết lập cũng như cập nhật sau này.

• Thành phần và nhà cung cấp: ghi lại các dịch vụ thực sự đang được sử dụng, thay vì chỉ chép lại danh sách cài đặt.
• Mục đích cụ thể: nêu riêng các mục đích như đáp ứng yêu cầu của khách hàng, lưu tùy chọn, thống kê hoặc quảng cáo; nếu một thành phần có nhiều mục đích, hãy ghi riêng từng mục đích.
• Điều kiện tải: nêu rõ khi nào thông tin được yêu cầu hoặc lưu trữ và những hoạt động nào cần dừng sau khi khách từ chối.
• Trách nhiệm bảo trì: ghi tên người có thể liên hệ và người chịu trách nhiệm rà soát khi mục đích hoặc cài đặt thay đổi.

Người dùng chủ động chọn ngôn ngữ không có nghĩa là website được tự suy đoán tùy chọn

Điều kiện miễn yêu cầu đồng ý trong thông báo năm 2023 là người dùng tự chọn ngôn ngữ hoặc tùy chọn tương tự, và cookie kỹ thuật liên quan không được dùng cho mục đích khác. Nếu website tự quyết định tùy chọn dựa trên thông tin thu thập được, không thể mặc nhiên áp dụng cùng kết luận. Việc tiếp thị lại quảng cáo cũng không thể bị gộp chung và coi là chức năng cần thiết chỉ vì dùng chung một thành phần với thực đơn.

Cố vấn quyền riêng tư có chuyên môn cần xem xét mục đích sử dụng thực tế để xác định chính xác trường hợp được miễn trừ và yêu cầu xin đồng ý. Không nên xếp tất cả công cụ thống kê vào cùng một nhóm rồi kết luận rằng chúng đều cần thiết hoặc đều phải có sự đồng ý. Với thành phần theo dõi thực sự không có mục đích sử dụng và không có ai phụ trách, trước tiên có thể cân nhắc việc gỡ bỏ.

Rà soát riêng giao diện và hành vi sau khi khách lựa chọn

• Lần truy cập đầu tiên: trên điện thoại và máy tính, kiểm tra các lựa chọn chấp nhận, từ chối và mở cài đặt có rõ ràng không, có bị che khuất không, và từ chối có đòi hỏi nhiều bước hơn không.
• Sau khi từ chối: yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật giải thích, trong môi trường trình duyệt được kiểm soát, những yêu cầu truy cập và hoạt động lưu trữ nào sẽ không còn diễn ra; không chỉ nhận ảnh chụp màn hình cửa sổ bật lên đã đóng.
• Lựa chọn theo từng mục đích: rà soát từng mục đích và mối liên hệ của nó với việc tải thành phần thực tế, đồng thời xác nhận các tùy chọn trên giao diện thực sự kiểm soát được hành vi tương ứng.
• Chọn lại và rút lại lựa chọn: giải thích khách hàng có thể quay lại phần cài đặt từ đâu và hành vi thực tế thay đổi ra sao sau khi họ sửa lựa chọn; không để lại mục cài đặt mà khách không thể lưu.

Trong mọi ngôn ngữ, lựa chọn chấp nhận và từ chối cần rõ ràng như nhau để khách hàng tự quyết định. Nếu thực đơn hoặc chức năng đặt chỗ gặp trục trặc sau khi khách từ chối quảng cáo, hãy nhờ người phụ trách bảo trì tìm nguyên nhân; không được che giấu lỗi bằng cách yêu cầu khách chấp nhận lại tất cả. Nếu có điều kiện dịch vụ đặc biệt, hãy xin ý kiến chuyên môn riêng.

Khi nhà cung cấp thay đổi, nội dung rà soát cũng cần được cập nhật

Sau khi đổi dịch vụ đặt chỗ, bản đồ hoặc quảng cáo, thông tin giải thích và các lựa chọn trước đó có thể không còn phù hợp. Người phụ trách cần yêu cầu nhà cung cấp cập nhật danh sách thành phần, mục đích sử dụng và kết quả lựa chọn; đồng thời ghi rõ những hành vi chưa được xác minh và người tiếp nhận xử lý. Nội bộ chỉ lưu lại căn cứ rà soát cần thiết, không yêu cầu dữ liệu duyệt web trong thiết bị của khách hàng nếu dữ liệu đó không liên quan đến vấn đề.

Quản lý cookie không bao quát toàn bộ trách nhiệm liên quan đến thông tin liên hệ đặt chỗ, dữ liệu thành viên và thông tin thanh toán. Cần rà soát riêng từng mục đích sử dụng này. Nhân viên có thể hỗ trợ khách trực tiếp khi cần hỏi thông tin hoặc gọi món; các thắc mắc pháp lý cần được chuyển cho người phụ trách tương ứng. Không khẳng định rằng cài đặt một công cụ nào đó sẽ giúp website tuân thủ vĩnh viễn.