Digitalisierung im kleinen Restaurant: Am besten mit einer klaren Übergabe bei ausverkauften Gerichten beginnen

Ein kleines Restaurant kann mit der Digitalisierung beginnen, indem es eine wiederkehrende fehleranfällige Übergabe auswählt, den gesamten Ablauf dokumentiert und anschließend prüft, ob ein neues Werkzeug nötig ist. Wer bestätigt, dass ein Gericht ausverkauft ist, wer das Menü ändert, wer das Servicepersonal informiert und wie sichergestellt wird, dass das Gericht nicht länger angeboten wird? Solche Fragen lassen sich konkreter überprüfen als die pauschale Aussage, man wolle die Effizienz steigern.

ONTSI erläuterte am 2025-10-24 die spanische Unternehmensbefragung des INE: Bei Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten nahm die Nutzung von KI und kostenpflichtigem Cloud-Computing im ersten Quartal 2025 gegenüber dem Vorjahreszeitraum zu. Der Anteil der Unternehmen, die im Jahr 2024 E-Commerce-Verkäufe tätigten, lag hingegen unter dem Wert für 2023. Dieser Artikel bezieht sich auf die offizielle Einordnung an diesem Tag, nicht auf eine Erhebung zur QR-Code-Nutzung in Restaurants.

Technologienutzung und E-Commerce-Verkäufe sind unterschiedliche Kennzahlen und beziehen sich auf unterschiedliche Zeiträume. Sie belegen weder, dass ein Restaurant seine gesamte Ausstattung ersetzen sollte, noch, wie viel Abschreibarbeit ein bestimmtes Werkzeug einsparen würde. Legen Sie den Einsatzbereich anhand eines konkreten Problems im eigenen Betrieb fest und beurteilen Sie Anschaffungen wie Erweiterungen anhand überprüfbarer Arbeitsanforderungen.

Den vollständigen Ablauf einer Ausverkauft-Meldung festhalten

• Information erfassen: Halten Sie fest, wann die Küche bestätigt, welches Gericht nicht weiter angeboten werden kann, und wer diese Entscheidung trifft.
• Inhalte ändern: Legen Sie fest, wer die Angaben auf Papier, in mobilen Menüs und auf anderen öffentlichen Kanälen aktualisiert. Halten Sie fest, worauf sich der aktuell gültige Inhalt stützt.
• Servicepersonal informieren: Bestimmen Sie, wer die Mitarbeitenden benachrichtigt und welche Alternativen die Küche bestätigt hat. Eine Nachricht im Gruppenchat allein gilt noch nicht als abgeschlossene Übergabe.
• Gäste informieren: Legen Sie fest, wer Gästen, die nach den bisherigen Angaben bestellt haben, die Situation erklärt. Prüfen Sie zuerst die Bestellung und den Zubereitungsstand, damit Gäste nicht erneut bestellen müssen.
• Abschluss bestätigen: Halten Sie fest, welche Kanäle noch nicht aktualisiert und welche Mitarbeitenden der Schicht noch nicht informiert wurden, damit die nächste zuständige Person weiß, was noch zu erledigen ist.

Zuerst die Art des Problems bestimmen

• Ungenaue Informationen: Beilagen, Portionsgrößen oder Verfügbarkeit sind nicht bestätigt. Ergänzen Sie zuerst die Angaben; eine andere Software kann die Entscheidung der Küche nicht ersetzen.
• Unklare Zuständigkeiten: Alle wissen von der Änderung, aber niemand ist für die Aktualisierung oder den Empfang der Meldung verantwortlich. Klären Sie zuerst Zuständigkeiten und Übergabe, statt das Problem durch zusätzliche Kanäle zu verdecken.
• Ungeeignete Werkzeuge: Informationen und Zuständigkeiten sind klar, trotzdem wird immer wieder abgeschrieben oder der passende Eintrag ist nicht auffindbar. Prüfen Sie dann, ob ein Werkzeug den Ablauf abbilden kann.

Behalten Sie zunächst bei, was bereits funktioniert. Wenn die Menüangaben vereinheitlicht sind, kann das Servicepersonal weiterhin Bestellungen persönlich aufnehmen. Ob Gäste per QR-Code bestellen können, ist eine separate Entscheidung. Prüfen Sie dabei die einzelnen Schritte: Menü aufrufen, Bestellung absenden, Bestellung im Restaurant entgegennehmen und in der Küche zubereiten. Dass sich ein Menü öffnen lässt, bedeutet nicht, dass der gesamte Ablauf funktioniert.

Geräte, Kosten und Druckanforderungen für die jeweiligen Aufgaben prüfen

Erstellen Sie vor einer Anschaffung eine Liste der vorhandenen Smartphones, Tablets, Computer und Drucker und halten Sie fest, welche Arbeitsbereiche sie nutzen. MenuSnap ermöglicht es Mitarbeitenden, den Service über eine mobile Arbeitsoberfläche zu unterstützen. Das POS kann auf einem iPad oder Computer mit kompatiblem Browser genutzt werden. Zusätzliche Hardware ist optional und nicht im Abonnement enthalten. Ob Geräte ersetzt werden müssen, hängt von den Bedingungen vor Ort ab; ein vollständiger Austausch ist keine zwingende Voraussetzung für die Digitalisierung.

Maßgeblich für native Installationspakete sind die offiziell im Download-Center veröffentlichten Versionen. Aus der Browserkompatibilität lässt sich nicht ableiten, dass es für alle Betriebssysteme einen nativen Client gibt. Prüfen Sie für den Druck gesondert kompatible Clients oder Dienste, den Tarif und die Konfiguration. Klären Sie einzeln, wer Abonnement, Geräte, Unterstützung bei der Einführung und laufende Wartung übernimmt. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Gesamtangebotspreis all diese Leistungen einschließt.

Einsatzbereich sowie Vorgehen bei Störungen und Ausstieg festlegen

Prüfen Sie vor der Einführung die Zuständigkeiten, Informationen und Geräteverbindungen. Führen Sie den vollständigen Übergabeablauf in einer separaten Umgebung durch, ohne den Betrieb zu beeinträchtigen. Bestimmen Sie, wer Störungen übernimmt, wer die ursprüngliche Bestellung prüft und wann die Ausweitung pausiert wird. Der Einsatz eines Werkzeugs sollte es nicht erschweren, Informationen, Zuständigkeiten und menschliche Unterstützung zu finden.

• Schulung und Übergabe: Stellen Sie sicher, dass übernehmende Kolleginnen und Kollegen das gültige Menü, die nötigen Informationen zur Prüfung von Bestellungen und Änderungen finden, die von einer verantwortlichen Person bestätigt werden müssen.
• Doppelte Aufzeichnungen: Unterscheiden Sie zwischen vorübergehenden Kontrollen während der Umstellung und dauerhafter doppelter Erfassung. Legen Sie für die vorübergehenden Kontrollen fest, wann sie enden; untersuchen Sie bei dauerhafter doppelter Erfassung erneut den Informationsweg.
• Netzwerkbedingungen: QR-Code-Bestellungen über eine Webseite, die Cloud-Synchronisierung und Online-Zahlungen sind auf eine Netzwerkverbindung angewiesen. Welche Funktionen der native Client offline bietet, hängt von der offiziell veröffentlichten Version und der Konfiguration ab. Prüfen Sie nach Wiederherstellung der Verbindung Bestellungen und Zahlungen.
• Ausstieg planen: Klären Sie, wie notwendige Betriebsaufzeichnungen erhalten bleiben, wie bisherige Kanäle zurückgenommen werden und wer bei der Rückkehr zum bisherigen Arbeitsablauf unterstützt.

Wenn unterschiedliche Schichten den ersten Ablauf nacheinander übernehmen, prüfen Sie, ob die Informationen korrekt sind, Änderungen das Servicepersonal erreichen und sich jemand um bestehende Bestellungen kümmert. Entscheiden Sie erst danach über die nächsten Schritte. Liegt das Problem weiterhin bei der Zubereitung in der Küche oder bei Erklärungen zu den Spezifikationen, hilft ein zusätzlicher Bestellkanal per QR-Code möglicherweise nicht. Eine klarere Übergabe ist kein Beleg dafür, dass der gesamte Betrieb digitalisiert oder effizienter geworden ist.