So gelingt der Wechsel des Kassensystems im Restaurant: Laufende Bestellungen pro Tisch beibehalten und schrittweise umstellen

Legen Sie beim Wechsel des Kassensystems zunächst fest, ob Sie diesmal den Menüzugang, die Bestellerfassung durch Mitarbeitende oder die Übermittlung an die Küche umstellen. Gehen Sie dann schrittweise vor, statt alle Abläufe an einem Wochenende zu ändern. Bestellungen an Tischen, die bereits im alten Ablauf begonnen wurden, betreut in der Regel eine dafür eingeteilte Person anhand der bisherigen Aufzeichnungen bis zum Abschluss. Neu eintreffende Gäste nutzen den für die aktuelle Schicht vereinbarten neuen Ablauf. So vermeiden Sie, dass für denselben Tisch gleichzeitig zwei unterschiedliche Zubereitungsgrundlagen vorliegen.

Legen Sie für jede Phase fest, wann es weitergeht und wann pausiert wird

• Menü vorbereiten: Öffnen Sie das Menü erst, wenn Gerichte, Preise, Varianten und Tagesangebot abgeglichen sind. Bieten Sie abweichende Positionen zunächst nicht an und übergeben Sie sie der für das Menü zuständigen Person.
• In begrenztem Umfang starten: Wählen Sie einen Bereich oder eine Schicht, die betreut wird. Service, Küche und Kasse müssen wissen, welche Aufzeichnung für den jeweiligen Tisch gilt. Ist die Zuordnung unklar, pausieren Sie die Ausweitung zunächst.
• Umfang ausweiten: Beziehen Sie den nächsten Zeitraum oder Bereich erst ein, wenn das Team im bisherigen Umfang Nachbestellungen, den Stand der Speisenauslieferung und offene Vorgänge zuverlässig fortlaufend übergeben kann. Werden Bestellungen doppelt an die Küche übermittelt, stimmen Preise nicht überein oder nimmt niemand Bestellungen an, beheben Sie zunächst das jeweilige Problem.
• Alten Ablauf beenden: Planen Sie die Abschaltung erst, wenn für alte Bestellungen, ausstehende Rückerstattungen und aufzubewahrende Daten jeweils eine verantwortliche Person feststeht. Ungeklärte Vorgänge werden weiterhin anhand der bisherigen Aufzeichnungen bearbeitet.

Halten Sie den Wechsel auf einer Übergabekarte fest – nicht nur in einer Mitteilung zum Start

Sie können die folgenden Felder in Ihre bestehenden Schichtnotizen aufnehmen. Damit legen Sie die Grenzen zwischen altem und neuem Ablauf im laufenden Restaurantbetrieb fest. Die Vorbereitungen für Menü, Geräte und Zahlungen müssen Sie weiterhin jeweils gesondert treffen.

• Aktuelle Phase und Servicezeitraum, in dem sie beginnt: ____; in dieser Runde umgestellte Abläufe: ____; vorerst unveränderte Zahlungs- und Ausgabeabläufe: ____.
• Bereich für den neuen Ablauf oder neue Bestellungen: ____; Bestellungen, die weiterhin im alten Ablauf betreut werden: ____; jeweils zuständige Person: ____.
• Offene Punkte zu Menü und Geräten: ____; vor der Ausweitung noch zu klärende Punkte: ____.
• Wer nimmt Bestellungen an, wenn die Ausweitung pausiert: ____; wer verständigt die Küche: ____; wer klärt unbestätigte Zahlungen: ____.
• Person, die die nächste Schicht übernimmt: ____; konkrete Grundlage für die Entscheidung, in dieser Phase fortzufahren oder zu pausieren: ____.

Änderungen am Menü und die Systemumstellung getrennt angehen

Prüfen Sie zuerst das aktuelle Menü Position für Position: Preise, Portionsgrößen, Auswahlmöglichkeiten, Aufpreise und Verfügbarkeit. Ändern Sie nicht gleichzeitig umfangreich Gerichtsnamen und Menüs, denn sonst lässt sich bei Abweichungen schwer erkennen, ob ein Eingabefehler oder eine Änderung der betrieblichen Regeln vorliegt. Wenn Sie mehrere Sprachen anbieten, bestätigen Sie zuerst die Angaben im Original und prüfen Sie anschließend die Übersetzungen. Nicht bestätigte Inhalte dürfen Gästen nicht angezeigt werden.

MenuSnap kann für Speisekarten, Bestellungen per QR-Code und die Bestellerfassung durch Mitarbeitende am POS verwendet werden. Für KDS und Druck gelten jeweils eigene Voraussetzungen hinsichtlich Tarif, Konfiguration und Geräten. Die Inhaberin oder der Inhaber beziehungsweise eine ausdrücklich bevollmächtigte Administrationsperson koordiniert die Geräte- und Kontoeinstellungen. Klären Sie in der Vorbereitungsphase Kompatibilität, Druckziele, Zahlungskonten und Rollenberechtigungen. Versuchen Sie nicht, während des Betriebs Probleme durch willkürliche Einstellungsänderungen zu beheben.

Zusätzliche Wünsche am selben Tisch anhand derselben Aufzeichnung bearbeiten

Erklären Sie bei einem QR-Code, der nur zum Ansehen dient, dass die Bestellung vom Personal aufgenommen wird. Wenn Gäste selbst bestellen können, legen Sie fest, wer neue Bestellungen prüft. Bevor Sie eine Bestellung vom Smartphone an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weitergeben, prüfen Sie, ob sie bereits abgeschickt wurde. Ergänzungen werden der ursprünglichen Bestellung zugeordnet; übermitteln Sie nur die neuen Positionen. Bei Änderungen an einer Bestellung klären Sie zunächst mit der zuständigen Küchenstation, wie weit die Zubereitung fortgeschritten ist, und antworten Sie erst dann dem Gast. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Küche die Zubereitung eingestellt hat, nur weil sich der Eintrag an der Kasse geändert hat.

Wenn alte und neue Aufzeichnungen vorübergehend parallel bestehen, halten Sie auf der Übergabekarte fest, welcher Ablauf für welchen Tisch gilt und wer zuständig ist. Die Küche darf nicht anhand der Reihenfolge eingehender Bons erraten müssen, welche Aufzeichnung maßgeblich ist. Erfassen Sie auch nicht den gesamten Tisch neu, nur um die Tischnummern anzugleichen. Gäste, die mit einem Smartphone nicht umgehen können oder lieber persönlich bestellen, erhalten weiterhin persönlichen Service.

Den neuen Bestellzugang pausieren, ohne bereits angenommene Bestellungen liegen zu lassen

Bei doppelten Küchenbons, Abweichungen im Menü oder unklarer Bestellzuständigkeit übernimmt die verantwortliche Person zunächst die Betreuung der betroffenen Tische. Sie prüft die ursprüngliche Bestellung und den Zubereitungsstand und pausiert anschließend den betreffenden Zugang. Bei einer Netzwerkstörung halten Sie anhand der internen manuellen Übergabe fest, was bereits zubereitet, ausgegeben oder noch zu klären ist. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, prüfen Sie zuerst die neuesten Aufzeichnungen und ergänzen nur die fehlenden Angaben. Senden Sie nicht die gesamte Bestellung erneut.

Bei einem separaten Kartenterminal prüfen Sie zuerst, ob die Transaktion tatsächlich erfolgreich war, und erfassen anschließend die entsprechende Zahlung. Das bedeutet nicht, dass das System das Ergebnis der Kartenzahlung automatisch überprüft. Für Zahlungen, Rückerstattungen, Abrechnungen und Schichtvorgänge in MenuSnap ist eine Bestätigung durch den Server erforderlich. Halten Sie bei einem Netzwerkausfall die nötigen Belege fest und bearbeiten Sie die Vorgänge nach Wiederherstellung der Verbindung. Versprechen Sie nicht, dass der Betrieb nur aufgrund des Systemwechsels vollständig offline weiterlaufen kann.

Vor der Abschaltung des alten Systems Bestellungen, Verträge und Daten getrennt übergeben

• Offene Geschäftsvorgänge: Nicht abgeschlossene Tische, bereits bezahlte, aber noch zu prüfende Vorgänge, Rückerstattungen und ausstehende Antworten an Gäste. Notieren Sie jeweils die zuständige Person und den Ablageort der ursprünglichen Aufzeichnung.
• Serviceverträge: Prüfen Sie das Enddatum des alten Dienstes, Gebühren, Aufbewahrung der Daten und Kündigungsbedingungen. Kündigen Sie nicht sämtliche alten Dienste sofort, nur weil das neue Menü bereits verfügbar ist.
• Historische Daten: Klären Sie mit dem bisherigen Anbieter, welche Daten in welchen Formaten und unter welchen Einschränkungen bereitgestellt werden können. Bewahren Sie sie wie vereinbart auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Bestell- und Zahlungsdaten automatisch übertragen werden können.
• Rückblick zum Schichtende: Notieren Sie, bei welchem Schritt wiederholt nachgefragt wurde, welche Variante nicht weitergegeben wurde und bei welchem Tisch die Zuordnung unklar war. Beheben Sie in der nächsten Schicht nur die Lücke, die am unmittelbarsten damit zusammenhängt.

Richten Sie das Tempo der Umstellung danach aus, ob der Service verlässlich weitergeführt werden kann, nicht nach einem Datum, bis zu dem zwingend alles abgeschlossen sein muss. Vor jeder Schicht genügt es, klar festzuhalten, was heute im neuen Ablauf läuft, welche alten Vorgänge noch offen sind und an wen sich das Team bei Fragen wenden soll.