Per on començar la digitalització d’un restaurant petit: coordineu bé un avís d’esgotament

Per començar la digitalització d’un restaurant petit, trieu un traspàs d’informació en què hi hagi errors sovint, documenteu tot el procés i després decidiu si us cal una eina nova. Qui confirma que s’ha esgotat un producte, qui actualitza el menú, qui ho comunica al personal de sala i com es comprova que ja no s’ofereix el producte anterior són qüestions més fàcils de verificar que una promesa genèrica de millorar l’eficiència.

L’ONTSI va analitzar el 2025-10-24 l’enquesta de l’INE a les empreses espanyoles: entre les empreses amb almenys 10 treballadors, l’adopció de la IA i dels serveis de computació al núvol de pagament va augmentar el primer trimestre de 2025 respecte del mateix període de l’any anterior; en canvi, el percentatge d’empreses que van vendre per comerç electrònic l’any 2024 va ser inferior al de l’any 2023. Aquest article cita la interpretació oficial publicada aquell dia, no una enquesta sobre l’adopció de comandes amb codi QR als restaurants.

L’adopció de tecnologia i les vendes per comerç electrònic són indicadors diferents i corresponen a períodes diferents. No demostren que un restaurant concret hagi de renovar tots els equips ni que una eina determinada redueixi una quantitat concreta de transcripcions manuals. A continuació, definiu l’abast a partir d’un problema real del vostre establiment, i valoreu les compres i qualsevol ampliació segons els procediments que pugueu comprovar.

Desglosseu tot el recorregut d’un avís d’esgotament

• Origen de la informació: anoteu quan confirma la cuina que un plat ja no es pot servir i qui pren la decisió.
• Actualització del contingut: aclariu qui actualitza el menú en paper, el menú del mòbil i els altres canals públics, i conserveu una referència del contingut vigent.
• Recepció pel personal de sala: designeu qui n’informa l’equip i quines alternatives ha confirmat la cuina. Enviar un missatge al xat de grup no és, per si sol, un traspàs complet.
• Gestió amb el client: determineu qui ho explicarà a les persones que ja han demanat basant-se en la informació anterior. Comproveu primer la comanda i l’estat de preparació, i eviteu demanar al client que torni a enviar-la.
• Confirmació de tancament: anoteu quins canals o membres del torn encara no s’han posat al dia, perquè la persona que agafi el relleu sàpiga què queda per fer.

Determineu primer de quin tipus és el problema

• Informació incorrecta: no s’han confirmat els acompanyaments, les racions o la disponibilitat. Corregiu les dades primer; canviar de programari no pot substituir la decisió de la cuina.
• Responsabilitats poc clares: tothom sap que hi ha hagut un canvi, però ningú no s’encarrega d’actualitzar la informació o de rebre l’avís. Aclariu els permisos i el traspàs de tasques; no afegiu canals per dissimular el problema.
• Eina inadequada: la informació i el repartiment de responsabilitats ja són clars, però encara cal copiar dades repetidament o no es troba el registre corresponent. Aleshores, comproveu si l’eina pot gestionar aquest procés.

Manteniu, de moment, els passos que ja funcionen bé. Un cop unificat el contingut del menú, el personal de sala pot continuar prenent les comandes manualment. Permetre que els clients les enviïn escanejant un codi QR és una decisió a part: cal comprovar per separat la consulta del menú, l’enviament de la comanda, la recepció per part del restaurant i la preparació a la cuina. Que el menú s’obri no vol dir que tot el procés funcioni.

Comproveu els equips, els costos i la impressió segons les necessitats de cada lloc de treball

Abans de comprar, feu una llista dels mòbils, les tauletes, els ordinadors i les impressores disponibles, i indiqueu quin lloc de treball utilitza cada aparell. MenuSnap permet que el personal col·labori en el servei des d’un espai de treball al mòbil; el sistema de punt de venda (POS) es pot fer servir en un iPad o ordinador amb un navegador compatible. El maquinari és opcional i la subscripció no l’inclou. La decisió de renovar els equips ha de dependre de les condicions reals de treball, no de la idea que cal substituir-ho tot per digitalitzar el negoci.

Per a les aplicacions natives, preneu com a referència les versions publicades oficialment al centre de descàrregues. No deduïu que hi ha una aplicació nativa per a tots els sistemes operatius només perquè el navegador sigui compatible. Comproveu per separat quins clients o serveis són compatibles amb la impressió, així com el pla i la configuració. Aclariu qui es fa càrrec de la subscripció, els equips, l’ajuda per a la implementació i el manteniment posterior; no doneu per fet que un pressupost global ho inclou tot.

Definiu l’abast d’ús i expliqueu com gestionar les incidències i deixar de fer servir l’eina

Abans de posar-la en marxa, comproveu els llocs de treball, la informació i les connexions dels equips, i feu una prova completa del traspàs en un entorn separat que no afecti el servei. Designeu qui s’encarregarà de les incidències i qui comprovarà les comandes originals, i decidiu quan caldrà aturar l’ampliació. La informació, les responsabilitats i l’ajuda del personal no haurien de ser més difícils de trobar un cop l’eina estigui en ús.

• Formació i traspàs: assegureu-vos que les persones que agafin el relleu sàpiguen trobar el menú vigent, consultar les comandes i identificar els canvis que ha de confirmar una persona responsable.
• Registres duplicats: distingiu entre les comprovacions provisionals durant el canvi i la duplicació de transcripcions a llarg termini. Acordeu quan acabaran les comprovacions provisionals i reviseu el recorregut de la informació si la duplicació persisteix.
• Connexió a la xarxa: les comandes en línia fetes després d’escanejar un codi QR, la sincronització al núvol i els pagaments en línia depenen de la xarxa. Les funcions disponibles sense connexió d’una aplicació nativa depenen de la versió oficial i de la configuració. Quan es restableixi la connexió, comproveu les comandes i els pagaments.
• Pla per deixar de fer servir l’eina: pregunteu com conservar els registres necessaris per al negoci, retirar els canals anteriors i qui us ajudarà a recuperar la manera de treballar que teníeu abans.

Quan diferents torns s’hagin fet càrrec del primer procés, reviseu si la informació era correcta, si el canvi va arribar al personal de sala i si algú va gestionar les comandes anteriors abans de decidir què fareu després. Si el problema continua sent la preparació a la cuina o l’explicació de les especificacions, afegir un canal de comandes amb codi QR pot no servir de res. No presenteu la millora d’un sol traspàs com una prova que tot el restaurant s’ha transformat o és més eficient.