Så informerar restauranger nära flygplatser om tidig och sen servering, sista tid för nya gäster och sena ankomster

Restauranger nära flygplatser bör ange öppettider, kökets utbud och sista tid för att ta emot nya gäster separat. Om gäster med en befintlig bokning blir försenade behöver ni också bekräfta på nytt vad ni kan erbjuda den dagen. Lämna över samtliga besked till nästa skift, så att någon tar över ansvaret för det som föregående skift har kommit överens om.

Aena publicerade septemberuppgifter den 2026-10-13. Passagerarvolymen på Barcelonas El Prat-flygplats den månaden ökade jämfört med samma månad 2025.

Flygplatsens passagerarvolym omfattar olika transportflöden, bland annat avgående och ankommande resenärer. Det är inte ett mått på antalet unika besökare och visar inte hur många som kommer att besöka restauranger i närheten. Månadsuppgifterna visar inte när gäster frågar om tidig eller sen servering på just er restaurang, och publicerade flygtider kan inte automatiskt räknas om till ankomsttider till restaurangen.

Var tydlig med fyra olika delar av servicen

• Öppet för gäster: Ange när gäster kan komma in och var ni uppdaterar information om tillfälliga stängningar eller avvikande öppettider.
• Kökets servering: Ange om gäster kan beställa varm mat, enklare rätter eller endast drycker vid den aktuella tiden. Menyn som visas ska stämma med det som faktiskt erbjuds.
• Sista tid för nya gäster: Ange vilka nya gäster ni kan ta emot när ni närmar er stängning och vem som ska stämma av med köket innan en beställning tas emot.
• Bekräftad sen ankomst: Ange vilka delar av den ursprungliga bokningen som fortfarande gäller och vad som måste bokas om. Ersätt inte ett separat svar till gästen med en generell uppgift om öppettider.

Om ni på morgonen bara serverar kaffe och kalla rätter ska ni inte visa lunchmenyn som om den gäller utan att förklara begränsningen. Kontrollera också att ni har rätt mat, förpackningar och aktuell kapacitet för takeaway-beställningar. Att gästen har bråttom innebär inte att köket måste hinna laga maten före gästens ombordstigning. Om ni inte kan lova det, var tydliga med vilka alternativ ni kan erbjuda.

Bekräfta tydligt när ni får besked om en försening

När ni får ett meddelande om en försening ska den som ansvarar för gästkontakten kontrollera dagens köks- och bemanningsplan och sedan svara på om ni fortfarande kan ta emot gästen, vad ni kan servera och i vilka situationer ni behöver ha kontakt igen. Att ett meddelande har lästs betyder inte att det ursprungliga bordet hålls reserverat och att hela menyn förblir tillgänglig. Om gästen ännu inte kan ange sin ankomsttid ska detta antecknas som obekräftat.

• Ursprunglig bokning: Ange datum för besöket, beställnings- eller bokningsreferens, bekräftat antal gäster och vad som har bekräftats om servicen.
• Senaste kontakten: Anteckna vilket ankomstintervall gästen har uppgett, vad restaurangen har svarat och när den senaste kontakten skedde.
• Det som återstår att bekräfta: Lista separat sådant som fortfarande är osäkert om antal gäster, servering eller ankomst. Blanda inte ihop det med sådant ni redan har lovat.
• Ansvar för uppföljning: Ange vem som ska ta över kontakten och vad som behöver följas upp. Kopiera inte in ovidkommande uppgifter om flygresor eller identitetshandlingar.

Att utse en anställd som följer upp manuellt är inte samma sak som automatisk flygspårning eller integration med ett bokningssystem. Den ansvariga avgör om dagens servering ska förlängas utifrån kökets kapacitet, bemanningen och tillämpliga krav. En enskild anställd får inte ge ett muntligt löfte och sedan låta nästa skift ta ansvar för arrangemang som de inte känner till.

Lämna först över pågående service vid skiftbyte

• Gäster på plats: Gå igenom varje bord och beställning. Lämna över vad som har serverats, vad som återstår, eventuella särskilda önskemål och om gästerna fortfarande äter eller bara väntar på att gå.
• Gäster som inte har kommit än: Lämna över vad som senast bekräftades, vad som fortfarande är obekräftat och vem som ansvarar för kontakten. Be den som tar över att bekräfta att informationen har mottagits.
• Notor och betalningar: Lämna över tydlig information om obetalda eller ännu inte verifierade poster på varje nota. Vid betalning med en fristående kortterminal ska personalen först kontrollera transaktionen i terminalen och hos betaltjänstleverantören och därefter, med nätverksanslutning, registrera betalningen på motsvarande nota.

Beställning genom att skanna en QR-kod till en webbsida, molnsynkronisering och betalning online kräver nätverksanslutning. Vilka funktioner som kan användas offline i native-klienten beror på den officiella version och konfiguration som används. Vid nätverksproblem ska ni dokumentera det som behövs för att arbetet ska kunna tas över. När anslutningen återställts ska ni kontrollera beställningar och betalningar. Registrera inte något som slutfört enbart för att föregående skift har sagt att det är hanterat.

Bedöm förlängda öppettider utifrån hela servicebelastningen

Tidigare öppning eller senare stängning påverkar förberedelser, städning, stängningsrutiner och arbetet nästa dag. Börja med att under jämförbara verksamhetsdagar dokumentera när gäster frågar efter mat, vilka gäster ni faktiskt tar emot och varför ni inte kan ta emot andra. Gör sedan en bedömning utifrån den totala arbetstiden, kostnaderna och tillämpliga krav. Om problemet beror på inaktuell information om öppettiderna ska ni rätta den först. Använd inte ökad flygplatstrafik som belägg för att förlänga öppettiderna eller öka bemanningen.