Så hanterar du slutsålda rätter: kontrollera befintliga beställningar, stoppa nya och fastställ villkor för återupptagen försäljning

När en rätt håller på att ta slut bör du först stämma av det faktiska lagret mot beställningarna ni redan har tagit emot. Ta inte emot nya beställningar om du inte kan bekräfta att ytterligare en portion går att servera. Att stoppa försäljningen på menyn gäller bara nya beställningar; det innebär inte att befintliga beställningar har avbrutits eller att betalningar har återbetalats. Kontrollera varje mottagen beställning för sig för att se om den går att färdigställa. Förklara eventuella alternativ och be gästen godkänna dem först.

Kontrollera fem saker med kortet för ändringar i utbudet

När köket upptäcker att en vara håller på att ta slut bör det stämma av med personalen som tar emot beställningar: vad som redan har beställts, vad som ännu inte har tillagats och vilka förfrågningar som väntar på svar. En del av det som finns kvar kan redan vara reserverat för befintliga beställningar. Red ut vad som är reserverat innan ni avgör vilka nya beställningar ni kan ta emot. Försäljningsstatusen informerar nya gäster om utbudet, men restaurangen behöver själv hålla reda på det faktiska lagret och redan mottagna beställningar. Använd inte statusen i stället för att hantera råvarulagret eller för att uppskatta hur många portioner som kan säljas.

• Berörd vara: Anteckna rätten, storleken eller varianten, tillbehören och eventuella förpackningsvillkor. Lova inte muntligen att byta ut delar i en fast meny eller kombination hur som helst.
• Faktiskt lager: Låt personalen som tillagar maten kontrollera vad som verkligen finns tillgängligt. Reservera inte varor som redan har avsatts för befintliga beställningar till nya gäster.
• Redan mottagna beställningar: Kontrollera varje befintlig beställning separat – om den väntar på tillagning, håller på att tillagas, har reserverade varor eller redan har lämnats ut. Titta inte bara på den totala mängden som finns kvar.
• Val som väntar på bekräftelse: Lista beställningar som har skickats in men ännu inte bekräftats, och förfrågningar från gäster som fortfarande frågar. Behandla dem inte som mottagna beställningar.
• Ansvariga för ändringen: Utse vem som bekräftar utbudet, vem som uppdaterar informationen och vem som svarar gästerna.

Om personalen i restaurangen behöver invänta besked om utbudet ska gästen få veta vem som kontrollerar saken och följer upp. Säg inte till köket att reservera en vara samtidigt som ni lovar nya gäster att den går att beställa. Låt inte heller en förfrågan som väntar på bekräftelse bli liggande utan att någon ansvarar för den.

Stoppa nya beställningar, men fortsätt kontrollera de befintliga

• Gästen tittar fortfarande på en äldre meny: Berätta om den aktuella förändringen i utbudet och erbjud de senaste alternativen. Att öppna menyn igen hjälper gästen att välja, men ersätter inte en kontroll av beställningen.
• Beställningen har skickats in men inte bekräftats: Kontrollera statusen utifrån uppgifterna i den ursprungliga beställningen och återkom till gästen. Be inte gästen att beställa på nytt i stället för att undersöka saken.
• Beställningen har tagits emot: Kontrollera med köket om varje beställning går att färdigställa. Om ett alternativ eller en ändring behövs, stäm av med gästen först. Byt inte ut rätten utan att säga till.

Förklara alternativen på nytt – utgå inte från att gästen förstått dem på samma sätt som tidigare

• Förklara varför den ursprungliga rätten inte längre går att erbjuda. Håll dig till det ni vet och lova inte att varor kommer in eller att maten blir klar vid en viss tid om det inte har bekräftats.
• Kontrollera portionens storlek, pris, ingredienser och väntetid innan du föreslår ett alternativ. Låt gästen avgöra om hen vill acceptera det.
• Om ändringen påverkar ett belopp som redan har betalats, kontrollera notan och det faktiska resultatet av återbetalningsprocessen. Att ändra menyn eller skriva ut notan på nytt ersätter inte en återbetalning.

Även för säsongsmenyer och kortare menyer behöver ni kontrollera priser, portionsstorlekar, obligatoriska val och beskrivningar av tillbehör på de språk som används. I guiden för menyimport från MenuSnap krävs att restaurangen kontrollerar dessa uppgifter och vad som går att beställa. En behörig ansvarig ska bekräfta beslutet att stoppa nya beställningar. Därefter ska ni ordna uppdateringar av tryckta menyer, information vid disken och menyer som visas på mobiltelefoner.

Kontrollera mer än att råvarorna har levererats innan försäljningen återupptas

• Förutsättningar för tillagning: Kontrollera att alla ingredienser, tillagningsmoment, förpackningar och förberedelser på arbetsstationerna finns på plats. Återuppta inte försäljningen bara för att en viss råvara har kommit in.
• Information och besked: Uppdatera berörda kanaler först när ansvarig person har bekräftat att det går. Berätta för personalen som tar emot beställningar under passet vad som går att erbjuda den här gången.
• Tidigare förfrågningar: Återaktivera inte val som redan har avbrutits utan att fråga. Berätta för gäster som fortfarande väntar på svar hur läget är nu och låt dem själva bestämma.
• Beställningar som inte är avgjorda: Behåll information om alternativ som gästen har godkänt, frågor som väntar på svar och vem som ansvarar för uppföljningen. Det behövs inte uppgifter om gästens hela resplan.

Anteckningar om hur ni hanterat förändringar i utbudet hjälper er att se vem som fick informationen och vem som ansvarar för uppföljningen av befintliga beställningar. För att bedöma eventuell påverkan på svinn eller försäljning krävs separata, löpande anteckningar. Dra inga slutsatser om verksamhetens resultat utifrån en enstaka hantering av en slutsåld rätt.