Як обліковувати надлишки закуплених продуктів у ресторані: окремо перевіряйте пакування, обсяг замовлення та проблеми з доставкою

Облік надлишків закуплених продуктів у ресторані має показувати, на якому етапі вони виникли, у яких одиницях їх вимірювали та які зміни в постачанні могли на це вплинути. Окремо фіксуйте завелике пакування, мінімальне замовлення, проблеми з доставкою та раптові скасування. Так кухні й постачальнику буде зрозуміло, що саме обговорювати, замість того щоб пояснювати всі втрати надмірним обсягом приготування.

Європейська комісія в оголошенні від 2025-10-16 повідомила, що того самого дня набрала чинності переглянута Рамкова директива про відходи. На 2030 рік для держав-членів встановлено цілі: скоротити харчові відходи у сфері переробки та виробництва на 10%, а сукупні харчові відходи роздрібної торгівлі та споживання в розрахунку на душу населення — на 30%. До останньої категорії належать заклади громадського харчування та домогосподарства.

Цілі встановлено для держав-членів. Конкретні зобов’язання окремого закладу слід перевіряти відповідно до вимог, запроваджених у його країні. У цій статті описано спосіб внутрішнього обліку закупівель, а не офіційне вимірювання чи звіт для наглядових органів. Це також не означає, що кожен ресторан має однакову квоту зі скорочення відходів.

Спочатку узгодьте правила обліку для одного виду продукту

• Продукт і характеристики: вкажіть назву, розмір пакування, номер партії або позначення поставки, щоб не змішувати дані про продукти з однаковою назвою, але різними характеристиками.
• Одиниці виміру: зазначте, чи обліковуєте вагу або кількість одиниць, чи враховуєте пакування та на якому етапі ведете запис. Оцінки позначайте окремо.
• Фактичний рух продукту: зафіксуйте, де перевіряєте отримані, відкриті, використані та залишені продукти. Сировину обліковуйте окремо від готових страв.
• Причина надлишків: розрізняйте проблеми з якістю під час доставки, втрати під час обробки, невикористані залишки після відкриття пакування та приготовлені, але непродані страви. Не зазначайте одну й ту саму причину для всіх випадків.
• Обставини роботи та відповідальні: зазначайте скасування, зміни в меню чи заходи, а також хто перевірив дані й хто зв’язувався з постачальником.

Якщо немає змоги зважувати продукти, спершу можна вести спостереження за категоріями, але не видавайте оцінку за точне зважування. Якщо немає історичних даних, почніть облік із фактичної дати початку. Якщо партнер вимагає звітності, окремо уточніть його визначення показників і не вважайте внутрішній журнал офіційною звітністю.

Розрізняйте проблеми з пакуванням, обсягом замовлення та доставкою

• Вміст пакування регулярно залишається невикористаним: перевірте записи про відкриття й використання, а потім запитайте, чи є відповідніший розмір пакування. Також врахуйте ціну за одиницю, умови зберігання та роботу, пов’язану з використанням продукту.
• За один раз надходить забагато: з’ясуйте, чи причина в мінімальному обсязі замовлення, частоті доставок або прогнозі потреб закладу. Саме по собі скорочення закупівель не доводить, що харчових відходів стало менше.
• Товар не відповідає замовленню або є сумніви щодо його якості: дійте за процедурою перевірки під час приймання. Уповноважений працівник має вирішити, чи приймати товар, повертати його або припинити використання. Збережіть дані про партію та необхідні підтвердження.

Постачальнику буде легше перевірити ситуацію, якщо ви поясните, коли надлишки того самого продукту з тими самими характеристиками неодноразово виникали в межах поточного циклу меню, а не просто покладете на нього провину. Спори про відповідальність і витрати вирішуйте відповідно до договору та фахових рекомендацій: сам запис не визначає автоматично, хто має відшкодувати збитки. Спершу з’ясуйте питання якості та харчової безпеки. Не подовжуйте строк використання продукту, якщо його безпечність не підтверджена, навіть заради скорочення відходів.

Зміни попиту потрібно передавати працівникам, які замовляють продукти та готують страви

Намір забронювати столик, кількість гостей, уже підтверджена обома сторонами, та фактична кількість гостей, які прийшли до закладу, — це різні речі. Інформація про потреби, яку отримують працівники із закупівель і кухні, має містити підставу для оцінки. Про скасування або зміни в меню слід вчасно повідомляти працівника, відповідального за підготовку страв. Перегляд меню, надсилання замовлення, його прийняття закладом і початок приготування — це також різні етапи. Не визначайте обсяг закупівель лише за кількістю відвідувань сторінки.

Після змін перевірте, чи не переклали ви додаткову роботу на інший персонал

За один раз змінюйте лише щось одне: розмір пакування, частоту доставок або обсяг приготування за одну партію. Фіксуйте дані до й після змін за подібних умов роботи та з подібним меню. Менше пакування може збільшити кількість операцій із відкриття та утилізації пакувальних матеріалів, а частіші доставки — змінити навантаження під час приймання товару. Ці витрати й ціну слід оцінювати разом із харчовими надлишками.

• Результати щодо продуктів: фіксуйте залишки сировини, непродані готові страви, нестачу продуктів і термінові дозамовлення. Не зосереджуйтеся лише на одному показнику, який зменшився.
• Навантаження на персонал: занотовуйте нові труднощі під час приймання товару, обробки продуктів і обслуговування, а також хто має їх вирішити.
• Страви та інформація про них: після зміни попередньої обробки продуктів працівники кухні мають перевірити фактичний розмір порцій і якість. Не скорочуйте те, що гості вже підтвердили, без відповідного оновлення меню.
• Підсумки обговорень: записуйте, які зміни погодили працівники із закупівель, кухні та постачальник. Причини, що залишаються нез’ясованими, не прибирайте з обліку.

Звіти про продажі допомагають зрозуміти попит, але не є повною системою обліку запасів або втрат. Визначати скорочення відходів потрібно за порівнюваними записами про надлишки. Сама зміна виторгу не показує, стало відходів більше чи менше. Внутрішні вдосконалення в закладі також не означають, що виконано ціль для держави-члена.