Comment consigner les surplus liés aux achats d’un restaurant : examiner séparément les emballages, les quantités commandées et les problèmes de livraison

Les relevés des surplus liés aux achats d’un restaurant doivent indiquer à quelle étape ils apparaissent, selon quelle unité ils sont calculés et quelle modification de l’approvisionnement pourrait être en cause. Consignez séparément les emballages trop grands, les quantités minimales de commande, les problèmes de livraison et les annulations de dernière minute. La cuisine et le fournisseur pourront ainsi discuter d’un problème précis, plutôt que d’attribuer toutes les pertes à une préparation excessive.

La Commission européenne a annoncé le 2025-10-16 l’entrée en vigueur, le jour même, de la révision de la directive-cadre sur les déchets. Les objectifs fixés aux États membres pour 2030 sont une réduction de 10 % dans la transformation et la fabrication, et une réduction totale de 30 % par habitant dans le commerce de détail et la consommation, ce qui comprend la restauration et les ménages.

Ces objectifs s’adressent aux États membres. Les obligations applicables à chaque établissement doivent être vérifiées au regard des dispositions nationales de mise en œuvre. Le présent article propose une méthode d’observation interne des achats ; il ne s’agit ni d’une mesure officielle ni d’un rapport réglementaire, et cela ne signifie pas que chaque restaurant se voit attribuer le même quota de réduction.

Commencez par définir une méthode de suivi pour une catégorie de produits

• Produit et spécifications : indiquez le nom, le format de l’emballage et le numéro de lot ou la référence de livraison afin de ne pas confondre des produits de même nom mais de formats différents.
• Unité de mesure : précisez si vous comptez en poids ou à la pièce, si l’emballage est inclus et à quelle étape le relevé est effectué. Signalez séparément toute estimation.
• Flux réel : indiquez où vous observez la réception, l’ouverture, l’utilisation et les surplus ; distinguez les ingrédients des produits finis.
• Cause : différenciez les problèmes de qualité à la réception, les pertes liées à la préparation, les produits ouverts mais non entièrement utilisés et les produits préparés mais non vendus. Ne les regroupez pas sous une seule cause.
• Contexte de l’activité et responsabilités : consignez les annulations, les changements de menu ou les événements, ainsi que les personnes chargées de vérifier les relevés et de contacter le fournisseur.

Si vous ne pouvez pas peser les produits, commencez par les classer en fonction de ce que vous observez, mais ne présentez pas une estimation comme une pesée précise. Si les données historiques manquent, consignez les données à partir de la date effective de début du suivi. Si un partenaire demande des données, vérifiez séparément ses définitions ; ne présentez pas directement votre registre interne comme une mesure officielle.

Distinguez les problèmes d’emballage, de quantité commandée et de livraison

• Un emballage est régulièrement entamé sans être entièrement utilisé : consultez les relevés d’ouverture et d’utilisation, puis demandez s’il existe un format mieux adapté. Vérifiez aussi le prix unitaire, les conditions de conservation et le travail nécessaire à l’utilisation.
• Une livraison est trop importante : distinguez la quantité minimale de commande, la fréquence des livraisons et les prévisions de l’établissement. Une baisse des achats ne suffit pas à démontrer une diminution du gaspillage.
• La livraison ne correspond pas à la commande ou la qualité suscite des doutes : suivez la procédure de contrôle à la réception. Une personne habilitée doit décider d’accepter ou de retourner les produits, ou d’en suspendre l’utilisation. Conservez les références de lot et les justificatifs nécessaires.

Expliquer au fournisseur à quels moments, au cours du cycle de menu actuel, des surplus se répètent pour un même format facilite davantage les vérifications que d’attribuer la faute de manière générale. En cas de litige sur les responsabilités ou les frais, référez-vous au contrat et à un avis professionnel : le relevé, à lui seul, ne détermine pas automatiquement qui doit verser une indemnisation. Vérifiez d’abord la qualité et la sécurité alimentaire ; un objectif de réduction des déchets ne justifie pas de prolonger la durée d’utilisation d’aliments dont la sécurité reste incertaine.

Transmettez l’évolution de la demande aux personnes chargées des commandes et de la préparation

Les réservations envisagées, le nombre de personnes confirmé par les deux parties et la fréquentation réelle sont des données différentes. Précisez sur quelle base les besoins transmis aux achats et à la cuisine sont établis, et signalez rapidement les annulations ou les changements de menu à la personne responsable de la préparation. La consultation du menu, l’envoi d’une commande, son acceptation par l’établissement et le début de la préparation sont également des étapes distinctes : le nombre de visites ne permet pas, à lui seul, de déterminer les quantités à commander.

Après un ajustement, vérifiez si la charge de travail a été reportée sur un autre poste

Ne modifiez qu’un seul élément à la fois : le format des emballages, la fréquence des livraisons ou les lots de préparation. Conservez les données avant et après le changement dans des conditions d’activité et avec des menus comparables. De petits emballages peuvent accroître le travail d’ouverture et de gestion des emballages ; des livraisons plus fréquentes peuvent aussi modifier le travail de réception. Tenez compte de ces coûts et du prix, ainsi que des surplus alimentaires.

• Résultats concernant les aliments : consignez les surplus d’ingrédients, les produits finis invendus, les ruptures d’approvisionnement et les réapprovisionnements de dernière minute ; ne retenez pas uniquement un chiffre en baisse.
• Charge de travail : consignez les nouvelles difficultés rencontrées à la réception, en cuisine et en salle, ainsi que les personnes chargées de les résoudre.
• Préparation et informations communiquées : après toute modification de la préparation en amont, la cuisine doit vérifier les portions et la qualité réelles. Ne réduisez pas le contenu déjà confirmé par les clients sans mettre à jour le menu.
• Bilan de la communication : notez les ajustements acceptés par les achats, la cuisine et le fournisseur. Continuez à consigner les causes qui restent incertaines.

Les rapports de vente peuvent aider à comprendre la demande, mais ils ne constituent ni un inventaire complet ni un système de suivi des pertes. Toute réduction doit être évaluée à partir de relevés de surplus comparables ; une variation du chiffre d’affaires ne permet pas, à elle seule, de savoir si le gaspillage a augmenté ou diminué. Les améliorations internes d’un établissement ne signifient pas non plus que les objectifs fixés aux États membres sont atteints.