Com registrar els excedents de compra en un restaurant: revisar per separat els envasos, les quantitats i els problemes de lliurament

El registre dels excedents de compra d’un restaurant ha de permetre saber en quin punt es produeixen, amb quina unitat es comptabilitzen i quin canvi en el subministrament hi podria estar relacionat. Anoteu per separat els envasos massa grans, les quantitats mínimes de comanda, les incidències de lliurament i les cancel·lacions d’última hora. Així, la cuina i el proveïdor sabran de què estan parlant, en lloc d’atribuir totes les pèrdues a una preparació excessiva.

La Comissió Europea va anunciar, el 2025-10-16, que aquell mateix dia entrava en vigor la revisió de la Directiva marc sobre residus. Els objectius per als estats membres per a l’any 2030 són una reducció del 10 % en la fabricació i el processament, i una reducció total per càpita del 30 % en el comerç minorista i el consum, incloses la restauració i les llars.

Els objectius s’adrecen als estats membres. Les obligacions concretes de cada establiment s’han de confirmar d’acord amb els requisits d’aplicació del país corresponent. Aquest article proposa un mètode intern per observar les compres; no és una mesura oficial ni un informe regulador, i tampoc no implica que cada restaurant tingui la mateixa quota de reducció.

Definiu primer un criteri de registre per a una categoria d’ingredients

• Ingredient i especificacions: indiqueu el nom, la mida de l’envàs i el lot o la identificació del lliurament, per no barrejar productes amb el mateix nom però de formats diferents.
• Unitat de mesura: especifiqueu si feu servir el pes o el nombre d’unitats, si hi incloeu l’envàs i en quin punt feu el registre. Identifiqueu les estimacions com a tals.
• Moviment real: indiqueu en quins punts observeu la recepció, l’obertura de l’envàs, l’ús i els excedents; registreu els ingredients i els plats acabats per separat.
• Causa: distingiu entre problemes de qualitat a l’arribada, pèrdues durant la preparació, productes oberts que no s’han acabat d’utilitzar i plats preparats que no s’han venut. No ho anoteu tot sota una mateixa causa.
• Context de servei i responsabilitats: anoteu les cancel·lacions, els canvis de menú o els esdeveniments, i qui fa la comprovació i qui contacta amb el proveïdor.

Si no podeu pesar els productes, podeu començar observant-los i classificant-los, però no presenteu una estimació com si fos un pes exacte. Si no disposeu de dades històriques, comenceu a registrar-les a partir d’una data d’inici real. Si un soci us demana dades, confirmeu-ne abans la definició; no presenteu directament el registre intern com si seguís un criteri oficial.

Compareu els problemes d’envasament, quantitat demanada i lliurament

• Si sovint no s’acaba el contingut d’un envàs: reviseu els registres d’obertura i ús i pregunteu si hi ha un format més adequat. Comproveu també el preu per unitat, les condicions de conservació i la feina que implica utilitzar-lo.
• Si es rep massa producte en un sol lliurament: distingiu entre la quantitat mínima de comanda, la freqüència dels lliuraments i les previsions de l’establiment. No conclogueu que han disminuït els excedents només perquè s’hagi reduït la compra.
• Si el lliurament no coincideix amb la comanda o hi ha dubtes sobre la qualitat: seguiu el procediment de recepció. Les persones autoritzades han de decidir si accepten o retornen el producte, o si n’interrompen l’ús, i conservar les dades del lot i la documentació necessària.

Explicar al proveïdor en quins moments del cicle actual del menú sobren repetidament productes d’un mateix format facilita les comprovacions més que no pas atribuir culpes de manera genèrica. Les discrepàncies sobre responsabilitats i costos s’han de resoldre d’acord amb el contracte i l’assessorament professional; el registre, per si sol, no determina qui ha de pagar una compensació. Cal aclarir primer qualsevol dubte sobre la qualitat i la seguretat alimentària. No allargueu el període d’ús d’aliments dubtosos per assolir objectius de reducció de residus.

Comuniqueu els canvis de demanda a les persones responsables de les comandes i la preparació

La intenció de fer una reserva, el nombre de persones confirmat per ambdues parts i les persones que finalment es presenten són coses diferents. Les necessitats que es comuniquen a compres i a la cuina han d’indicar en què es basen. Informeu a temps la persona responsable de preparar els plats de qualsevol cancel·lació o canvi de menú. La consulta del menú, l’enviament d’una comanda, l’acceptació de la comanda per part de l’establiment i l’inici de la preparació també són etapes diferents; no es poden encarregar subministraments basant-se directament en el nombre de visites.

Després d’un canvi, comproveu si la feina s’ha traslladat a un altre lloc de treball

Canvieu només un element cada vegada: el format de l’envàs, la freqüència dels lliuraments o la mida de cada tanda de preparació. Conserveu els registres d’abans i de després en condicions de menú i servei semblants. Els envasos més petits poden augmentar la feina d’obrir-los i gestionar-ne els residus, i els lliuraments més freqüents poden modificar la feina de recepció. Tingueu en compte aquests costos i el preu, a més dels excedents alimentaris.

• Resultats alimentaris: registreu els ingredients sobrants, els plats preparats que no s’han venut, les mancances de subministrament i les compres urgents. No us fixeu només en una xifra que hagi disminuït.
• Càrrega de feina: anoteu les noves dificultats que sorgeixin en la recepció, la preparació i el servei, i qui se n’ha d’ocupar.
• Preparació i informació: si canvia la preparació prèvia, la cuina ha de comprovar les racions i la qualitat reals. No reduïu el contingut que el client ja ha confirmat sense actualitzar el menú.
• Acords de comunicació: anoteu quins ajustos accepten compres, la cuina i el proveïdor, i mantingueu obertes les causes que encara no s’hagin aclarit.

Els informes de vendes poden ajudar a entendre la demanda, però no constitueixen un sistema complet d’inventari ni de control de pèrdues. Les reduccions s’han de valorar a partir de registres comparables dels excedents. Per si sola, una variació de les vendes no indica si els residus han augmentat o disminuït; les millores internes d’un establiment tampoc no demostren que s’hagin assolit els objectius dels estats membres.