Cách ghi nhận thực phẩm dư thừa trong khâu mua hàng nhà hàng: tách riêng vấn đề bao bì, số lượng đặt và giao hàng

Ghi chép thực phẩm dư thừa trong khâu mua hàng của nhà hàng cần cho biết phần dư phát sinh ở khâu nào, được tính theo đơn vị nào và thay đổi nào trong việc cung ứng có thể liên quan. Hãy ghi riêng các vấn đề như quy cách đóng gói quá lớn, số lượng đặt tối thiểu, giao hàng bất thường và hủy đơn đột xuất. Như vậy, nhà bếp và nhà cung cấp sẽ biết chính xác vấn đề cần trao đổi, thay vì quy mọi tổn thất cho việc chuẩn bị quá nhiều.

Trong thông báo ngày 2025-10-16, Ủy ban châu Âu cho biết bản sửa đổi Chỉ thị Khung về Chất thải có hiệu lực cùng ngày; mục tiêu của các quốc gia thành viên đến năm 2030 là giảm 10% trong khâu chế biến và sản xuất, đồng thời giảm 30% tính trên tổng lượng bình quân đầu người ở khâu bán lẻ và tiêu dùng, bao gồm cả dịch vụ ăn uống và hộ gia đình.

Các mục tiêu áp dụng cho các quốc gia thành viên. Cần xác nhận nghĩa vụ cụ thể của từng nhà hàng dựa trên quy định triển khai tại quốc gia nơi nhà hàng hoạt động. Bài viết này trình bày phương pháp theo dõi nội bộ hoạt động mua hàng, không phải phép đo chính thức hay báo cáo quản lý nhà nước, và không có nghĩa mỗi nhà hàng phải chịu cùng một chỉ tiêu giảm thiểu.

Thống nhất cách ghi chép cho từng loại nguyên liệu

• Nguyên liệu và quy cách: Ghi tên, kích cỡ bao bì và mã lô hoặc thông tin nhận diện lô hàng để tránh ghi gộp các mặt hàng cùng tên nhưng khác quy cách.
• Đơn vị đo: Xác định dùng khối lượng hay số lượng sản phẩm, có tính bao bì hay không và ghi nhận ở khâu nào; ghi rõ các giá trị ước tính.
• Quá trình sử dụng thực tế: Nêu rõ các điểm theo dõi khi nhận hàng, mở bao bì, sử dụng và ghi nhận phần còn lại; tách riêng nguyên liệu với món ăn đã chế biến.
• Nguyên nhân phát sinh: Phân biệt chất lượng hàng khi nhận, hao hụt trong chế biến, nguyên liệu đã mở bao bì nhưng chưa dùng hết và món đã chế biến nhưng chưa bán được; không gộp tất cả vào cùng một nguyên nhân.
• Bối cảnh kinh doanh và trách nhiệm: Ghi lại việc hủy đơn, thay đổi thực đơn hoặc sự kiện, cùng với người đối chiếu thông tin và người liên hệ nhà cung cấp.

Nếu không có điều kiện cân, trước tiên có thể theo dõi và phân loại bằng cách quan sát, nhưng không được ghi số ước tính như thể đó là kết quả cân chính xác. Nếu thiếu dữ liệu quá khứ, hãy bắt đầu ghi chép từ ngày thực tế bắt đầu theo dõi. Khi đối tác yêu cầu báo cáo, cần xác nhận riêng các định nghĩa họ sử dụng; không mặc nhiên coi sổ theo dõi nội bộ là tiêu chuẩn báo cáo chính thức.

Đối chiếu ba nhóm vấn đề: bao bì, số lượng đặt và giao hàng

• Nguyên liệu trong mỗi gói thường xuyên không được dùng hết: Kiểm tra ghi chép về việc mở bao bì và sử dụng nguyên liệu, sau đó hỏi xem có quy cách đóng gói phù hợp hơn không. Đồng thời, đối chiếu đơn giá, điều kiện bảo quản và công việc cần thực hiện khi sử dụng.
• Lượng hàng nhận trong một lần quá lớn: Phân biệt số lượng đặt tối thiểu, tần suất giao hàng và dự báo của nhà hàng; không thể chỉ dựa vào việc mua ít đi để kết luận lãng phí đã giảm.
• Hàng giao không đúng yêu cầu hoặc có nghi ngại về chất lượng: Thực hiện kiểm tra khi nhận hàng; người có thẩm quyền quyết định nhận hàng, trả lại hay ngừng sử dụng, đồng thời lưu lại mã lô và các căn cứ cần thiết.

Khi trao đổi với nhà cung cấp, việc nêu rõ cùng một quy cách thường xuyên còn dư vào thời điểm nào trong chu kỳ thực đơn hiện tại sẽ giúp kiểm tra vấn đề dễ dàng hơn so với việc quy trách nhiệm chung chung. Tranh chấp về trách nhiệm và chi phí cần được xử lý theo hợp đồng và ý kiến chuyên môn; bản thân ghi chép không tự động xác định bên nào phải bồi thường. Trước tiên, cần làm rõ vấn đề chất lượng và an toàn thực phẩm; không kéo dài thời hạn sử dụng của thực phẩm chưa rõ tình trạng chỉ để đạt mục tiêu giảm lãng phí.

Cần chuyển thông tin về thay đổi nhu cầu đến khâu đặt hàng và chế biến

Ý định đặt chỗ, số lượng khách mà hai bên đã xác nhận và số khách thực tế đến nhà hàng là những thông tin khác nhau. Thông tin nhu cầu gửi đến bộ phận mua hàng và nhà bếp cần nêu rõ căn cứ; hãy kịp thời báo cho người phụ trách chuẩn bị món khi đơn bị hủy hoặc thực đơn thay đổi. Khách xem thực đơn, gửi đơn hàng, nhà hàng tiếp nhận đơn và bắt đầu chế biến cũng là những giai đoạn riêng biệt; không thể dựa trực tiếp vào lượt truy cập để đặt hàng.

Sau khi điều chỉnh, kiểm tra xem khối lượng công việc có bị chuyển sang bộ phận khác không

Mỗi lần chỉ thay đổi một yếu tố trong số quy cách đóng gói, tần suất giao hàng hoặc mẻ chế biến, đồng thời lưu hồ sơ trước và sau khi điều chỉnh trong điều kiện kinh doanh và thực đơn tương tự. Bao bì nhỏ hơn có thể làm tăng công việc mở bao bì và xử lý rác bao bì; giao hàng thường xuyên hơn cũng có thể làm thay đổi khối lượng công việc tiếp nhận hàng. Cần cân nhắc những chi phí này và giá cả cùng với lượng thực phẩm dư thừa.

• Kết quả về thực phẩm: Ghi lại nguyên liệu còn dư, món đã chế biến nhưng chưa bán được, tình trạng thiếu hàng và việc phải bổ sung hàng đột xuất; không chỉ chọn một con số cho thấy mức giảm.
• Khối lượng công việc của từng bộ phận: Ghi lại những khó khăn mới phát sinh trong khâu tiếp nhận hàng, chế biến và phục vụ, cũng như người cần xử lý.
• Món ăn và thông tin cung cấp: Sau khi thay đổi khâu sơ chế, nhà bếp cần xác nhận khẩu phần và chất lượng thực tế; không được giảm những nội dung đã xác nhận với khách hàng mà không cập nhật thực đơn.
• Kết luận trao đổi: Ghi lại những điều chỉnh mà bộ phận mua hàng, nhà bếp và nhà cung cấp thống nhất; tiếp tục ghi rõ những nguyên nhân vẫn chưa xác định được.

Báo cáo bán hàng có thể giúp tìm hiểu nhu cầu, nhưng không thay thế được hệ thống theo dõi đầy đủ hàng tồn kho hoặc hao hụt. Chỉ có thể đánh giá việc giảm lượng thực phẩm dư thừa dựa trên các ghi chép có thể so sánh; riêng biến động doanh thu không cho biết lượng lãng phí tăng hay giảm. Những cải tiến nội bộ tại nhà hàng cũng không có nghĩa là đã hoàn thành mục tiêu của quốc gia thành viên.