Com fer la transició a un nou sistema de caixa al restaurant: conservar la comanda original de cada taula i fer el canvi per fases

Abans de canviar el sistema de caixa del restaurant, decidiu si aquesta vegada canviareu el canal del menú, la presa de comandes per part del personal o la recepció de comandes a la cuina. Feu la transició per fases, en lloc d’intentar-ho tot en un sol cap de setmana. En general, una persona designada ha de seguir fins al final les taules que ja s’hagin obert amb el sistema antic, fent servir el registre original. Les taules noves poden seguir el sistema acordat per al torn, per evitar que una mateixa taula tingui dos registres diferents per preparar les comandes.

Per a cada fase, especifiqueu quan continuar i quan aturar-se

• Prepareu el menú: no l’obriu fins que els plats, els preus, les opcions i la disponibilitat coincideixin amb l’oferta del dia. Deixeu de banda els elements que no coincideixin i demaneu a la persona responsable del menú que els revisi.
• Feu una prova limitada: trieu una zona o un torn on hi hagi algú que en supervisi l’ús. El personal que pren les comandes, la cuina i la caixa han de saber quin registre correspon a cada taula. Si no és clar, atureu l’ampliació.
• Amplieu-ne l’ús: passeu a la franja horària o zona següent només quan es puguin traspassar de manera fiable les comandes addicionals, el lliurament i les tasques pendents de la fase anterior. Si es repeteixen enviaments a cuina, hi ha discrepàncies de preus o ningú no recull les comandes, resoleu primer el problema corresponent.
• Retireu el sistema antic: planifiqueu-ne la desactivació només quan hi hagi una persona responsable de les comandes antigues, els reemborsaments pendents i la conservació de la informació. Continueu gestionant segons el registre original qualsevol assumpte que encara no s’hagi aclarit.

Prepareu una fitxa amb el pla del canvi, no us limiteu a anunciar la posada en marxa

Podeu afegir aquests camps al registre actual de preparació del torn. Serveixen per marcar el límit entre el sistema nou i l’antic mentre el restaurant continua obert; no substitueixen la preparació del menú, dels dispositius ni dels pagaments.

• Fase actual i servei d’inici: ____; què canvia en aquesta fase: ____; organització dels cobraments i de la sortida dels plats que es manté de moment: ____.
• Zona on s’aplica el sistema nou o noves comandes: ____; comptes que continuen gestionant-se amb el sistema antic: ____; persones responsables de cadascun: ____.
• Qüestions pendents del menú i dels dispositius: ____; què cal resoldre abans d’ampliar-ne l’ús: ____.
• Qui recull les comandes si s’atura l’ampliació: ____; qui es posa en contacte amb la cuina: ____; qui gestiona els pagaments pendents de comprovació: ____.
• Persona que agafa el relleu al torn següent: ____; criteris concrets per continuar o aturar aquesta fase: ____.

Separeu els canvis del menú de la transició del sistema

Reviseu la carta vigent, element per element: preus, racions, opcions, suplements i disponibilitat. No feu alhora grans canvis en els noms dels plats i els menús combinats; si no, quan apareguin discrepàncies serà difícil saber si es deuen a la introducció de dades o a un canvi en els criteris de funcionament del negoci. Si necessiteu diverses llengües, confirmeu primer la informació original i reviseu després la traducció. No poseu a disposició dels clients cap contingut que encara no s’hagi confirmat.

MenuSnap es pot utilitzar per als menús, les comandes escanejant un codi QR i la presa de comandes del personal al TPV. El KDS i la impressió tenen requisits propis pel que fa als plans, la configuració i els dispositius. La propietat o una persona administradora expressament autoritzada ha de coordinar la configuració dels dispositius i dels comptes. Durant la preparació, comproveu la compatibilitat, on s’envien les impressions, els comptes de pagament i els permisos de cada lloc de treball; no intenteu resoldre els problemes canviant la configuració a l’atzar durant el servei.

Les comandes addicionals d’una taula han de seguir el mateix registre

Si el codi QR només serveix per consultar el menú, expliqueu als clients que el personal els prendrà la comanda. Si permet fer comandes, deixeu clar qui revisarà les noves comandes. Abans de passar d’una comanda feta amb el mòbil a l’atenció del personal, comproveu si ja s’ha enviat. Afegiu les noves peticions a la comanda original i envieu només els elements afegits. Si cal canviar un plat, confirmeu primer amb la persona encarregada de preparar-lo en quin punt es troba; després responeu al client. No doneu per fet que la cuina ha deixat de preparar-lo només perquè s’hagi modificat la informació a la caixa.

Mentre convisquin registres nous i antics, anoteu a la fitxa de traspàs quin registre correspon a cada taula i qui n’és responsable. No deixeu que la cuina hagi d’endevinar quin registre és vàlid segons l’ordre d’arribada dels tiquets, ni torneu a introduir tota la comanda només per unificar els números de taula. Continueu atenent personalment els clients que no sàpiguen fer servir el mòbil o prefereixin demanar cara a cara.

Atureu el nou canal de comandes sense deixar de gestionar les que ja s’han rebut

Si es repeteixen enviaments a cuina, hi ha discrepàncies al menú o no se sap qui ha de recollir una comanda, la persona responsable ha d’atendre primer les taules que ja s’estan servint. Després, cal revisar cada comanda original i l’estat de preparació abans de posar en pausa el canal afectat. Si falla la connexió, manteniu un registre manual del que ja s’ha preparat, s’ha servit i està pendent de revisió. Quan es recuperi la connexió, consulteu primer els registres més recents i completeu només el que falti; no torneu a enviar les peticions de tota la taula.

Si feu servir un terminal de pagament independent, comproveu primer que la transacció s’hagi completat i, després, registreu el pagament a la factura corresponent. Això no vol dir que el sistema comprovi automàticament el resultat de la transacció amb la targeta. Les operacions de pagament, reemborsament, liquidació i torn de MenuSnap necessiten la confirmació del servidor. Si no hi ha connexió, conserveu els registres necessaris i gestioneu les operacions quan es restableixi. No prometeu que es podrà treballar completament sense connexió només perquè s’estigui canviant de sistema.

Abans de retirar el sistema antic, traspassau per separat les factures, els contractes i la informació

• Tasques operatives pendents: anoteu qui és responsable de les taules sense tancar, els pagaments fets però encara per verificar, els reemborsaments i les respostes pendents als clients, així com on es troba el registre original de cadascun.
• Contractes de servei: comproveu la data de finalització del servei antic, els costos, el període de conservació de la informació i les condicions de cancel·lació. No cancel·leu immediatament tots els serveis antics només perquè el menú nou ja estigui disponible.
• Informació històrica: confirmeu amb l’antic proveïdor quins tipus de dades es poden obtenir, en quin format i amb quines limitacions. Conserveu-les de la manera acordada; no pressuposeu que tots els comptes i registres de pagament es poden migrar automàticament.
• Revisió al final del torn: anoteu quin pas ha generat consultes repetides, quina especificació no s’ha traspassat o quina taula no tenia una assignació clara. Al torn següent, corregiu només les mancances més pertinents.

El ritme de la transició ha de dependre de si el servei es pot continuar gestionant de manera fiable, no d’una data en què tot hagi d’estar enllestit. A cada preparació del torn, només cal aclarir què es gestionarà avui amb el sistema nou, quines qüestions pendents del sistema antic encara no s’han resolt i a qui adreçar les preguntes.