Es poden continuar fent servir els mòbils, les tauletes i els ordinadors actuals per cobrar? Primer, inventarieu els dispositius per funció

Per saber si els dispositius actuals poden continuar fent-se servir per cobrar, primer cal veure quina funció han de cobrir i, després, comprovar si el programari i les connexions necessaris per a aquesta funció són compatibles. Poder obrir una pàgina web no vol dir que hi hagi una aplicació nativa adequada ni que el dispositiu es pugui connectar a una impressora. Fer inventari abans de comprar permet aclarir si el que falta és un dispositiu, una ubicació adequada o una persona responsable de fer-se’n càrrec.

Ompliu una fitxa per a cada dispositiu

• Identificador i model complet del dispositiu: ____; sistema operatiu i versió: ____; versió del navegador o del programari previst: ____.
• Funció que cobrirà: ____; contingut que cal poder llegir amb claredat: ____; ubicació fixa o zona de moviment: ____.
• Alimentació i càrrega: ____; connexió a internet al lloc d’ús: ____; persona responsable de guardar-lo en acabar: ____.
• Impressora o altres perifèrics connectats: ____; programari que enviarà el contingut: ____; base de la confirmació de compatibilitat i data: ____.
• Conclusió: es pot continuar fent servir / cal ajustar-ne la funció o la ubicació / pendent de verificació / cal substituir-lo; motiu: ____; persona responsable del pas següent: ____.

Registreu per separat els dispositius del restaurant i els dispositius personals que el personal accepti fer servir voluntàriament. No hi anoteu contrasenyes. Si una mateixa tauleta la necessiten tant la terrassa com el taulell, primer comproveu si hi ha conflictes d’horaris o de repartiment de tasques; no atribuïu directament el problema a l’antiguitat del dispositiu.

El mòbil per consultar les comandes a les taules; el taulell fix per revisar-les completes

MenuSnap ofereix una eina de treball lleugera per al personal, per prendre comandes i registrar cobraments. Comproveu al lloc real d’ús si es poden distingir fàcilment els números de taula, els noms llargs dels plats i les opcions. Tingueu en compte els reflexos, la cobertura de xarxa i la bateria; abans d’utilitzar-lo, atureu-vos en un lloc segur i no demaneu al personal que el consulti mentre camina. Si no es pot fer servir el mòbil, deixeu clar quin taulell o quin company se’n farà càrrec.

Els iPads i ordinadors compatibles poden utilitzar el POS des del navegador. En una funció fixa, cal poder veure les comandes i els imports sencers; el suport no ha de trontollar ni dificultar la comunicació, i el teclat, els cables i l’alimentació no han d’envair el pas on es fan els relleus. Si cal instal·lar una aplicació, trieu-la només segons els sistemes operatius i les versions publicats al centre de descàrregues. No deduïu que la instal·lació és compatible només perquè l’ordinador es connecta a internet.

Inventarieu per separat les pantalles de cuina i els dispositius que envien les impressions

Per comprovar si una pantalla de cuina és adequada, mireu des del lloc real on treballen els cuiners si s’hi llegeixen bé els textos, les opcions i les observacions. Col·loqueu-la lluny de fonts de calor intensa, esquitxades d’oli i aigua i zones de pas. El KDS s’ha d’ajustar al pla de subscripció, a les estacions de cuina activades i als permisos del personal. Encara cal confirmar la compatibilitat i la configuració abans d’assignar aquesta funció a una tauleta que no s’utilitza. Si també es fan servir tiquets en paper, deixeu clar que corresponen a la mateixa tasca de preparació i que no s’ha de preparar la comanda dues vegades.

Anoteu també el model complet de cada impressora, la interfície i l’amplada del paper, i esbrineu quin dispositiu i quin programa li envien realment els tiquets. El POS web de MenuSnap no es connecta directament a les impressores; cal un client publicat compatible o un servei d’impressió. Comproveu per separat les plantilles, les destinacions i els llocs de recepció dels tiquets per als clients i de les comandes de cuina. Que l’amplada del paper coincideixi o que el connector hi encaixi no demostra que hi hagi compatibilitat.

Pregunteu al personal d’assistència per les condicions concretes; no endevineu quins models són compatibles

• El sistema operatiu i la versió d’aquest dispositiu serveixen per a la funció que es preveu assignar-li?
• Es preveu utilitzar el navegador o un client publicat? Quins perifèrics necessiten programari o condicions de connexió addicionals?
• Hi ha una confirmació clara que el model, la interfície i l’ús previst d’aquesta impressora són compatibles amb el programari que li enviarà els tiquets?
• Quina informació falta per poder decidir què comprar? Quina disposició actual cal mantenir fins que es confirmi?

La subscripció al programari no inclou dispositius; trieu el maquinari segons les necessitats. El propietari o un administrador expressament autoritzat per ell ha de coordinar les instal·lacions i els canvis als dispositius actuals. Abans de comprar, aclariu tot allò que encara no s’hagi confirmat; no feu que el personal canviï l’encaminador, torni a configurar la impressora o actualitzi el client de manera improvisada durant les hores de més feina.

Verifiqueu els pagaments de manera independent al terminal i prepareu personal i alimentació de reserva

Es pot conservar un terminal de pagament amb targeta independent que sigui adequat. Primer, comproveu el compte i l’import; després, verifiqueu el resultat del pagament mitjançant el terminal i el proveïdor del servei i, si s’ha completat correctament, registreu-lo al compte corresponent. El registre al POS no substitueix la verificació de la targeta bancària. Consulteu també amb el proveïdor les comissions i les condicions de connexió del terminal. Si el resultat no és clar, comproveu primer la transacció original i no torneu a cobrar.

Els dispositius de reserva han de poder cobrir una funció concreta, i cal preveure’n la bateria, els comptes, la connexió a internet i qui els guardarà. MenuSnap no ofereix actualment un procés complet per prendre comandes i cobrar sense connexió; operacions com els pagaments necessiten la confirmació del servidor. Si hi ha problemes de xarxa, feu servir el procediment manual de traspàs del restaurant. Quan es restableixi la connexió, comproveu primer les comandes existents i els imports efectivament cobrats abans d’afegir-hi registres.

L’ordre de compra depèn de les necessitats concretes

Classifiqueu les fitxes de funció entre dispositius que es poden continuar fent servir, que necessiten ajustos, pendents de verificació i que cal substituir. Resoleu primer les mancances que interromprien el servei. Per exemple, una bateria que no aguanta el torn de servei mòbil, una pantalla de cuina que no es veu bé des del lloc de treball o una impressora sense compatibilitat confirmada requereixen solucions diferents. Després, observeu si encara cal demanar dispositius en préstec, interrompre la feina per carregar-los o si es continuen llegint malament les comandes. Decidiu llavors si cal comprar-ne més, sense prendre el nombre de dispositius com a indicador de millora.