Kassenübergabe im Café: Wechselgeldbestand, Auffüllen, Einlagen und Entnahmen sowie Prüfung von Kassendifferenzen

Bei der Kassenübergabe im Café sollte die übernehmende Person nachvollziehen können, warum sich der Kassenbestand verändert hat: Wie hoch war der Wechselgeldbestand zu Schichtbeginn, wie viel Bargeld wurde durch Verkäufe eingenommen, gab es Wechselgeldauffüllungen oder sonstige Ein- und Auszahlungen, und welche Differenz besteht noch zwischen Zählung und Aufzeichnungen? Wenn diese Posten getrennt erfasst werden, lassen sich die Ursachen prüfen, statt nur einen Gesamtbetrag zu übergeben.

Die Banco de España veröffentlichte am 2025-11-12 eine Umfrage zu den Zahlungsgewohnheiten mit Bargeld im Jahr 2025: 57 % der Verbraucher nutzen Bargeld als wichtigstes Zahlungsmittel in Geschäften, und 55 % verwenden es in solchen Situationen täglich. Diese Werte geben nicht den Anteil der Transaktionen an, die bar bezahlt werden.

Diese Angaben beziehen sich auf die Gewohnheiten von Verbrauchern und sind keine Empfehlung für die Höhe des Wechselgeldbestands im eigenen Betrieb. Verantwortliche sollten anhand der tatsächlichen Frühstücks-, Mittags- und Wochenendbelege beobachten, welche Stückelungen häufig knapp werden, und den Betrag unter Berücksichtigung der Sicherheitslage und der Möglichkeiten zum Wechseln festlegen. Mehr Bargeld ist nicht automatisch besser; ebenso sollte nicht vorausgesetzt werden, dass Beschäftigte Wechselgeld aus eigener Tasche bereitstellen.

Wechselgeldbestand zu Schichtbeginn nach Stückelung übernehmen

• Wechselgeldbestand tatsächlich zählen: Stückelungen und Gesamtbetrag eintragen, mit den Aufzeichnungen der vorherigen Schicht abgleichen und von der Person bestätigen lassen, die das Geld tatsächlich übernimmt. Nicht einfach den Betrag vom Vortag übernehmen.
• Verwahrung und Übergabe: Festhalten, wer den Schlüssel oder die Kasse verwahrt und wer sie bei einer vorübergehenden Abwesenheit übernimmt.
• Wechselgeld auffüllen: Herkunft und genehmigende Person festhalten. Bei jedem Wechsel sowohl den eingehenden als auch den ausgehenden Betrag erfassen und nicht als Verkaufseinnahme verbuchen.
• Getrennt aufbewahren: Privates Kleingeld, von Beschäftigten vorgestreckte Beträge und Trinkgeld nicht ohne Weiteres in die Kasse geben. Die konkrete Regelung sollte von der verantwortlichen Person geprüft werden.

Jede Barzahlung vollständig abschließen, bevor es weitergeht

Den Gästen zunächst den fälligen Betrag nochmals nennen, dann die Stückelung des übergebenen Bargelds bestätigen, das Wechselgeld herausgeben und erst danach mit der nächsten Bestellung fortfahren. Legt ein Gast nachträglich noch Münzen dazu, sollte erneut klar gesagt werden, wie viel insgesamt angenommen wurde und wie viel Wechselgeld herauszugeben ist. Nicht auf Grundlage einer halbfertigen Kopfrechnung weiterrechnen. Eine andere Person kann bei der Essensausgabe oder mit Erklärungen helfen, während die Kassenkraft die jeweilige Barzahlung vollständig prüft.

Muss während einer laufenden Zahlung eine andere Person übernehmen, ist klar anzugeben, welcher Betrag bereits angenommen und welches Wechselgeld herausgegeben wurde und welche Schritte noch ausstehen. Die übernehmende Person bestätigt ausdrücklich die Übernahme. Wenn mehrere Personen dieselbe Kasse nutzen, ist es besonders wichtig, diesen Übergang zu dokumentieren. Dass zwei Personen gleichzeitig am Tresen stehen, bedeutet nicht, dass die Kasse bereits ordnungsgemäß übergeben wurde.

Sonstige Ein- und Auszahlungen jeweils einzeln begründen und erfassen

• Zeitpunkt und Betrag: Genehmigte Entnahmen, das vorübergehende Herausnehmen großer Geldscheine, das Auffüllen des Wechselgelds oder Erstattungen dokumentieren. Nicht pauschal vermerken, dass Bargeld fehlt.
• Beleg oder Bezug: Den Vorgang mit der zugehörigen Rechnung, dem Wechselvorgang oder der Genehmigung verknüpfen, damit nachvollziehbar ist, warum Geld ein- oder ausgegangen ist.
• Ausführende und übernehmende Person: Festhalten, wer den Vorgang tatsächlich ausgeführt hat und wer für die Übernahme verantwortlich ist. Eine mündliche Erwähnung ersetzt keine Eintragung.
• Sicherheitsaspekte: In öffentlich zugänglichen Übergabeunterlagen keine Standorte von Safes, Transportwege oder andere unnötige Sicherheitsdetails nennen.

Trinkgeld und Verkaufseinnahmen sowie von Beschäftigten vorgestreckte Beträge und deren Rückerstattung sind getrennt zu verwalten. Die verantwortliche Person klärt die buchhalterischen und arbeitsrechtlichen Vorgaben unter Einbeziehung fachkundiger Beratung. Beschäftigte dokumentieren die tatsächliche Herkunft und Höhe der Beträge sowie die genehmigende Person; sie ordnen Ein- und Auszahlungen nicht eigenmächtig den Betriebseinnahmen zu.

Bei Schichtende zuerst zählen, dann den erwarteten Bestand prüfen

Das Bargeld stets in derselben Reihenfolge zählen und den Wechselgeldbestand zu Schichtbeginn, bestätigte Bareinnahmen und belegte Ein- und Auszahlungen getrennt aufführen. Kartenzahlungen gehören nicht zum Bargeldbestand. Teilzahlungen und Erstattungen sind einzeln anhand der jeweiligen Rechnung zu prüfen. Das tatsächliche Zählergebnis nicht nachträglich ändern, nur damit die Differenz verschwindet. Ebenso wenig darf zugelassen werden, dass Beschäftigte Fehlbeträge aus eigener Tasche ausgleichen und dadurch Probleme verdecken.

• Zuerst erneut zählen: Prüfen, ob Stückelungen, Wechselgeldbestand und vorübergehend verwahrte Beträge jeweils gesondert aufgeführt sind, und die ursprünglichen Aufzeichnungen aufbewahren.
• Dann die Geldbewegungen prüfen: Schichtübergaben, Wechselgeldauffüllungen und vorübergehende Ein- und Auszahlungen einzeln abgleichen. Prüfen, ob sich Bargeld bewegt hat, ohne dass dies erfasst wurde.
• Zahlungsaufzeichnungen kontrollieren: Prüfen, ob versehentlich Bargeld oder Kartenzahlung als Zahlungsart ausgewählt, ein Betrag doppelt erfasst oder eine Zahlung noch nicht bestätigt wurde. Frühere Einträge nicht willkürlich ändern.
• Ist die Ursache weiterhin ungeklärt, sollte die verantwortliche Person den Fall weiterbearbeiten. Die unbekannte Ursache und die nächsten Schritte dokumentieren, statt eine einzelne Person allein aufgrund der Differenz verantwortlich zu machen.

Bargeld entgegenzunehmen und die Zahlung zu erfassen sind zwei getrennte Vorgänge. QR-Code-Bestellungen über eine Webseite, die Synchronisierung mit der Cloud und Onlinezahlungen sind auf eine Netzwerkverbindung angewiesen. Welche Funktionen der native Client offline unterstützt, hängt von der verwendeten offiziellen Version und ihrer Konfiguration ab. Bei einer Unterbrechung sollte der Betrieb die Belege gemäß seinem Notfallplan aufbewahren. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, müssen Bestellungen und Zahlungen abgeglichen werden, bevor Einträge nachgetragen werden, damit dieselbe Barzahlung nicht doppelt erfasst wird.

Bei der nächsten Anpassung sollte das konkrete Problem ausschlaggebend sein: Wird eine bestimmte Stückelung regelmäßig knapp, ist der Wechselgeldbestand zu überprüfen; treten Differenzen vor allem beim Personalwechsel auf, sollte die Übergabe angepasst werden; werden Zahlungsarten falsch erfasst, sind die Eintragungen zu prüfen. Eine landesweite Umfrage ersetzt keine Belege aus der eigenen Kasse, und weniger Bargeld ersetzt nicht die Prüfung, ob eine elektronische Zahlung tatsächlich erfolgreich war.