Zahlungseingänge im Restaurant prüfen: Zahlungsarten, Terminalbestätigung, Rechnungserfassung und Abrechnung

Bei Zahlungseingängen im Restaurant sind vier Dinge auseinanderzuhalten: Welche Zahlungsarten Gäste wählen können, ob die externe Transaktion erfolgreich war, was intern auf der Rechnung erfasst wurde und wie die Gelder abgerechnet werden. Prüfen Sie jeden Schritt anhand der entsprechenden Nachweise. Eine erfolgreiche Erfassung ersetzt keine Bankbestätigung. Ein unklares Ergebnis ist auch kein Grund, den Gast erneut zahlen zu lassen.

Die Europäische Zentralbank veröffentlichte am 2024-12-19 die SPACE-Studie 2024: Bei Zahlungen an Verkaufsstellen im Euroraum entfielen 52 % der Transaktionen auf Bargeld und 45 % des Zahlungsvolumens auf Karten; 62 % der Verbraucherinnen und Verbraucher legen Wert darauf, weiterhin bar zahlen zu können.

Die Erhebung umfasst den Euroraum. Die Hauptbefragungen fanden in zwei Runden statt, im Herbst 2023 und im Frühjahr 2024. Für Deutschland und die Niederlande gab es gesonderte Erhebungsverfahren. Es handelt sich nicht um eine Aufzeichnung sämtlicher Einzeltransaktionen des gesamten Jahres 2024. Transaktionszahl, Zahlungsvolumen und Verbraucherpräferenzen sind zudem unterschiedliche Messgrößen. Aus den Gesamtanteilen lässt sich weder ableiten, dass ein Betrieb Bargeld abschaffen sollte, noch wie sich seine Zahlungseingänge am nächsten Tag zusammensetzen werden.

Verfügbare Zahlungsarten vor der Bestellung klar angeben

Die Angaben zu den Zahlungsmöglichkeiten am Tresen und auf der Speisekarte müssen dem entsprechen, was am jeweiligen Tag tatsächlich verfügbar ist. Prüfen Sie zu Schichtbeginn die aktivierten Zahlungsarten, den Zustand der Terminals und die Zuständigkeit für Nachforschungen bei Problemen. Informieren Sie das Servicepersonal über vorübergehende Störungen. Versprechen Sie keinen Zeitpunkt für die Wiederherstellung, solange dieser nicht feststeht. Auch Gäste ohne Smartphone müssen sich zum Bezahlen an das Personal wenden können. Prüfen Sie bei Zahlungseinschränkungen oder Zusatzgebühren zunächst die örtlichen Vorgaben und die Vertragsbedingungen.

Für dieselbe Zahlung drei Arten von Aufzeichnungen prüfen

• Externe Transaktion: Maßgeblich sind die bestätigten Ergebnisse des unabhängigen Terminals und des Zahlungsdienstleisters. Ordnen Sie diese dem jeweiligen Betrag und dem Rechnungskennzeichen zu.
• Interne Rechnung: Prüfen Sie, auf welcher Rechnung die Zahlung erfasst wurde, welche Zahlungsart eingetragen ist und ob sie die Rechnung vollständig oder teilweise begleicht. Die Erfassung bedeutet nicht, dass die Plattform beliebige externe Terminals steuert.
• Spätere Abrechnung: Gleichen Sie die Berichte und Abrechnungsinformationen des Zahlungsdienstleisters ab. Bei Abweichungen hinsichtlich Zahlungsdatum, Auszahlungsrhythmus oder Gebührenberechnung müssen eine entsprechend befugte verantwortliche Person und die Buchhaltung den Sachverhalt prüfen.

Wenn Sie weiterhin ein unabhängiges Kartenterminal verwenden, prüfen Sie zuerst das externe Transaktionsergebnis. Erfassen Sie die Zahlung danach bei bestehender Internetverbindung auf der richtigen Rechnung in MenuSnap. Dieser Eintrag bestätigt die Banktransaktion nicht automatisch. Integrierte Onlinezahlungen und die manuelle Erfassung externer Zahlungen sind unterschiedliche Abläufe. Eine angebotene Kartenzahlungsoption bedeutet nicht, dass überhaupt ein Terminal bereits angebunden ist. Klären Sie bei der Beschaffung mit dem Anbieter die konkreten Konten, Berechtigungen und Aufzeichnungen sowie die Herkunft der Abrechnungsinformationen.

Bei unklarem Ergebnis nachvollziehbare Angaben für die weitere Prüfung festhalten

• Zugehörige Rechnung: Notieren Sie das Bestell- oder Rechnungskennzeichen sowie den Umfang und den Betrag der betreffenden Zahlung. Es reicht nicht, sich nur an das Gesicht des Gastes oder die Situation am Tisch zu erinnern.
• Stand der Prüfung: Halten Sie den Zeitpunkt des Zahlungsversuchs fest, welche Schritte das Terminal oder der Zahlungsdienstleister bereits bestätigt hat und was noch ungeklärt ist.
• Verantwortung für die weitere Bearbeitung: Legen Sie fest, wer nachforscht und wer dem Gast den Sachverhalt erklärt. Andere Kassenmitarbeitende müssen sich zunächst über den Stand informieren und dürfen nicht gleichzeitig eine neue Zahlung auslösen.

Wenn die Anzeigen auf dem Smartphone des Gastes und dem Terminal des Betriebs voneinander abweichen, klären Sie den Vorgang über die vorgesehenen Kanäle des Zahlungsdienstleisters. Ziehen Sie nicht allein aus einem der Screenshots einen Schluss. Bewahren Sie notwendige Nachweise nach den Sicherheitsvorgaben auf und verbreiten Sie keine vollständigen Kartennummern oder sonstigen sensiblen Daten in Gruppenchats. Prüfen Sie auch vor einem kurzfristigen Wechsel der Zahlungsart zuerst das Ergebnis des vorherigen Zahlungsversuchs.

Webbasierte Bestellungen durch Scannen eines QR-Codes, Cloud-Synchronisierung und Onlinezahlungen benötigen eine Netzwerkverbindung. Welche Funktionen eines nativen Clients offline verfügbar sind, richtet sich nach der eingesetzten offiziellen Version und deren Konfiguration. Für unabhängige Terminals gelten die Regeln ihres jeweiligen Zahlungsdienstleisters. Prüfen Sie nach Wiederherstellung der Verbindung zuerst Bestellungen und Zahlungen, bevor Sie Einträge nachtragen. Eine erfasste Erstattung bedeutet nicht, dass das Geld bereits zurückgezahlt wurde. Prüfen Sie Erstattungen und Abrechnungen jeweils anhand der Bestätigung des zuständigen Dienstes.

Rechnungen aufteilen und die Schicht abschließen: Nicht nur auf die Gesamtsumme schauen

Wenn mehrere Personen eine Rechnung teilen, klären Sie zunächst, ob die Aufteilung nach Betrag, bestellten Gerichten oder einer anderen vom Betrieb unterstützten Methode erfolgt. Ordnen Sie jede Zahlung dem konkreten Rechnungsteil zu und nennen Sie den noch offenen Restbetrag. Prüfen Sie bereits bestätigte Zahlungen, bevor Sie die Aufteilung ändern. Legen Sie keine neue Rechnung über denselben Betrag an, um die ursprünglichen Einträge zu verdecken. Gehen Sie auch nicht davon aus, dass die gesamte Tischrechnung beglichen ist, nur weil eine Person mit Karte bezahlt hat.

Prüfen Sie zum Schichtende den tatsächlich gezählten Bargeldbestand, die POS-Einträge, die Berichte der externen Terminals und die spätere Abrechnung getrennt. Gleiche Tagessummen belegen noch nicht, dass jede Zahlung richtig zugeordnet wurde. Verfolgen Sie Abweichungen anhand der Rechnungen bis zu ihrer Ursache und stellen Sie sicher, dass jemand die Klärung weiterführt. Die Erhebung beschreibt das gesellschaftliche Zahlungsverhalten. Die Zahlungsangebote und Prüfverfahren des eigenen Betriebs richten sich weiterhin nach den tatsächlichen Transaktionen und den geltenden Anforderungen.