Com fer el relleu de caixa en una cafeteria: fons de caixa, canvi, entrades i sortides i comprovació de diferències

El relleu de caixa d’una cafeteria ha de permetre que qui agafa el torn entengui per què ha canviat l’efectiu: quin era el fons inicial, quants diners en efectiu s’han cobrat per vendes, si s’ha preparat canvi o hi ha hagut entrades o sortides, i quina diferència hi ha entre el recompte real i el registre. Només si ho separeu podreu investigar-ne la causa, en lloc de lliurar una única xifra total.

El Banc d’Espanya va publicar el 2025-11-12 l’enquesta sobre els hàbits d’ús de l’efectiu de 2025: el 57 % dels consumidors fan servir l’efectiu com a principal mitjà de pagament als establiments físics, i el 55 % l’utilitzen cada dia en aquests establiments. Aquests percentatges no representen la proporció de transaccions pagades en efectiu.

Aquests percentatges descriuen els hàbits dels consumidors; no serveixen per determinar quina proporció de canvi ha de tenir preparada la cafeteria. Observeu les factures reals d’esmorzars, migdies i caps de setmana per veure quines denominacions s’esgoten sovint. A partir d’aquí, la persona responsable pot decidir l’import tenint en compte la seguretat i les opcions per aconseguir canvi. Tenir més efectiu no sempre és millor, i no s’ha de donar per fet que el personal hagi d’aportar diners propis per preparar canvi.

Rebeu el fons inicial per denominacions en començar el torn

• Compteu el fons inicial: anoteu les denominacions i el total, compareu-los amb el registre del torn anterior i feu que la persona que rep efectivament els diners ho confirmi. No copieu directament les xifres del dia anterior.
• Custòdia i relleu: indiqueu qui té les claus o custodia la caixa, i qui se’n fa càrrec si aquesta persona s’ha d’absentar temporalment.
• Preparació de canvi: anoteu-ne l’origen i qui l’ha autoritzada. En cada canvi, registreu tant els diners que entren com els que surten, sense barrejar-los amb els ingressos per vendes.
• Manteniu els diners separats: no barregeu a la caixa, sense criteri, els diners particulars per donar canvi, els avançaments del personal ni les propines. La persona responsable ha de confirmar les normes concretes.

Acabeu de gestionar cada pagament en efectiu abans de passar a una altra tasca

Repetiu al client l’import que ha de pagar, confirmeu les denominacions dels bitllets i les monedes que us lliura i torneu-li el canvi abans de passar a la comanda següent. Si el client afegeix monedes a última hora, torneu a dir clarament quants diners heu rebut en total i quin canvi heu de tornar, sense continuar sumant i restant a partir d’un càlcul mental a mig fer. Un altre membre de l’equip pot ajudar a recollir la comanda o donar explicacions, deixant que la persona de caixa comprovi íntegrament aquell pagament en efectiu.

Si cal canviar de persona a mig torn, expliqueu quants diners s’han rebut i tornat en aquesta operació i quines accions encara queden pendents; qui agafa el relleu ha de confirmar que se’n fa càrrec. Si diverses persones comparteixen la caixa, és especialment important deixar constància d’aquest canvi: no n’hi ha prou que totes dues siguin al taulell per donar per fet que el traspàs s’ha completat.

Anoteu per separat el motiu de cada entrada o sortida no relacionada amb vendes

• Hora i import: registreu les retirades autoritzades, el dipòsit temporal de bitllets de valor alt, la preparació de canvi o els reemborsaments. No ho anoteu genèricament com a «falta efectiu».
• Justificant corresponent: enllaceu l’operació amb la factura, el registre del canvi o l’autorització pertinent, de manera que quedi justificat per què els diners han entrat o sortit.
• Persona que ho gestiona i que ho rep: indiqueu qui ha fet realment l’operació i qui se n’ha fet càrrec. No substituïu el registre per una menció verbal.
• Límits de seguretat: no inclogueu en els documents de relleu accessibles al públic la ubicació de la caixa forta, les rutes de transport ni altres detalls de seguretat innecessaris.

Gestioneu per separat les propines i els ingressos per vendes, així com els avançaments del personal i els seus reemborsaments. La persona responsable ha de confirmar les normes comptables i laborals amb assessorament professional. El personal ha de registrar l’origen real dels diners, l’import i qui ho ha autoritzat, sense classificar pel seu compte les entrades o sortides com a ingressos del negoci.

En tancar, compteu primer els diners i després comproveu quin hauria de ser el saldo

Compteu els diners seguint sempre el mateix ordre i anoteu per separat el fons inicial, els cobraments en efectiu confirmats i les entrades o sortides justificades. No inclogueu el total de les targetes bancàries en el saldo d’efectiu. Si un pagament és parcial o hi ha un reemborsament, comproveu cada operació a la factura corresponent. No altereu el recompte real per fer desaparèixer la diferència ni feu que el personal posi diners de la seva butxaca per ocultar el problema.

• Torneu a comptar: comproveu que les denominacions, el fons inicial i els diners dipositats temporalment estiguin anotats per separat. Conserveu el registre original.
• Comproveu després els moviments: reviseu un per un els canvis de torn, la preparació de canvi i les entrades o sortides temporals per detectar si hi ha hagut algun moviment d’efectiu sense registrar.
• Consulteu els registres de pagament: comproveu si s’ha triat per error efectiu en lloc de targeta bancària o a l’inrevés, si hi ha registres duplicats o si algun pagament encara està pendent de confirmar. No modifiqueu arbitràriament l’historial.
• Si encara no s’ha aclarit: demaneu a la persona responsable que continuï investigant i anoteu què se’n desconeix i quin és el pas següent. No atribuïu d’entrada la responsabilitat a ningú basant-vos només en la xifra de la diferència.

Rebre efectiu i deixar-ne constància al registre de pagaments són dues accions diferents. La presa de comandes per codi QR al web, la sincronització al núvol i els pagaments en línia depenen de la connexió a Internet. L’abast de l’ús sense connexió del client nadiu depèn de la versió oficial i de la configuració que feu servir. Si hi ha una interrupció, seguiu el procediment previst per al local i conserveu els justificants. Quan es restableixi la connexió, comproveu les comandes i els pagaments abans d’afegir els registres pendents, per evitar registrar dues vegades el mateix pagament en efectiu.

Ajusteu el procediment següent en funció del problema concret: si sempre falten determinades denominacions, reviseu el canvi que teniu preparat; si les diferències es concentren en els relleus, milloreu el recompte en el traspàs; si s’anoten malament els mètodes de pagament, reviseu-ne el registre. Una enquesta nacional no substitueix els justificants de la caixa, i reduir l’efectiu no substitueix la comprovació del resultat dels pagaments electrònics.