Zahlungen bei geteilten Rechnungen mit einem separaten Kartenterminal abgleichen: Anteile, Zahlungsergebnisse und Restbeträge einzeln prüfen

Bei Zahlungen für geteilte Rechnungen über ein separates Kartenterminal müssen jedem Rechnungsanteil ein eindeutiger Betrag, das tatsächliche Transaktionsergebnis und ein entsprechender Systemeintrag zugeordnet sein. Prüfen Sie anschließend den noch offenen Betrag. Klären Sie zuerst die Gesamtrechnung und die vereinbarte Aufteilung. Wickeln Sie jeweils einen Anteil vollständig ab, bevor Sie bei der nächsten Person kassieren. Auch wenn alle ihre Karte bereits am Terminal verwendet haben, ersetzt das nicht den abschließenden Abgleich jeder einzelnen Zahlung.

Zuerst den noch offenen Betrag klären, nicht den gesamten Rechnungsteilungsablauf wiederholen

Prüfen Sie Tisch, bestellte Speisen, Nachbestellungen, bereits bezahlte Beträge und aktuelle Rabatte. Vereinbaren Sie mit den Gästen, wie gemeinsam bestellte Gerichte aufgeteilt werden. Die Aufteilung nach gleichen Teilen, Gerichten oder Beträgen in MenuSnap muss mit den Optionen vorgenommen werden, die für die aktuelle Rechnung verfügbar sind. Klären Sie bestehende Unstimmigkeiten zuerst und prüfen Sie dann, ob die Summe der Anteile dem jetzt fälligen Betrag entspricht. Versprechen Sie nicht, dass jede beliebige Kombination automatisch verarbeitet werden kann.

Für jede Zahlung einen passenden Eintrag festhalten

• Ursprüngliche Rechnung und Kennzeichnung des aktuellen Anteils: ____; fälliger Betrag und Zahlungsart: ____; zuständige Person: ____.
• Am Terminal eingegebener Betrag: ____; Transaktionszeit und gegebenenfalls erforderliche Referenz: ____; vom Terminal bestätigt / noch ungeklärt: ____.
• Zugehöriger Zahlungseintrag im System: ____; wurde die ursprüngliche Rechnung samt Betrag abgeglichen: ____.
• Tatsächlich erhaltenes Bargeld und Wechselgeld (falls zutreffend): ____; für diesen Anteil bestätigter Zahlungseingang: ____.
• Aktuell noch offener Betrag der Gesamtrechnung: ____; Erläuterung der Abweichung: ____; nächste Schritte und zuständige Person: ____.

Diese manuelle Liste dient nur dazu, Anteile und Transaktionen einander zuzuordnen. Bewahren Sie darin keine vollständigen Kartennummern, Sicherheitscodes, Passwörter oder sonstigen für die Abrechnung nicht relevanten Gästedaten auf. Kartenzahlungen werden vom Terminal und Zahlungsdienstleister bestätigt. Prüfen Sie den erfolgreichen Zahlungseingang, bevor Sie ihn dem richtigen Anteil zuordnen. MenuSnap verifiziert diese externe Transaktion nicht automatisch, und Sie dürfen nicht davon ausgehen, dass das Terminal den Betrag automatisch erhält.

Je nach Art der Abweichung unterschiedlich vorgehen

• Terminal meldet Erfolg, aber im System ist kein Eintrag zu finden: Prüfen Sie zuerst die ursprüngliche Rechnung, den Zeitpunkt und den aktuellen Zahlungsstatus. Ergänzen Sie den Eintrag erst, wenn feststeht, dass er tatsächlich fehlt, und ordnen Sie ihn dem richtigen Anteil zu. Lösen Sie keine zweite Abbuchung aus.
• Ergebnis am Terminal unklar: Prüfen Sie die ursprüngliche Transaktion nach dem Verfahren des Zahlungsdienstleisters und halten Sie den Fall als ungeklärt fest. Weder ein weiterhin offener Betrag im System noch eine Meldung auf dem Handy des Gastes ist für sich allein ein Grund, die Karte erneut zu belasten.
• Im System ist ein Betrag erfasst, aber die Belege des Terminals stimmen nicht damit überein: Unterbrechen Sie weitere Zahlungen. Prüfen Sie, ob der falsche Anteil ausgewählt, ein Betrag falsch eingegeben oder die Zahlungsart falsch erfasst wurde. Gleichen Sie die Differenz nicht einfach aus.
• Nach der Zahlung werden weitere Gerichte bestellt oder ein Rabatt geändert: Prüfen Sie, welche Änderungen an der aktuellen Rechnung möglich sind, und klären Sie mit den Gästen, wer die zusätzlichen Kosten übernimmt. Kassieren Sie nicht einfach nach der ursprünglichen Papierrechnung weiter und nehmen Sie nicht an, dass bereits bezahlte Anteile automatisch neu berechnet werden.

Bargeld, Rundungsdifferenzen und Trinkgeld nicht miteinander verrechnen

Halten Sie bei Barzahlungen den tatsächlich erhaltenen Betrag und das Wechselgeld fest. Verlassen Sie sich nicht auf die mündliche Aussage „schon bezahlt“. Entstehen bei einer gleichmäßigen Aufteilung Centdifferenzen, prüfen Sie die tatsächlichen Beträge der einzelnen Anteile und deren Summe im System und erklären Sie die Abweichung anschließend den Gästen. Lassen Sie nicht jede Person den Kartenbetrag im Kopf berechnen, um die Differenz am Ende beliebig auszugleichen.

Klären Sie bei einer Überzahlung zuerst, ob es sich um Trinkgeld oder um die Begleichung eines noch offenen Betrags handelt. Erfassen Sie sie entsprechend den tatsächlich verfügbaren Funktionen des Betriebs. Behandeln Sie die Zahlung nicht automatisch als Trinkgeld und verrechnen Sie sie auch nicht stillschweigend damit, dass die nächste Person weniger bezahlt. Wenn eine weitere Mitarbeiterin oder ein weiterer Mitarbeiter hilft, legen Sie fest, ob die Person für Erklärungen oder für die Zusammenstellung der Unterlagen zuständig ist. Zwei Personen dürfen nicht gleichzeitig denselben Anteil kassieren.

Verbindung, Rückerstattungen und Schichtübergabe getrennt abschließen

Bei einer unterbrochenen Serververbindung halten Sie die notwendigen Angaben manuell fest. Erfassen Sie bestätigte Zahlungen erst, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist und der aktuelle Zahlungsstatus geprüft wurde. Zahlungen, Rückerstattungen, Abrechnungen und Schichtvorgänge in MenuSnap müssen vom Server bestätigt werden. Für ein separates Terminal gelten die eigenen Verbindungsregeln. Leiten Sie daraus nicht ab, dass der gesamte Ablauf offline verfügbar ist.

Eine verantwortliche Person mit entsprechender Befugnis muss die ursprüngliche Zahlung prüfen und die Rückerstattung anschließend nach dem für die jeweilige Zahlungsart vorgesehenen Verfahren tatsächlich durchführen. Eine Änderung der Aufteilung, ein Ausdruck der Rechnung oder die Erfassung einer externen Rückerstattung im System löst bei einem separaten Kartenterminal keine automatische Rückzahlung aus. Das Ergebnis muss ebenfalls anhand des Terminals oder beim Zahlungsdienstleister überprüft werden. Für die weitere Klärung offener Fälle muss jemand zuständig bleiben.

Prüfen Sie vor Abschluss des Tisches den Restbetrag und alle noch offenen Punkte. Bei der Schichtübergabe gleichen Sie zunächst die einzelnen Abweichungen und anschließend die Gesamtsumme ab. Auszahlungen des Zahlungsdienstleisters können erst später erfolgen und Gebühren enthalten. Der Nettobetrag, der auf dem Bankkonto eingeht, ersetzt nicht den Abgleich der Transaktionen während der Schicht. Halten Sie fest, ob eine Abweichung auf nicht aufgeteilte gemeinsame Gerichte, eine Betragsänderung, eine falsche Eingabe oder eine erfolgreiche, aber nicht verbuchte Zahlung zurückgeht. Passen Sie beim nächsten Mal den entsprechenden Arbeitsschritt an, statt nur die Karten schneller reihum zu belasten.