De kas overdragen in een café: wisselgeld, aanvullen, geld opnemen en afstorten, en kasverschillen controleren

Bij de overdracht van contant geld in een café moet de volgende medewerker kunnen zien waarom het bedrag in de kassa is veranderd: hoeveel startwisselgeld er was, hoeveel contant geld er aan verkopen is ontvangen, of er wisselgeld is aangevuld of geld is opgenomen of afgestort, en welk verschil er nog is tussen de telling en de administratie. Houd deze zaken eerst apart bij; zo kun je de oorzaak achterhalen in plaats van alleen een totaalbedrag over te dragen.

De Spaanse centrale bank publiceerde op 2025-11-12 een onderzoek naar betaalgewoonten met contant geld in 2025: 57% van de consumenten gebruikt contant geld als voornaamste betaalmiddel in fysieke winkels, en 55% gebruikt in die situaties dagelijks contant geld. Dit is niet het aandeel contante betalingen in het totale aantal transacties.

Dit zijn percentages over betaalgewoonten van consumenten, geen richtlijn voor de hoeveelheid wisselgeld die jouw zaak moet aanhouden. Kijk aan de hand van de daadwerkelijke bonnen voor het ontbijt, de lunch en het weekend welke coupures vaak opraken. De verantwoordelijke bepaalt vervolgens, rekening houdend met de veiligheid en de mogelijkheden om wisselgeld aan te vullen, welk bedrag nodig is. Meer contant geld is niet altijd beter, en ga er niet automatisch van uit dat medewerkers uit eigen zak wisselgeld moeten bijpassen.

Neem het startwisselgeld bij de opening per coupure in ontvangst

• Tel het startwisselgeld daadwerkelijk: noteer het aantal per coupure en het totaal, vergelijk dit met de registratie van de vorige dienst en laat de medewerker die het geld in ontvangst neemt de telling bevestigen. Neem het bedrag van gisteren niet zomaar over.
• Bewaring en overdracht: leg vast wie de sleutel of de kassa beheert en wie de verantwoordelijkheid overneemt als diegene tijdelijk weg is.
• Wisselgeld aanvullen: noteer de herkomst en wie de aanvulling heeft goedgekeurd. Registreer bij elke wisseling zowel het inkomende als het uitgaande bedrag; tel dit niet op bij de verkoopomzet.
• Houd geldstromen gescheiden: meng privéwisselgeld, voorschotten van medewerkers en fooien niet zomaar met het kasgeld. Laat de verantwoordelijke de specifieke regels controleren.

Rond de contante betaling af voordat je iets anders gaat doen

Herhaal eerst het verschuldigde bedrag voor de gast en controleer welke coupures de gast overhandigt. Geef het wisselgeld terug voordat je de volgende bestelling afhandelt. Als de gast op het laatste moment nog munten geeft, zeg dan opnieuw duidelijk hoeveel je in totaal hebt ontvangen en hoeveel wisselgeld je moet teruggeven. Ga niet verder optellen of aftrekken op basis van een half afgeronde berekening uit je hoofd. Een collega kan helpen met het uitgeven van bestellingen of het geven van uitleg, zodat de kassamedewerker de contante betaling volledig kan controleren.

Moet je tussentijds van medewerker wisselen, vertel dan wat er voor deze betaling al is ontvangen en teruggegeven en welke handelingen nog openstaan. De volgende medewerker moet de verantwoordelijkheid duidelijk overnemen. Als meerdere medewerkers dezelfde kassa gebruiken, leg dan ook dit overdrachtsmoment vast. Dat er twee medewerkers aan de balie staan, betekent niet dat de kas daadwerkelijk is overgedragen en geteld.

Registreer elke opname of storting buiten de verkoop afzonderlijk, met de reden erbij

• Tijdstip en bedrag: noteer goedgekeurde geldopnames, het apart leggen van grote bankbiljetten, aanvullingen van wisselgeld of terugbetalingen. Schrijf niet alleen dat er contant geld ontbreekt.
• Onderbouwing: verwijs naar de bijbehorende bon, wisseling of goedkeuring, zodat duidelijk is waarom het geld de kassa in- of uitgaat.
• Uitvoerder en ontvanger: noteer wie de handeling daadwerkelijk uitvoerde en wie het geld in ontvangst nam. Een mondelinge afspraak is geen vervanging voor registratie.
• Veiligheid: vermeld in overdrachtsdocumenten die openbaar worden gedeeld niet waar de kluis staat, welke route voor geldtransport wordt gebruikt of andere onnodige veiligheidsdetails.

Beheer fooien afzonderlijk van verkoopinkomsten en houd door medewerkers voorgeschoten bedragen en de terugbetaling daarvan apart bij. De verantwoordelijke stelt de boekhoudkundige en arbeidsrechtelijke regels vast op basis van deskundig advies. Medewerkers registreren de werkelijke herkomst, het bedrag en wie de transactie heeft goedgekeurd. Ze merken opnames of stortingen niet op eigen initiatief aan als omzet.

Tel bij het afsluiten eerst het kasgeld en controleer daarna wat het bedrag hoort te zijn

Tel het contante geld steeds in dezelfde vaste volgorde en houd het startwisselgeld, bevestigde contante ontvangsten en onderbouwde opnames en stortingen afzonderlijk bij. Neem het totaal van de kaartbetalingen niet op in het kassaldo. Zoek bij gedeeltelijke betalingen of terugbetalingen de afzonderlijke transacties op de bijbehorende bon op. Pas de telling achteraf niet aan om het verschil op nul te laten uitkomen, en laat medewerkers een tekort niet zelf bijpassen om het probleem te verbergen.

• Tel eerst opnieuw: controleer of de coupures, het startwisselgeld en apart bewaarde bedragen elk afzonderlijk zijn genoteerd. Bewaar de oorspronkelijke registratie.
• Controleer daarna de geldstromen: loop wisselingen van dienst, aanvullingen van wisselgeld en tijdelijke opnames of stortingen één voor één na. Is er contant geld verplaatst zonder dat dit is geregistreerd?
• Controleer de betalingsregistraties: ga na of contant geld en kaartbetaling door elkaar zijn gehaald, of betalingen dubbel zijn geregistreerd en of er nog bedragen wachten op bevestiging. Wijzig eerdere registraties niet zomaar.
• Is de oorzaak nog niet duidelijk, laat de verantwoordelijke dit verder onderzoeken. Noteer wat nog onbekend is en wat de volgende stap is; wijs niet op basis van alleen een verschilbedrag alvast iemand aan als schuldige.

Contant geld ontvangen en de betaling registreren zijn twee afzonderlijke handelingen. Bestellen via een QR-code op een webpagina, synchronisatie via de cloud en online betalen zijn afhankelijk van een internetverbinding. Welke functies offline beschikbaar zijn in een native app, hangt af van de officiële versie en configuratie die wordt gebruikt. Volg bij een storing het noodplan van de zaak en bewaar de onderbouwing. Controleer na herstel van de verbinding de bestellingen en betalingen voordat je de registratie aanvult, zodat dezelfde contante betaling niet dubbel wordt geregistreerd.

Pas de werkwijze de volgende keer aan op basis van het concrete probleem: raakt een bepaalde coupure steeds op, controleer dan de voorraad wisselgeld; ontstaan verschillen vooral bij personeelswisselingen, verbeter dan de overdracht en telling; wordt de betaalmethode verkeerd geregistreerd, controleer dan de invoer. Een landelijke enquête vervangt geen onderbouwing uit de kassa, en minder contant geld gebruiken vervangt niet de controle van elektronische betalingen.