Een gerecht wijzigen in het restaurant: controleer eerst de keukenstatus en bevestig daarna de wijziging en de rekening

Controleer bij een wijziging eerst hoever de bereiding van het oorspronkelijke gerecht is en vertel de gast daarna of aanpassen nog mogelijk is. Beloof niet alvast iets aan tafel om vervolgens alleen de rekening of een notitie te wijzigen. Het antwoord van de keuken, de instemming van de gast en de daadwerkelijke uitvoering moeten allemaal betrekking hebben op dezelfde wijziging. Ook in een familierestaurant waar familieleden de taken verdelen, moet iedereen dezelfde controlevolgorde volgen. Een interne beslissing betekent niet dat de gast al akkoord is gegaan.

Controleer eerst de status van de oorspronkelijke bestelling en bepaal daarna wat er kan worden aangepast

Zoek eerst de oorspronkelijke bestelling op en controleer wat de gast precies wil: een andere uitvoering, een ander gerecht, iets toevoegen of een onderdeel annuleren. Vat verschillende verzoeken niet allemaal samen als ‘even aanpassen’. De afhandeling hangt ervan af of het verzoek al definitief is aangenomen en of de bereiding al is begonnen. De bediening vraagt eerst aan de keukenpost wat de huidige status is en vertelt daarna wat het restaurant kan doen. Zeg niet eerst toe dat het kan om vervolgens op die toezegging terug te komen.

Vraag de keuken om een concreet antwoord over het gerecht en de status, bijvoorbeeld of de bereiding nog niet is begonnen, al een bepaalde stap heeft bereikt of klaarstaat om uit te geven. Die status geeft de verantwoordelijke informatie om de volgende stap te bepalen, maar betekent niet dat elke wijziging nog kan worden uitgevoerd. Is een beperking rond ingrediënten niet duidelijk, controleer dan apart het recept en de bereidingsmogelijkheden. Ga er niet van uit dat het vervangen van een bijgerecht automatisch aan alle dieetwensen voldoet.

Leg één duidelijke wijziging vast op een wijzigingschecklist

• Oorspronkelijke bestelling en gerecht: noteer een herkenbaar bestelkenmerk, de oorspronkelijke uitvoering en de hoeveelheid. Schrijf niet alleen ‘wijziging voor de hele tafel’ of ‘even aanpassen’.
• Nieuw verzoek van de gast: vermeld of het om een andere uitvoering, een ander gerecht, iets toevoegen of annuleren gaat. Noteer ook welke vragen over ingrediënten, prijsverschil en wachttijd nog openstaan.
• Antwoord van de keuken: noteer de werkelijke bereidingsstatus, of stoppen of aanpassen mogelijk is en welke keukenpost heeft geantwoord. Is er nog geen antwoord, laat het dan als openstaand staan.
• Bevestiging van de gast: herhaal wat de keuken kan uitvoeren en noteer daarna de definitieve keuze. Geef een vervanging waar de gast niet mee heeft ingestemd niet als definitieve beslissing door aan de keukenpost.
• Bevestiging van de uitvoering: noteer wie de wijziging oppakt, wat er met het oorspronkelijke gerecht gebeurt, of de correctie bij de keukenpost is aangekomen en van wie nog een antwoord wordt verwacht.

Vraag na het doorgeven van de wijziging aan de keukenpost om een concrete bevestiging

MenuSnap merkt in de keukengids op dat een papieren bon niet automatisch wordt bijgewerkt wanneer er later iets op het scherm wordt gewijzigd. Spreek daarom af hoe wijzigingen worden doorgegeven. De bediening geeft het bestelkenmerk en de wijziging door aan de keukenpost; de ontvanger herhaalt wat er is aangepast. Zo hoeft de keuken niet zelf in de volledige bestelling naar de verschillen te zoeken. Ook bij gebruik van een KDS moet worden gecontroleerd wat de keukenpost daadwerkelijk heeft ontvangen. Een wijzigingsbon is alleen een hulpmiddel voor de overdracht en vervangt geen systeemhandeling of bevestiging van de keuken.

Wanneer schermen en papieren bonnen naast elkaar worden gebruikt, controleert de ontvanger eerst het bestelkenmerk en stelt vast of de nieuwe bon een correctie, een herdruk of extra werk betreft. Of er wordt afgedrukt, hangt ook af van het abonnement, de apparatuur, de regels en de configuratie van de uitvoerder. Is er twijfel over de overdracht, controleer dan eerst de oorspronkelijke bestelling en wat de keukenpost daadwerkelijk heeft gedaan. De verantwoordelijke medewerker controleert welke wijziging de keuken heeft ontvangen en koppelt dat daarna terug aan de bediening. Behandel bestellingen van gasten volgens de normale werkwijze; druk ze niet herhaaldelijk opnieuw af om een storing op te sporen.

Is de keuken al klaar met het oorspronkelijke gerecht, dan legt de verantwoordelijke de situatie en de opties die het restaurant toestaat uit. De gast beslist vervolgens wat er gebeurt. Laat de keuken niet tegen de gast zeggen dat het kan terwijl de kassamedewerker zegt van niet, en laat een communicatiefout intern niet uitmonden in de opdracht aan de gast om zelf een kok te zoeken. Als er een nieuw gerecht moet worden bereid, spreek dan duidelijk af dat het oorspronkelijke gerecht niet meer naar die tafel wordt gebracht. Zo worden niet beide gerechten later samen uitgeserveerd.

Behandel de vier resultaten niet alsof ze hetzelfde zijn

• Bereidingsresultaat: de verantwoordelijke keukenpost bevestigt of de bereiding van het oorspronkelijke gerecht is gestopt en of de vervanging kan worden uitgevoerd. Leid dit niet af uit een geslaagde opslag door de bediening.
• Daadwerkelijke gerechten: het uitgiftepersoneel controleert welke gerechten uiteindelijk moeten worden uitgeserveerd. Houd de oorspronkelijke en de vervangende gerechten apart; zet ze niet bij elkaar om ze later uit het geheugen uit elkaar te houden.
• Rekening: een bevoegde medewerker controleert de actuele gerechten en het te betalen bedrag en herhaalt vóór betaling de definitieve bestelling voor de gast. Verwerk een prijsverschil niet uitsluitend op basis van een mondelinge mededeling van een familielid.
• Betaling en terugbetaling: handel betaalde bestellingen af volgens de toegestane procedure. Een rekeningregel wijzigen, een rekening splitsen of een nieuwe rekening afdrukken is niet hetzelfde als geld terugbetalen. Voor online betalingen en online terugbetalingen zijn de resultaten aan de serverzijde en bij de betaalprovider bepalend. Bij een losse betaalterminal controleert een medewerker eerst het resultaat op de terminal en registreert daarna de betaling bij de bijbehorende rekening; MenuSnap verifieert deze afzonderlijke terminaltransactie niet automatisch.

Leg bij netwerkproblemen centraal vast welke wijzigingen al zijn uitgevoerd en waarop nog een antwoord wordt afgewacht. QR-bestellen via een webpagina, synchronisatie met de cloud en online betalingen zijn afhankelijk van een netwerkverbinding. Welke functies offline beschikbaar zijn in de native client hangt af van de gebruikte officiële versie en configuratie. Controleer na herstel van de verbinding de bestellingen en betalingen. Wie de taak overneemt, controleert eerst wat als laatste is bevestigd. Controleer wijzigingen in de bereiding en de betaalstatus afzonderlijk en voer dezelfde wijziging niet opnieuw uit.