Näin muutokset välitetään ravintolassa: tarkista ensin keittiön tilanne ja vahvista sitten muutos sekä lasku

Kun ravintolassa muutetaan tilausta, tarkista ensin, missä vaiheessa alkuperäisen annoksen valmistus on, ja kerro sitten asiakkaalle, onnistuuko muutos. Älä lupaa muutosta pöydässä ja muuta sen jälkeen vain laskua tai tilaushuomautusta. Keittiön vastauksen, asiakkaan hyväksynnän ja muutoksen toteutuksen on liityttävä samaan muutokseen. Myös perheravintolassa, jossa perheenjäsenet jakavat työtehtäviä, kaikkien tulee noudattaa samaa tarkistusjärjestystä. Sisäinen päätös ei tarkoita, että asiakas olisi hyväksynyt sen.

Tarkista alkuperäisen tilauksen tila ja vahvista sitten, mikä muutos on mahdollinen

Etsi ensin alkuperäinen tilaus ja selvitä, haluaako asiakas vaihtaa annoksen kokoa tai muuta vaihtoehtoa, vaihtaa annoksen, lisätä jotakin vai perua tuotteen. Eri pyyntöjä ei pidä kuitata yleisellä merkinnällä ”muutos”. Jos pyyntöä ei ole vielä otettu käsittelyyn, sitä käsitellään eri tavalla kuin jo valmistukseen mennyttä annosta. Henkilökunnan on ensin kysyttävä valmistuksesta vastaavalta työntekijältä annoksen tilanne ja kerrottava sitten asiakkaalle, mitä ravintola voi tehdä. Muutosta ei pidä ensin luvata ja vasta myöhemmin yrittää perua lupausta.

Keittiön vastauksessa on täsmennettävä annos ja sen tila, esimerkiksi ettei valmistusta ole vielä aloitettu, että jokin työvaihe on käynnissä tai että annos on valmis odottamassa luovutusta. Tilatieto auttaa vastuuhenkilöä päättämään, mitä tehdään seuraavaksi, mutta se ei tarkoita, että kaikkia muutoksia voidaan enää toteuttaa. Jos asiakkaan ilmoittama raaka-ainerajoitus on epäselvä, tarkista resepti ja valmistusmahdollisuudet erikseen. Lisukkeen vaihtaminen ei automaattisesti täytä kaikkia ruokavaliota koskevia vaatimuksia.

Yksi muutoslomake yhtä selkeästi määriteltyä muutosta varten

• Alkuperäinen tilaus ja annos: merkitse tunniste, jonka avulla tilaus voidaan löytää, sekä alkuperäinen vaihtoehto ja määrä. Älä kirjoita vain ”koko pöydän tilaus muutettu” tai ”muutos”.
• Asiakkaan uusi pyyntö: merkitse, haluaako asiakas vaihtaa vaihtoehtoa tai annosta, lisätä jotakin vai perua tuotteen. Kirjaa myös raaka-aineita, hintaeroa ja odotusaikaa koskevat asiat, jotka vaativat vielä selvitystä.
• Keittiön vastaus: kirjaa valmistuksen todellinen tilanne, voidaanko valmistus keskeyttää tai annosta muuttaa sekä vastaava työpiste. Jos vastausta ei ole vielä saatu, merkitse asia keskeneräiseksi.
• Asiakkaan vahvistus: kerro uudelleen, mitä keittiö pystyy tekemään, ja kirjaa asiakkaan lopullinen valinta. Korvaavaa annosta ei saa välittää valmistukseen lopullisena päätöksenä ilman asiakkaan hyväksyntää.
• Toteutuksen vahvistus: kirjaa, kuka ottaa asian hoitaakseen, mitä alkuperäiselle annokselle tehdään, onko korjaus välitetty työpisteeseen ja keneltä vastausta vielä odotetaan.

Kun muutos on välitetty työpisteeseen, pyydä siitä täsmällinen vahvistus

MenuSnap-keittiöohjeen mukaan paperituloste ei päivity automaattisesti myöhemmin näytöllä tehtyjen muutosten mukaiseksi, joten korjausten välittämisestä on sovittava. Salihenkilökunta välittää valmistuksesta vastaavalle työntekijälle alkuperäisen tilauksen tunnisteen ja kyseisen muutoksen, ja vastaanottaja toistaa saamansa muutostiedot. Näin keittiön ei tarvitse etsiä eroja koko tilauksesta. Myös KDS-järjestelmää käytettäessä on tarkistettava, mitä työpiste on todella vastaanottanut. Muutoslappu on vain tiedonvälityksen apuväline, eikä se korvaa järjestelmään tehtäviä toimia tai keittiön vastausta.

Kun käytössä on sekä näyttö että paperituloste, vastaanottajan tulee ensin tarkistaa tilauksen tunniste ja selvittää, onko uusi tuloste korjaus, uusintatuloste vai uusi työ. Tulostuminen riippuu myös palvelupaketista, laitteista, säännöistä ja suorittajan määrityksistä. Jos tiedon välittymisestä on epäselvyyttä, tarkista ensin alkuperäinen tilaus ja se, mitä työpisteessä on todella tehty. Vastuuhenkilö varmistaa, minkä muutoksen keittiö on vastaanottanut, ja ilmoittaa siitä sitten salihenkilökunnalle. Asiakkaan tilausta käsitellään normaalin palvelukäytännön mukaisesti; sitä ei pidä tulostaa toistuvasti uudelleen vian etsimiseksi.

Jos alkuperäinen annos on jo valmistunut, vastuuhenkilön tulee kertoa asiakkaalle tilanne ja ravintolan sallimat vaihtoehdot sekä pyytää asiakasta päättämään, miten edetään. Keittiö ei saa sanoa asiakkaalle, että muutos onnistuu, jos kassalla sanotaan, ettei se onnistu. Sisäisestä tiedonkulun virheestä ei myöskään saa seurata, että asiakas joutuu itse etsimään kokin. Jos uusi annos valmistetaan, on selvästi sovittava, ettei alkuperäistä annosta tarjoilla kyseiseen pöytään. Näin molemmat annokset eivät päädy perille yhtä aikaa.

Älä käsittele neljää eri lopputulosta yhtenä asiana

• Valmistuksen tilanne: Valmistuksesta vastaavan työpisteen henkilökunnan tulee vahvistaa, onko alkuperäisen annoksen valmistus keskeytetty ja voidaanko pyydetty korvaava vaihtoehto toteuttaa. Tätä ei voi päätellä siitä, että salihenkilökunta on tallentanut muutoksen.
• Tarjoiltava annos: Tarjoilijan tulee tarkistaa, mikä annos asiakkaalle lopulta kuuluu. Alkuperäinen ja korvaava annos on käsiteltävä erikseen, eikä niitä pidä laittaa sekaisin ja yrittää erottaa toisistaan muistin varassa.
• Lasku: Valtuutetun työntekijän tulee tarkistaa viimeisin tilaus ja maksettava summa sekä käydä lopullinen sisältö asiakkaan kanssa läpi ennen maksun vastaanottamista. Perheenjäsenen suullisesti ilmoittama hintaero ei yksin riitä laskun käsittelyyn.
• Maksu ja hyvitys: Jo maksettu tilaus käsitellään sallittujen menettelyjen mukaisesti. Laskurivien muuttaminen, laskun jakaminen tai uuden laskun tulostaminen ei tarkoita maksun hyvittämistä. Verkkomaksujen ja verkossa tehtyjen hyvitysten osalta ratkaisevat palvelinpuolen ja maksukanavan tulokset. Erillistä maksupäätettä käytettäessä työntekijän on ensin tarkistettava tapahtuman tulos päätteeltä ja kirjattava vasta sitten maksu vastaavalle laskulle. MenuSnap ei automaattisesti varmista tätä erillisellä maksupäätteellä tehtyä tapahtumaa.

Verkkoyhteyden häiriötilanteessa kirjaa keskitetysti, mitkä muutokset on jo toteutettu ja mihin vielä odotetaan vastausta. Verkkotilaaminen QR-koodia skannaamalla, pilvisynkronointi ja verkkomaksut edellyttävät internetyhteyttä. Natiivisovelluksen offline-käytön mahdollisuudet riippuvat käytössä olevasta virallisesta versiosta ja sen asetuksista. Kun yhteys palautuu, tarkista tilaukset ja maksut. Asian vastaanottajan tulee ensin selvittää viimeksi vahvistetut tiedot. Tarkista valmistukseen tehty muutos ja maksun tila erikseen äläkä toteuta samaa muutosta uudelleen.