Slik overleverer dere endringer i bestillinger: Sjekk først kjøkkenstatusen, og bekreft deretter endringen og regningen

Når en gjest vil endre en bestilling, bør restauranten først undersøke hvor langt tilberedningen av den opprinnelige retten har kommet, og deretter fortelle gjesten om endringen lar seg gjøre. Dere må ikke først love noe ved bordet og deretter nøye dere med å endre regningen eller legge til et notat. Kjøkkenets svar, gjestens godkjenning og det som faktisk blir gjort, må kunne knyttes til den samme endringen. Også familiedrevne restauranter bør følge den samme kontrollrutinen, selv om familiemedlemmer deler på oppgavene. En intern beslutning betyr ikke at gjesten har godtatt den.

Sjekk statusen på den opprinnelige bestillingen før dere avklarer hva som kan endres

Finn først den opprinnelige bestillingen, og avklar om gjesten ønsker å bytte størrelse eller variant, bytte rett, legge til noe eller avbestille en vare. Ikke slå alle slike ønsker sammen til en vag beskjed om å endre bestillingen. Håndteringen er forskjellig avhengig av om kjøkkenet ennå ikke har tatt imot bestillingen, eller om tilberedningen allerede har begynt. Serveringspersonalet må spørre kjøkkenet om status før de forteller gjesten hva restauranten kan gjøre. Ikke si ja først og prøv å trekke det tilbake senere.

Kjøkkenets svar må være konkret for den aktuelle retten og statusen, for eksempel at tilberedningen ikke har startet, at et bestemt trinn pågår, eller at retten er ferdig og venter på å bli hentet. Statusen gir den ansvarlige et faktagrunnlag for å avgjøre hva som skal skje videre. Den betyr ikke at alle endringer kan gjennomføres. Hvis gjestens begrensninger knyttet til ingredienser er uklare, må dere undersøke oppskriften og tilberedningsforholdene særskilt. Ikke anta at et bytte av tilbehør automatisk oppfyller alle kostbehov.

Bruk ett endringsskjema til å dokumentere én tydelig endring

• Opprinnelig bestilling og rett: Noter en identifikasjon som gjør bestillingen enkel å finne, samt den opprinnelige varianten og mengden. Ikke skriv bare «endre bestillingen for hele bordet» eller «gjør en endring».
• Gjestens nye ønske: Angi om gjesten vil bytte variant eller rett, legge til noe eller avbestille. Noter også ingredienser, prisforskjell og ventetid som fortsatt må avklares.
• Kjøkkenets svar: Noter faktisk status, om retten kan stanses eller endres, og hvilken arbeidsstasjon som svarte. Hvis dere ikke har fått svar, skal saken stå som uavklart.
• Gjestens bekreftelse: Gjenta hva kjøkkenet kan gjennomføre, og noter gjestens endelige valg. Ikke send et bytte som gjesten ikke har godkjent, videre til kjøkkenet som en endelig beslutning.
• Bekreftelse på gjennomføring: Noter hvem som tar over, hva som skjer med den opprinnelige retten, om endringen er kommet fram til arbeidsstasjonen, og hvem dere fortsatt venter svar fra.

Når endringen er sendt til arbeidsstasjonen, må dere få et konkret svar

MenuSnap forklarer i kjøkkenguiden at kjøkkenbonger på papir ikke automatisk gjenspeiler senere endringer på skjermen. Avtal derfor hvordan endringer skal formidles. Serveringspersonalet gir den aktuelle arbeidsstasjonen identifikasjonen til den opprinnelige bestillingen og informasjon om endringen. Den som tar imot, gjentar hvilken endring som er mottatt, så kjøkkenet slipper å lete gjennom hele bestillingen etter forskjellen. Selv med KDS må dere kontrollere hva arbeidsstasjonen faktisk har mottatt. En endringslapp er bare et verktøy for overlevering; den erstatter verken handlinger i systemet eller svar fra kjøkkenet.

Når dere bruker både skjerm og kjøkkenbonger på papir, må mottakeren først kontrollere bestillingsidentifikasjonen og avklare om den nye bongen gjelder en rettelse, en ekstra utskrift eller nytt arbeid. Utskrift avhenger også av abonnement, utstyr, regler og oppsettet til løsningen som utfører utskriften. Hvis det er uklart om endringen er kommet fram, bør dere først kontrollere den opprinnelige bestillingen og hva arbeidsstasjonen faktisk har gjort. Den ansvarlige medarbeideren må bekrefte hvilken endring kjøkkenet har mottatt, før vedkommende gir beskjed tilbake til serveringen. Behandle gjestens bestilling som en vanlig del av servicen; ikke skriv den ut på nytt gjentatte ganger for å feilsøke.

Hvis kjøkkenet allerede har laget den opprinnelige retten, bør den ansvarlige forklare situasjonen og hvilke løsninger restauranten kan tilby, og la gjesten velge hva som skal skje videre. Ikke la kjøkkenet si at det går bra, mens kassereren sier nei. Ikke gjør interne misforståelser til gjestens ansvar ved å be vedkommende finne kokken selv. Hvis en ny rett må lages, må dere også tydelig angi at den opprinnelige retten ikke skal serveres til det aktuelle bordet. Da unngår dere at begge rettene blir sendt ut senere.

Ikke behandle disse fire resultatene som én og samme ting

• Tilberedning: Den ansvarlige arbeidsstasjonen bekrefter om tilberedningen av den opprinnelige retten er stanset, og om den nye bestillingen kan gjennomføres. Ikke trekk denne konklusjonen ut fra at serveringspersonalet har lagret en endring.
• Maten som sendes ut: Den som sender ut maten, kontrollerer hvilken rett som skal serveres. Behandle den opprinnelige retten og erstatningsretten hver for seg; ikke legg dem sammen og stol på at dere husker hvilken som er hvilken.
• Regningen: En medarbeider med nødvendig fullmakt kontrollerer de oppdaterte rettene og beløpet som skal betales. Gjenta det endelige innholdet for gjesten før betaling. Ikke håndter prisforskjeller bare ut fra muntlig beskjed fra et familiemedlem.
• Betaling og refusjon: Hvis bestillingen allerede er betalt, følger dere den godkjente rutinen. Å endre poster på regningen, dele opp regningen eller skrive ut en ny regning betyr ikke at pengene er refundert. Ved nettbetaling og refusjon på nett er det resultatet fra tjenesten og betalingsleverandøren som gjelder. Med en frittstående kortterminal må personalet først kontrollere transaksjonen på terminalen og deretter registrere betalingen på den tilhørende regningen. MenuSnap kontrollerer ikke automatisk denne transaksjonen på en separat terminal.

Ved nettverksproblemer bør dere føre en samlet oversikt over endringene som allerede er gjennomført, og det som fortsatt venter på svar. Bestilling på nettsiden ved å skanne en QR-kode, synkronisering i skyen og nettbetaling er avhengig av nettverk. Hva den plattformtilpassede klienten kan gjøre uten nettilgang, avhenger av den offisielle versjonen og konfigurasjonen som brukes. Når forbindelsen er tilbake, kontrollerer dere bestillinger og betalinger. Den som tar over, sjekker først det sist bekreftede innholdet. Kontroller endringer i tilberedningen og betalingsresultatet hver for seg, og ikke gjennomfør den samme endringen på nytt.