Hoe je gasten opvangt die op verschillende momenten arriveren: controleer per groep wat erbij komt en wat nog niet is geserveerd

Telkens wanneer een nieuwe groep gasten aansluit, controleren medewerkers eerst wat eerder is besteld en welke gerechten nog niet zijn geserveerd. Daarna bevestigen ze wat er deze keer daadwerkelijk bijkomt en waar dat moet worden geboekt. Voer niet de hele tafel opnieuw in op basis van het huidige aantal gasten en voeg rekeningen niet alleen samen omdat de gasten samen zijn gekomen. Leg veranderingen in de samenstelling van het gezelschap en de nieuwe bestellingen van deze ronde op dezelfde plek vast, zodat collega's de bediening aan dezelfde tafel kunnen voortzetten.

Werk het overzicht bij op basis van veranderingen in het gezelschap; voer niet de behoeften van de hele tafel opnieuw in

• De eerste gasten nemen plaats: noteer de huidige tafel, de oorspronkelijke bestelling, wat al is besteld en wat nog niet is geserveerd. Vraag eerst hoe zij de al bestelde consumpties willen afrekenen.
• Een tafelgenoot sluit later aan: vraag eerst of er al andere tafelgenoten zitten en waar de nieuwe gast wil plaatsnemen. Vraag daarna naar diens persoonlijke en gedeelde wensen voor deze ronde en leg uit waar die worden geboekt. Is er nog geen afspraak over de rekening, laat de oorspronkelijke registratie dan ongewijzigd.
• Deze ronde wordt er bijbesteld: herhaal de gekozen uitvoeringen en aantallen, vergelijk die met wat eerder is besteld en bevestig of het om een nieuwe bestelling gaat of om navraag naar de vorige ronde.
• De gasten verplaatsen zich: controleer de oorspronkelijke bestelling en de nieuwe plek en informeer de collega's die nog met de bereiding of bediening bezig zijn. Controleer bij handelingen in het systeem welke medewerkers bevoegd zijn en wat de huidige status is.
• Iemand vertrekt eerder: controleer welk bedrag die persoon op zich neemt, wat er daadwerkelijk is betaald en wat nog verschuldigd is. Verdeel kosten voor consumpties die nog niet zijn besteld niet vooraf.

Eén overzicht per ronde, met zes gegevens die collega's later kunnen terugvinden

• Huidige plek en oorspronkelijke bestelling: gebruik een herkenbaar kenmerk om de bestelling terug te vinden; zoek niet op basis van uiterlijk, kleding of een volledige lijst van tafelgenoten.
• De wensen voor deze ronde: noteer alleen gerechten, specificaties en aantallen die deze keer zijn bevestigd. Geef de keuken duidelijk door wat er nieuw is en onder welk bestelkenmerk. Gebruik eerdere bestellingen om informatie terug te vinden, maar stuur niet de hele bestelling opnieuw door.
• Al geserveerd en nog niet geserveerd: houd apart bij wat al is uitgeserveerd, nog wordt bereid, klaarstaat om te worden geserveerd en nog moet worden nagevraagd.
• Afspraken over de rekening: noteer wie de nieuwe bestellingen betaalt en of dat nog moet worden besproken. Leid dit niet af uit de volgorde waarin gasten zijn aangekomen.
• Verantwoordelijke medewerker voor deze ronde: die medewerker verzamelt nieuwe wensen die collega's ontvangen en benoemt bij vertrek duidelijk wie de taken overneemt.
• Volgende stap: noteer of de oorspronkelijke bestelling moet worden gecontroleerd, de nieuwe bestellingen van deze ronde moeten worden ingevoerd of er op antwoord van een bepaalde collega wordt gewacht. De collega die het overneemt, bevestigt de overdracht.

Wil een later gearriveerde gast nog een gerecht bestellen om te delen, dan controleert de medewerker eerst de bereidings- en uitgifteregistratie van de vorige ronde en legt uit wat al is besteld. Daarna vraagt de medewerker of het om een extra portie gaat of om bevestiging van de eerdere bestelling. Annuleer niet op eigen initiatief omdat iemand aan tafel denkt dat het gerecht al is besteld. Vat ook de opmerking ‘nog zo een’ niet op als een verzoek om alle gerechten voor de tafel opnieuw te bereiden. Laat de gast die deze ronde de bestelling doorgeeft de belangrijkste specificaties en aantallen persoonlijk bevestigen.

Gasten aan dezelfde tafel kunnen bij verschillende medewerkers naar de kaart vragen, water vragen of iets bijbestellen. Wijs per ronde één medewerker aan die de bevestigde wensen verzamelt. Andere collega's helpen de gasten gewoon verder en geven nieuwe informatie terug aan die medewerker om alles op één plek te controleren. Wanneer de verantwoordelijke medewerker vertrekt, benoemt diegene wie het overneemt en draagt die de openstaande zaken over. Zo kan iedere medewerker een gast verder helpen en houdt het bedienend personeel tegelijk één duidelijk, actueel overzicht van de situatie.

Bij een tafelverplaatsing wordt alleen de koppeling bijgewerkt; plaats niet opnieuw de bestelling voor gasten die later aansluiten

• Controleer wat aan de oorspronkelijke tafel is ingevoerd en geserveerd, en welke gerechten nog moeten worden gebracht. Zo voorkom je dat dezelfde bestelling aan de nieuwe tafel opnieuw wordt geplaatst.
• Controleer de nieuwe plek en de huidige koppeling met de rekening. Een bevoegde medewerker voert handelingen uit die bij de huidige status passen; ga er niet van uit dat de tafel is verplaatst omdat de glazen zijn meegenomen.
• Geef de huidige afleverplek door aan de medewerkers die de gasten ontvangen, de gerechten bereiden en ze serveren. Zorg dat iemand ook de dranken overneemt die nog niet zijn gebracht. Alleen binnen het bedienend personeel zeggen dat de gasten zijn verplaatst, is niet genoeg.
• Laat één medewerker de overdracht samenvatten, zodat degene die het overneemt de registratie aan de hand van het bestelkenmerk kan vinden en niet op basis van herinneringen hoeft te reconstrueren wat er is gebeurd.

Bij eerder vertrek alleen afrekenen wat is bevestigd

Een gast die eerder vertrekt, wil misschien alleen de eigen drankjes betalen, maar kan ook bereid zijn een deel van de gedeelde gerechten te betalen. De kassamedewerker controleert eerst het actuele overzicht van bestelde gerechten, de ontvangen betalingen en het nog openstaande bedrag en bevestigt daarna met de gast hoe de kosten worden verdeeld. Gasten die later zijn aangekomen, kunnen nog steeds gerechten bijbestellen. Verdeel kosten voor toekomstige consumpties van de hele tafel dus niet vooraf in gelijke delen.

De gids van MenuSnap over het splitsen van rekeningen beschrijft gelijke verdeling, verdeling per gerecht en verdeling op basis van bedragen. Medewerkers controleren op basis van de bevestigde afspraken over de verdeling welke mogelijkheden de huidige rekening ondersteunt en verwerken vervolgens de betaling voor elk deel afzonderlijk.

• Controleer voor elk deelbedrag wat daadwerkelijk is ontvangen en wat nog openstaat. Een afgedrukte gesplitste rekening of het betaalbewijs van één persoon bewijst niet dat de hele tafel heeft afgerekend.
• Controleer bij een zelfstandige betaalterminal eerst de transactie via de terminal of bij de betaaldienstverlener en registreer de betaling daarna bij het juiste deel van de rekening. MenuSnap verifieert deze afzonderlijke transactie via de terminal niet automatisch.
• Is de uitkomst onduidelijk, zoek de oorspronkelijke transactie dan op en breng de betaling niet opnieuw in rekening voordat duidelijk is wat er is gebeurd. Worden er tijdens het afrekenen nog gerechten besteld, controleer dan eerst de nieuwste rekening voordat je verdergaat.

Online betalingen en synchronisatie met de cloud zijn afhankelijk van de netwerkverbinding. Welke functies in de native client offline beschikbaar zijn, hangt af van de officiële versie en configuratie. Controleer na herstel van de verbinding de bestelling en betaling. Registraties van veranderingen in het gezelschap en afzonderlijke rondes zijn hulpmiddelen voor medewerkers; ze vervangen geen officiële bestelling en bewijzen niet dat het systeem automatisch groepen kan maken of rekeningen kan samenvoegen.