Gesplitste betalingen met een losse betaalterminal controleren: rekeningdelen, transacties en restbedragen

Bij gesplitste betalingen via een losse betaalterminal moet elk rekeningdeel gekoppeld zijn aan een duidelijk bedrag, de werkelijke transactie-uitkomst en een registratie in het systeem. Controleer daarna wat er nog openstaat. Maak eerst duidelijke afspraken over de volledige rekening en de verdeling. Handel telkens een rekeningdeel volledig af voordat de volgende gast betaalt. Dat iedereen heeft gepind, vervangt de uiteindelijke controle per transactie niet.

Stel eerst vast wat er nog betaald moet worden, zonder alle stappen voor het splitsen opnieuw door te nemen

Controleer de tafel, gerechten, extra bestellingen, al betaalde bedragen en geldende kortingen. Spreek met de gasten af hoe gedeelde gerechten worden verdeeld. Kies bij MenuSnap voor gelijk verdelen, verdelen per gerecht of verdelen op bedrag op basis van de mogelijkheden die de huidige rekening biedt. Los eventuele meningsverschillen eerst op en controleer daarna of de rekeningdelen samen gelijk zijn aan het bedrag dat nu nog moet worden geïnd. Beloof niet dat elke willekeurige combinatie automatisch kan worden verwerkt.

Houd voor elke betaling een bijbehorende registratie bij

• Oorspronkelijke rekening en aanduiding van het huidige rekeningdeel: ____; verschuldigd bedrag en betaalwijze: ____; medewerker die deze betaling afhandelt: ____.
• Bedrag ingevoerd op de terminal: ____; transactietijd en noodzakelijke referentiegegevens: ____; door de terminal bevestigd / nog te controleren: ____.
• Bijbehorende betalingsregistratie in het systeem: ____; oorspronkelijke rekening en bedrag gecontroleerd: ____.
• Werkelijk ontvangen contant bedrag en wisselgeld (indien van toepassing): ____; gecontroleerd ontvangen bedrag voor dit rekeningdeel: ____.
• Huidig openstaand bedrag voor de volledige rekening: ____; toelichting op verschillen: ____; volgende stap en verantwoordelijke: ____.

Deze handmatige controlelijst dient alleen om rekeningdelen aan transacties te koppelen. Bewaar geen volledige kaartnummers, beveiligingscodes, pincodes, wachtwoorden of niet-relevante klantgegevens. Kaarttransacties worden door de terminal en de betalingsdienstverlener bevestigd. Controleer eerst of de betaling is geslaagd en registreer die daarna bij het juiste rekeningdeel. MenuSnap verifieert deze externe transactie niet automatisch. Ga er ook niet van uit dat de terminal het bedrag automatisch ontvangt.

Bepaal de volgende stap op basis van het soort verschil

• De terminal bevestigt een geslaagde betaling, maar er is geen registratie in het systeem te vinden: controleer eerst de oorspronkelijke rekening, het tijdstip en de meest recente betaalstatus. Voeg de betaling pas aan het juiste rekeningdeel toe als vaststaat dat de registratie ontbreekt. Laat de gast niet opnieuw betalen.
• De uitkomst op de terminal is onduidelijk: controleer de oorspronkelijke transactie volgens de procedure van de betalingsdienstverlener en noteer wat nog moet worden uitgezocht. Dat het systeem nog een openstaand bedrag toont of dat de gast een melding op de telefoon krijgt, is op zichzelf geen reden om opnieuw te pinnen.
• Er staat een bedrag in het systeem, maar het transactieoverzicht van de terminal sluit daar niet op aan: stop eerst met verdere betalingen en controleer of het verkeerde rekeningdeel is gekozen, een invoerfout is gemaakt of de betaalwijze verkeerd is geregistreerd. Werk het verschil niet zomaar weg.
• Na betaling worden nog gerechten toegevoegd of kortingen gewijzigd: controleer welke handelingen op de huidige rekening zijn toegestaan en spreek met de gasten af wie de extra kosten draagt. Ga niet door met innen op basis van de oorspronkelijke papieren rekening en neem niet aan dat al betaalde rekeningdelen automatisch opnieuw worden berekend.

Streep contant geld, afrondingsverschillen en fooien niet tegen elkaar weg

Registreer bij contante betalingen het werkelijk ontvangen bedrag en het wisselgeld. Ga niet alleen af op de mondelinge mededeling dat er al is betaald. Ontstaan er bij gelijke verdeling centverschillen, controleer dan de bedragen die het systeem daadwerkelijk aan elk rekeningdeel toewijst en het totaal. Licht dit vervolgens toe aan de gasten. Laat niet iedereen op basis van hoofdrekenen een bedrag pinnen om het verschil achteraf willekeurig weg te werken.

Betaalt een gast meer, vraag dan eerst of het extra bedrag bedoeld is als fooi of als betaling van het resterende openstaande bedrag. Registreer dit op een manier die het restaurant daadwerkelijk ondersteunt. Boek het niet automatisch als fooi en laat de volgende gast niet ongemerkt minder betalen ter compensatie. Is hulp van een andere medewerker nodig, maak dan duidelijk of die uitleg geeft of de administratie ordent. Laat niet twee medewerkers tegelijk hetzelfde rekeningdeel innen.

Handel verbindingsproblemen, terugbetalingen en de dienstoverdracht afzonderlijk af

Valt de serververbinding weg, bewaar dan de noodzakelijke handmatige bewijsgegevens. Registreer bevestigde betalingen pas nadat de verbinding is hersteld en de meest recente betalingsregistraties zijn gecontroleerd. Betalingen, terugbetalingen, afrekeningen en diensten in MenuSnap vereisen serverbevestiging. Een losse betaalterminal heeft eigen verbindingsvereisten. Beloof daarom niet dat het volledige proces offline kan worden uitgevoerd.

Een bevoegde verantwoordelijke controleert de oorspronkelijke betaling en voert de terugbetaling vervolgens daadwerkelijk uit volgens de procedure voor de betreffende betaalwijze. De verdeling aanpassen, een rekening afdrukken of een externe terugbetaling in het systeem registreren leidt niet tot een automatische terugbetaling via de losse betaalterminal. Ook de uitkomst moet door de terminal of de betalingsdienstverlener worden bevestigd. Zorg dat iemand onopgeloste zaken blijft opvolgen.

Controleer voordat de tafel wordt afgesloten het resterende bedrag en alle onopgeloste zaken. Loop bij de dienstoverdracht eerst de verschillen per transactie na en controleer daarna het totaal. Uitbetalingen door de betalingsdienstverlener kunnen een latere afrekening of kosten met zich meebrengen. Het nettobedrag op de bankrekening kan de controle van de transacties tijdens de dienst daarom niet vervangen. Noteer of verschillen voortkomen uit onduidelijke verdelingen van gedeelde gerechten, gewijzigde bedragen, invoerfouten of geslaagde maar niet geregistreerde betalingen. Verbeter de volgende keer de betreffende handeling, in plaats van gasten sneller na elkaar te laten pinnen.