Gedeelde gerechten afrekenen: controleer ieders aandeel, betalingen en openstaand bedrag als iemand eerder vertrekt

Je kunt de rekening voor gedeelde gerechten niet zomaar afrekenen op basis van de borden die voor iemand staan, en ook niet zonder instemming van de hele tafel gelijk verdelen. Controleer eerst de volledige rekening, eventuele kortingen en betalingen die al zijn ontvangen. Spreek daarna met de gasten af hoe de gedeelde gerechten worden betaald. Kies pas vervolgens een manier om de rekening te splitsen die op dat moment beschikbaar is. Controleer bij elke betaling de bijbehorende registratie en het resterende bedrag. Het aanmaken van afzonderlijke aandelen betekent niet dat die al zijn betaald.

Controleer eerst de individuele bestellingen, de afspraken over de gedeelde gerechten en het openstaande bedrag

Iemand die eerder vertrekt, heeft misschien zelf drankjes besteld en eet ook mee van de gedeelde warme gerechten. Controleer eerst de gerechten aan tafel, de extra bestellingen en de betalingen die al zijn ontvangen. Vraag daarna hoe de gedeelde gerechten worden verdeeld. De gasten kunnen zelf bespreken of iemand daadwerkelijk van een bepaald gerecht heeft gegeten. Een medewerker mag dat niet afleiden uit de afstand tot iemands zitplaats. Ook betekent het aantal mensen dat op dat moment aanwezig is niet automatisch dat de betaling over dat aantal aandelen moet worden verdeeld. Maak in de afspraken ook duidelijk wat geldt voor iemand die al is vertrokken of tijdelijk niet aan tafel zit.

Als iemand een korting noemt, controleer dan de daadwerkelijke voorwaarden van het restaurant en wat er op de rekening is verwerkt. Ga niet automatisch uit van korting vanwege iemands studentenstatus. Licht de toegepaste korting en het huidige openstaande bedrag toe aan degene die betaalt. Verdeel niet mondeling bedragen op basis van de oorspronkelijke prijs terwijl het systeem een ander bedrag berekent. Hoe eerder de rekening duidelijk is, hoe beter de gasten een gezamenlijke basis hebben om te bepalen hoe ze betalen.

Als medewerkers en gasten niet dezelfde taal spreken, leg dan met een duidelijke gerechtenlijst per post uit wat individueel wordt betaald en wat wordt gedeeld. Laat degene die betaalt bevestigen welke afspraken voor diens aandeel gelden. De medewerker legt uit welke manieren om de rekening te splitsen uitvoerbaar zijn; de vrienden bepalen onderling hoe zij de kosten verdelen. Benoem eerst de posten waarover nog geen overeenstemming is. Vraag de dienstdoende leidinggevende om andere wachtende gasten te helpen, zodat deze tafel de ruimte krijgt om duidelijkheid over de bedragen te krijgen.

Spreek eerst af wie welk deel betaalt en kies daarna een manier om de rekening in de tool te splitsen

De handleiding van MenuSnap voor het splitsen van rekeningen beschrijft een gelijke verdeling, verdeling per gerecht en verdeling op basis van bedragen. Ook staat erin dat gasten eerst afspraken moeten maken over de verdeling van gedeelde gerechten. De medewerker controleert op basis van de bevestigde afspraken welke handelingen de huidige rekening ondersteunt en licht toe welk bedrag bij ieder aandeel hoort. Als er voor gedeelde gerechten verschillende verdeelsleutels gelden, leg dan eerst uit wat er daadwerkelijk mogelijk is. De tool registreert de afspraken die al zijn gemaakt; beloof niet dat bedragen automatisch in elke gewenste verhouding kunnen worden verdeeld.

• Verdeel de kosten alleen gelijk als iedereen aan tafel daarmee instemt. Controleer dan hoeveel mensen meebetalen en wat ieder aandeel bedraagt. Laat iemand die eerder vertrekt niet buiten beschouwing, maar reken ook niet automatisch een extra aandeel toe.
• Als iedereen de eigen gerechten betaalt, spreek dan eerst af hoe de gedeelde gerechten worden betaald. Controleer daarna welke verdeling de huidige interface ondersteunt. Bepaal niet aan de hand van de plek waar een bord staat voor wie het gerecht is.
• Als de gasten al hebben afgesproken hoeveel ieder betaalt, controleer dan of de aandelen samen overeenkomen met het openstaande bedrag. Verwerk niet alleen de betaling van degene die als eerste vertrekt en laat geen onverklaard verschil staan.

Registratiekaart per aandeel: houd afspraken en daadwerkelijke resultaten apart bij

Noteer bij elke betaling de volgende gegevens voor het betreffende aandeel. Gebruik administratieve referenties die het restaurant kan opzoeken; er hoeft geen aparte lijst met klantidentiteiten te worden aangemaakt. De registratiekaart helpt bij de controle, maar vervangt de registratie in het systeem of bij de betaaldienstverlener niet.

• Grondslag van het aandeel: vermeld op welke individuele gerechten, afspraken over gedeelde gerechten of bevestigde bedragen het betrekking heeft. Wijs afzonderlijk aan over welke onderdelen de deelnemers het nog niet eens zijn.
• Verschuldigd bedrag voor deze betaling: baseer dit op de huidige rekening en de daadwerkelijk toegepaste korting. Controleer of de aandelen samen overeenkomen met het openstaande bedrag en vul een verschil niet zelf aan.
• Daadwerkelijk betalingsresultaat: noteer de betaalmethode en of de betaling is bevestigd of nog moet worden gecontroleerd. Het tonen van een bankpas of een geprinte gesplitste rekening bewijst niet dat er is betaald.
• Bijbehorende registratie in het systeem: controleer of de bevestigde betaling aan het juiste aandeel is gekoppeld. Pas een onduidelijke transactie niet aan om de rekening als voldaan te laten verschijnen.
• Resterend bedrag en verantwoordelijke voor de opvolging: controleer dit opnieuw nadat elk aandeel is verwerkt. Draag niet-betaalde bedragen, betalingen waarvan de uitkomst nog moet worden gecontroleerd en terugbetalingen die nog moeten worden afgehandeld afzonderlijk over.

Online betalingen en synchronisatie met de cloud zijn afhankelijk van een netwerkverbinding. Welke functies offline beschikbaar zijn in de native client, hangt af van de gebruikte officiële versie en configuratie. Controleer na herstel van de verbinding de bestellingen en betalingen. Ga pas verder met de volgende persoon als de uitkomst van de huidige betaling is opgehelderd. Bewaar voor onduidelijke onderdelen de gegevens waarmee de oorspronkelijke transactie kan worden teruggevonden.

Bij gebruik van een losse betaalterminal moet een medewerker eerst via de terminal of bij de betaaldienstverlener de uitkomst van de externe transactie verifiëren en de betaling daarna bij het bijbehorende aandeel registreren. MenuSnap verifieert deze transactie via een losse terminal niet automatisch. Als de uitkomst onduidelijk is, volgt een aangewezen medewerker dit op. Laat een andere collega niet hetzelfde bedrag nogmaals afschrijven en schuif het onzekere deel niet door naar gasten die nog aan tafel zitten.

Als degene die eerder vertrekt heeft betaald: verwerk latere bestellingen en terugbetalingen op basis van de oorspronkelijke afspraken

Als de anderen na iemands vertrek nog gerechten bestellen of de korting tijdens het afrekenen verandert, controleer dan de bijgewerkte rekening in plaats van uit te gaan van het eerder mondeling afgesproken totaal. De gasten bepalen onderling wie de extra bestellingen betaalt. Laat betaalde aandelen op basis van de oorspronkelijke afspraken staan; herbereken of wijzig ze niet automatisch. Als de gasten de verdeling willen aanpassen, licht dan als bevoegde verantwoordelijke toe wat er kan worden gewijzigd. Een extra overzicht van de aandelen helpt alleen om de nieuwe afspraak uit te leggen.

Een aanpassing van de verdeelde bedragen betekent niet dat ontvangen geld daadwerkelijk is terugbetaald. Daarvoor zijn de juiste bevoegdheden en een daadwerkelijke terugbetalingsprocedure nodig. De bedrijfsleider moet medewerkers een duidelijke route bieden om kwesties op te schalen, in plaats van te vragen dat ze onderling een tekort aanvullen om het geschil af te sluiten. Leg vast wat is bevestigd en wat nog moet worden afgehandeld, zodat de volgende collega de situatie kan overnemen zonder de gasten opnieuw te laten uitleggen wie er aan tafel zit en hoe de rekening wordt verdeeld.