Com quadrar els cobraments d’un restaurant: mètodes de pagament, confirmació del terminal, registre dels comptes i liquidació

Per gestionar els cobraments d’un restaurant, cal distingir quatre aspectes: quins mètodes pot triar el client, si l’operació externa s’ha completat correctament, què s’ha anotat al compte intern i com es liquiden els fons. Cal consultar les proves corresponents a cada pas: que s’hagi registrat una operació no substitueix la confirmació bancària, i si el resultat no és clar, no s’ha de demanar al client que torni a pagar.

El Banc Central Europeu va publicar SPACE 2024 el 2024-12-19: en les transaccions als punts de venda de la zona de l’euro, l’efectiu representava el 52 % del nombre d’operacions, i les targetes, el 45 % de l’import; el 62 % dels consumidors valorava que es mantingués l’opció de pagar en efectiu.

L’enquesta cobria la zona de l’euro. Les entrevistes principals es van fer en dues rondes, a la tardor de 2023 i a la primavera de 2024; Alemanya i els Països Baixos van tenir sistemes específics de recollida de dades. No és un registre de totes les operacions de l’any 2024. El nombre d’operacions, els imports i les preferències dels consumidors són mesures diferents. Per tant, les proporcions generals no permeten eliminar l’efectiu ni predir com es distribuiran els pagaments del restaurant l’endemà.

Informeu dels mètodes disponibles abans de fer la comanda

La informació sobre els pagaments al taulell i a la carta ha de coincidir amb els mètodes que realment es poden utilitzar aquell dia. A l’inici del torn, comproveu quins mètodes estan activats, l’estat dels terminals i qui s’encarrega de consultar les incidències. Si hi ha una avaria temporal, aviseu el personal de sala; si no podeu confirmar quan es resoldrà, no us comprometeu a cap termini. Els clients que no utilitzen un telèfon mòbil també han de poder preguntar al personal com pagar. Abans d’aplicar restriccions o càrrecs addicionals, comproveu la normativa local i el contracte.

Per a un mateix cobrament, consulteu tres tipus de registre

• Operació externa: preneu com a referència la confirmació del terminal independent i del proveïdor del servei de pagament, i comproveu que correspongui a l’import d’aquesta operació i a l’identificador del compte.
• Compte intern: confirmeu a quin compte s’ha registrat el pagament, quin mètode s’ha utilitzat i si cobreix l’import total o només una part. El registre no vol dir que la plataforma controli qualsevol terminal extern.
• Liquidació posterior: contrasteu els informes i la informació de liquidació del proveïdor del servei de pagament. Si hi ha diferències en la data del cobrament, el termini de l’abonament o el criteri de càlcul de les comissions, la persona responsable amb autorització i el comptable les han de verificar.

Si manteniu un terminal de pagament independent, primer comproveu el resultat extern i després, amb connexió a la xarxa, registreu el pagament al compte correcte de MenuSnap. Aquest registre no verifica automàticament l’operació bancària. Els pagaments en línia integrats i el registre manual de pagaments externs són processos diferents. Que s’ofereixi l’opció de pagar amb targeta no vol dir que qualsevol terminal ja estigui integrat. Abans de contractar el servei, confirmeu amb el proveïdor els comptes concrets, les autoritzacions, els registres i les fonts d’informació sobre la liquidació.

Si el resultat no és clar, deixeu prou informació per poder-lo consultar

• Compte corresponent: anoteu l’identificador de la comanda o del compte, quina part cobreix el cobrament i el seu import. No us baseu només en el record de la cara del client o de la taula.
• Estat de la consulta: anoteu l’hora de l’intent, què han pogut confirmar el terminal o el proveïdor i què continua pendent de confirmar.
• Responsables del seguiment: indiqueu qui farà la consulta i qui informarà el client. La resta de companys de caixa han de conèixer primer l’estat de la gestió i no iniciar simultàniament un altre cobrament.

Si el que mostra el telèfon del client no coincideix amb el terminal del restaurant, comproveu-ho a través dels canals del proveïdor del servei de pagament. No traieu conclusions basant-vos directament en cap de les captures de pantalla. Conserveu els justificants necessaris d’acord amb les normes de seguretat i no compartiu en xats de grup números de targeta complets ni altres dades sensibles. Abans de canviar temporalment el mètode de pagament, comproveu també el resultat de l’intent anterior.

Les comandes fetes al web escanejant un codi QR, la sincronització al núvol i els pagaments en línia depenen de la connexió a Internet. Les funcions disponibles sense connexió del client natiu depenen de la versió oficial i de la configuració que s’utilitzin. Els terminals independents se subjecten a les normes del seu proveïdor. Quan es restableixi la connexió, comproveu primer les comandes i els pagaments abans de completar els registres. Anotar un reemborsament no vol dir que els diners ja s’hagin retornat: consulteu la confirmació del servei corresponent tant per als reemborsaments com per a les liquidacions.

Repartiu els comptes i tanqueu la caixa sense fixar-vos només en el total

Quan diverses persones comparteixen el compte, confirmeu si es repartirà per import, per plats o d’alguna altra manera que admeti el restaurant. Vinculeu cada pagament a la part corresponent del compte i indiqueu què queda pendent. Abans de canviar el repartiment, comproveu els pagaments ja confirmats. No creeu comptes nous pel mateix import per amagar el registre original, ni doneu per fet que tot el compte està pagat perquè una persona hagi fet un pagament amb targeta.

Al tancament, reviseu per separat l’efectiu comptat, els registres del TPV, els informes dels terminals externs i les liquidacions posteriors. Que el total del dia coincideixi no demostra que cada operació s’hagi assignat correctament. Si hi ha una diferència, seguiu-ne l’origen a partir dels comptes i assegureu-vos que algú en faci el seguiment. L’enquesta descriu els hàbits de pagament de la societat; les decisions i comprovacions del restaurant depenen de les operacions reals i dels requisits aplicables.