Com quadrar els pagaments dividits amb un datàfon independent: vincula cada part amb l’import, el resultat i el saldo pendent

Quan dividiu un compte i cobreu amb un datàfon independent, cada part ha de correspondre a un import concret, al resultat real de la transacció i al registre del sistema. Després, comproveu el saldo pendent. Aclariu primer l’import total i com s’ha acordat repartir-lo; gestioneu una part cada vegada abans de passar al client següent. Que tothom hagi passat la targeta no substitueix la comprovació final, transacció per transacció.

Confirmeu què queda per cobrar, sense repetir tot el procés de divisió del compte

Comproveu la taula, els plats, les comandes afegides, les parts ja pagades i els descomptes vigents, i acordeu amb els clients com es repartiran els plats compartits. Les opcions de repartiment a parts iguals, per plat o per import de MenuSnap s’han de triar segons les funcions disponibles al compte vigent. Resoleu primer qualsevol desacord i, abans de cobrar, comproveu que les parts sumin l’import pendent d’aquesta operació. No prometeu que qualsevol combinació es pugui gestionar automàticament.

Deixeu un registre vinculat per a cada cobrament

• Compte original i identificador de la part actual: ____; import a pagar i mètode: ____; persona que gestiona aquest cobrament: ____.
• Import introduït al datàfon: ____; hora de la transacció i referència necessària: ____; confirmada pel datàfon / pendent de verificació: ____.
• Registre del pagament corresponent al sistema: ____; s’han comprovat el compte original i l’import?: ____.
• Efectiu rebut i canvi donat, si escau: ____; cobrament d’aquesta part verificat: ____.
• Saldo pendent actual del compte total: ____; explicació de qualsevol diferència: ____; pas següent i persona responsable: ____.

Aquesta llista manual serveix únicament per vincular les parts del compte amb les transaccions. No hi anoteu números complets de targeta, codis de seguretat, contrasenyes ni dades dels clients que no siguin necessàries. El datàfon i el proveïdor del servei confirmen les transaccions amb targeta: verifiqueu primer que el pagament s’ha efectuat i, després, registreu-lo a la part corresponent. MenuSnap no verifica automàticament aquesta transacció externa, i no s’ha de donar per fet que el datàfon rebrà automàticament l’import.

Determineu el pas següent segons el tipus de discrepància

• El datàfon confirma el pagament, però no trobeu el registre al sistema: comproveu primer el compte original, l’hora i l’estat més recent del pagament. Si confirmeu que només falta registrar-lo, afegiu-lo a la part corresponent; no torneu a cobrar-lo.
• El resultat al datàfon no és clar: consulteu la transacció original seguint el procediment del proveïdor del servei i deixeu constància que està pendent de verificació. Que el sistema encara mostri un import pendent o que aparegui un avís al mòbil del client no és, per si sol, motiu per tornar a passar la targeta.
• Hi ha un import registrat al sistema, però no coincideix amb la informació del datàfon: atureu els cobraments següents i comproveu si s’ha seleccionat la part equivocada, s’ha introduït malament l’import o s’ha registrat un mètode de pagament incorrecte. No elimineu la diferència arbitràriament.
• S’afegeixen plats o es modifica un descompte després d’haver pagat: comproveu quines operacions permet el compte vigent i aclariu amb els clients qui es farà càrrec de l’import afegit. No continueu cobrant basant-vos en el compte inicial en paper ni suposeu que les parts ja pagades es recalcularan automàticament.

No compenseu entre si l’efectiu, les diferències d’arrodoniment i les propines

Registreu l’efectiu realment rebut i el canvi donat; no us baseu en un «ja està pagat» dit de paraula. Si en repartir l’import a parts iguals queden diferències de cèntims, comproveu al sistema els imports reals de cada part i el total, i després expliqueu-ho als clients. No deixeu que cadascú calculi de cap l’import que pagarà amb targeta per després ajustar les diferències arbitràriament.

Si un client paga de més, confirmeu si és una propina o si està pagant el saldo pendent. Registreu-ho segons les opcions que admeti realment el restaurant: no ho comptabilitzeu automàticament com a propina ni deixeu que el client següent pagui menys per compensar-ho sense dir-ho. Si cal que hi ajudi un altre empleat, aclariu si s’encarregarà d’explicar la situació o d’organitzar els registres; no deixeu que tots dos cobrin la mateixa part.

Tanqueu per separat les qüestions de connexió, reemborsaments i canvi de torn

Si es perd la connexió amb el servidor, conserveu la informació manual necessària. Quan es recuperi la connexió, consulteu els registres de pagament més recents abans d’anotar els imports confirmats com a pagats. Els pagaments, els reemborsaments, la liquidació i els torns de MenuSnap requereixen la confirmació del servidor. El datàfon independent segueix les seves pròpies condicions de connexió; això no vol dir que es pugui garantir que tot el procés funcioni sense connexió.

La persona responsable amb els permisos necessaris ha de comprovar el pagament original i tramitar el reemborsament seguint el procediment corresponent al mètode de pagament. Modificar el repartiment, imprimir el compte o registrar al sistema un reemborsament extern no farà que el datàfon independent retorni els diners automàticament. El resultat també s’ha de verificar amb el datàfon o el proveïdor del servei, i una persona responsable ha de fer el seguiment de qualsevol assumpte pendent.

Abans de donar per tancada la taula, comproveu el saldo pendent i els assumptes sense resoldre. En el canvi de torn, reviseu primer les diferències transacció per transacció i, després, el total. L’ingrés del proveïdor de pagaments pot estar subjecte a una liquidació posterior o a comissions; per tant, l’import net abonat al banc no substitueix la comprovació de les transaccions del torn. Anoteu si la diferència s’ha degut a plats compartits sense repartir, un canvi d’import, un error d’introducció o un cobrament confirmat però no registrat. La pròxima vegada, corregiu el procés que ha causat el problema, en lloc de limitar-vos a accelerar el torn de cobraments amb targeta.