Näin tilaatte jaettavia pikkuruokia: kertokaa ensin annoskoko ja sopikaa, kuka lähettää ensimmäisen tilauksen

Kun usean hengen seurue tilaa jaettavia pikkuruokia, selvittäkää ensin, millä yksiköllä annos myydään. Sopikaa sitten, mitkä ruoat koko seurue haluaa jakaa ja kuka lähettää tilauksen. Saman ruokalajin näkyminen tilauksessa kahdesti voi johtua päällekkäisestä tilauksesta, mutta asiakkaat voivat myös todella haluta toisen annoksen. Älkää poistako tilausta pelkän saman nimen perusteella. Ruokalista kertoo annoksen todellisesta sisällöstä, ja työntekijä selvittää asiakkaiden yhteisen toiveen. Jatkakaa tilausten kirjaamista vasta, kun nämä ovat selvillä.

Kertokaa annoskoko selkeästi ja tarkistettavasti

Jos ruokalistassa on vain kuva lautasellisesta friteerattua ruokaa sekä ruokalajin nimi ja hinta, asiakkaat voivat luulla, että jokaiselle tulee oma lautasellinen tai että yksi tilaus jaetaan ruokailijoiden määrän mukaan. Vaikka tilausmäärä olisi kirjattu oikein, keittiö ei voi päätellä pelkästä määrästä, onko ruoka tarkoitettu jaettavaksi. Siksi myyntiyksikkö on selitettävä ennen tilauksen kirjaamista. Asiakkaiden ja henkilökunnan käsityksistä annoskoosta ei pidä keskustella vasta ruoan saavuttua pöytään.

Annoksesta vastaavan henkilön tulee ensin kertoa, miten ruoka todellisuudessa tarjoillaan: myydäänkö se lautasittain vai kappaleittain, onko saatavilla eri annoskokoja ja näkyykö kuvassa ylimääräisiä lisäkkeitä. Ruokalajin omaleimaisen nimen voi säilyttää, mutta samalla on selitettävä annoksen todellinen sisältö ja koko, jotta myös ruokalajiin ensimmäistä kertaa tutustuva asiakas ymmärtää ne. Tarjoilijat käyttävät samaa kuvausta eivätkä ilman perusteita suosittele, kuinka monelle henkilölle annos riittää. Asiakkaat päättävät tilattavan määrän itse.

• Ruokalaji ja myyntiyksikkö: merkitkää, myydäänkö annos lautasittain, kappaleittain vai jollakin muulla todellisella yksiköllä. Nimen ja hinnan on vastattava samaa yksikköä.
• Valittava annoskoko: merkitkää saatavilla olevat koot ja niiden todellinen sisältö. Jos määrä vaihtelee raaka-aineiden mukaan, käyttäkää kuvausta, jonka ravintola pystyy pitämään johdonmukaisesti paikkansapitävänä.
• Kuvan lisäkkeet: ilmoittakaa, sisältyvätkö ylimääräiset lisäkkeet annokseen. Älkää antako kokonaisen lautasen kuvan luoda vaikutelmaa, että annos jaetaan automaattisesti ruokailijoiden määrän mukaan.
• Kieli ja raaka-aineet: tarkistakaa ensin alkuperäinen teksti ja sen jälkeen käytössä olevat kielet. Nykyisen reseptin tunteva henkilö tarkistaa raaka-aineet ja allergeenit; niitä ei pidä päätellä ruokalajin nimestä tai kuvasta.

MenuSnap-käännöstarkistusohjeissa edellytetään annoskokoja ja lisämaksuja koskevien tietojen merkityksen tarkistamista. Annoksesta vastaava henkilö vahvistaa alkuperäisen tekstin, minkä jälkeen ruokalajin ja kohdekielen tunteva henkilö tarkistaa sen. Ei pidä olettaa, että käännös täydentäisi automaattisesti tietoja, joita alkuperäisessä tekstissä ei ole esitetty selvästi.

Ensimmäisen tilauksen listaan kirjataan vain yhdessä sovitut asiat

Ohjelmiston avulla voi etsiä aiempia tilauksia, mutta se ei pysty päättelemään, aikooko koko seurue jakaa saman annoksen. Tarjoiluhenkilökunta selvittää yhteisen toiveen kasvotusten ennen kuin täyttää ensimmäisen tilauksen listan. Juomat tilataan edelleen kunkin asiakkaan oman valinnan mukaan.

• Ruokalaji, yksikkö ja määrä: kerratkaa jokainen tähän tilaukseen kuuluva jaettava annos. Älkää käsitelkö asiakkaiden puhelimissa selaamia sisältöjä lopullisina tilauksina.
• Henkilökohtainen vai jaettava: asiakas vahvistaa omat juomansa, ja seurue sopii jaettavista ruoista yhdessä. Älkää päätelkö, kenelle annos kuuluu istumapaikan perusteella.
• Ensimmäisen tilauksen lähettäjä: sopikaa, jatkaako tilausta joku asiakkaista vai työntekijä. Muut eivät lähetä samaa listaa uudelleen.
• Aiemman tilauksen tila: tarkistakaa seurueen aiemmat tilaukset. Erottakaa toisistaan valitut mutta lähettämättömät annokset, lähetetyt tilaukset, jotka odottavat vahvistusta, ja vastaanotetut tilaukset.

Jos sama annos tulee uudelleen esiin, selvittäkää ensin, mitä asiakas tarkoittaa

• Asiakas kysyy, miksi aiempi annos ei ole saapunut: selvittäkää alkuperäisen tilauksen vastaanotto-, valmistus- ja toimitustilanne. Älkää kirjatko uutta samanlaista annosta kyselyn sijaan.
• Asiakas haluaa selvästi toisen samanlaisen annoksen: varmistakaa uudelleen tämän tilauksen yksikkö ja määrä ja käsitelkää se uutena tilauksena senhetkisen saatavuuden mukaan.
• Asiakas haluaa vaihtaa annoksen tai muuttaa sen kokoa: tarkistakaa ensin valmistuksen todellinen vaihe. Vastuuhenkilö kertoo, mitä voidaan tehdä, ja muutoksesta sovitaan asiakkaan kanssa ennen kuin tieto välitetään työpisteelle.

Selaaminen, tilauksen lähettäminen, tilauksen vastaanottaminen ja ruoan valmistaminen ovat eri vaiheita. Pelkän puhelimessa näkyvän lähetystiedon perusteella ei voi päätellä, että annoksen valmistus olisi alkanut. Jos mahdollisesti päällekkäinen annos on jo valmistuksessa, vuorosta vastaava henkilö kertoo todellisen tilanteen perusteella, mitä voidaan tehdä ja mitä siitä veloitetaan. Annoksen peruuttamista tai koon muuttamista ei voida taata kaikissa tilanteissa. Kun asiakas on hyväksynyt muutoksen, välittäkää se alkuperäisen tilauksen tunnisteen kanssa työpisteelle, jossa tilausta käsitellään, ja jatkakaa vasta saatuanne vastauksen.

Jos annoskokoon liittyviä kysymyksiä tulee toistuvasti samasta ruoasta, tarkistakaa ensin sen myyntiyksikkö, annoskoot, kuva ja käännös. Jos kuvaus on selkeä mutta seurue lähettää silti tilauksen uudelleen, tarkistakaa ensimmäisen tilauksen lista ja tilausvastuun jako. Kirjatkaa vain kyseiseen ruokalajiin ja tilaukseen liittyvät tiedot. Turistien nimiä tai matkasuunnitelmia ei tarvitse tallentaa. Älkää myöskään pitäkö sitä, että asiakkaat lopulta hyväksyvät annoksen, todisteena alkuperäisen kuvauksen täydellisestä paikkansapitävyydestä.