Paperi- ja QR-koodimenujen hinnat eroavat: tarkista vanhat ja uudet hinnat tilausvaiheen mukaan

Jos paperimenun ja QR-koodilla avattavan sivun hinnat eroavat, tarkista ensin, mitä asiakas on jo nähnyt ja onko joku vahvistanut tilauksen. Kerro sitten, miten tilanne hoidetaan. Älä muuta aiempaa tilausta automaattisesti uuden hinnan mukaiseksi äläkä sovella vanhaa hintaa automaattisesti kaikkiin myöhempiin lisätilauksiin. Menun päivittäminen, aiemmin sovitun käsittely ja hintaeron hyvittäminen ovat eri asioita, ja jokainen niistä on perusteltava erikseen.

Tarkista ensin nämä asiat tilausvaiheen mukaan

• Tilausta ei ole vielä tehty: kerro, mitkä annokset ja koot vanhassa menussa ovat muuttuneet, ja anna asiakkaalle ajantasaiset tiedot, jotta hän voi tehdä uuden päätöksen. Älä odota tilauksen vahvistamista ja lisää hintaa vasta sen jälkeen.
• Tilaus on vahvistettu: tarkista alkuperäinen annos, hinta ja tilausta käsitelleen työntekijän kanssa käyty viestintä. Älä kirjaa aiempia tilausrivejä uudelleen tai muuta niiden hintoja vain siksi, että hinnat näkyisivät yhtenäisinä. Pyydä vastuuhenkilöä selvittämään kiistanalainen tilanne.
• Asiakas on tekemässä myöhempää lisätilausta: kerro kyseisen lisätilauksen annokset ja hinnat ennen sen vahvistamista. Jos asiakas mainitsee aiemmin sovitun hinnan, selvitä ensin, mitä sovittu koski. Älä sovella sitä automaattisesti koko seurueen tulevaan tilaukseen.
• Asiakas kysyy hinnasta maksun jälkeen: tarkista alkuperäinen maksutapahtuma ja asian käsittelyn vaiheet. Anna valtuutetun vastuuhenkilön hoitaa hintaero. Menun muuttaminen tai laskun tulostaminen uudelleen ei ole hyvitys.

Vastuuhenkilön tulee ensin sopia työvuorossa olevien työntekijöiden kanssa, mitä asiakkaalle kerrotaan, ja järjestää sitten yhteydenotto asianomaiseen pöytäseurueeseen. Jos asiasta kiistellään, vastuuhenkilön tulee ottaa asia hoitaakseen ja vastata tarkistettujen lupausten ja ravintolan palvelukäytäntöjen perusteella. Älä anna useiden työntekijöiden selittää tilannetta eri tavoin.

Asiakkaan puhelimessa oleva vanha sivu voi auttaa selvittämään, mitä tietoa hän näki tuolloin. Asiakas käyttää puhelintaan itse. Tarkista erikseen, mitä sivulla näkyi, lähetettiinkö tilaus ja vahvistettiinko hinta, sekä vertaa tietoja tilaukseen ja työntekijän kanssa käytyyn viestintään. Säilytä vain tarpeelliset liiketoimintaan liittyvät tiedot. Yksityisiä keskusteluja tai puhelimen kaikkia tietoja ei tarvitse kerätä.

Jos asiakas kertoo työntekijän vahvistaneen vanhan hinnan, pyydä ensin asiaa hoitanutta työntekijää selvittämään annos, summa ja keskustelun kulku. Vastuuhenkilö vastaa asiakkaalle tarkistettuaan, mitä hinnasta oli sovittu. Nykyinen sivu auttaa asiakasta tekemään myöhemmän valinnan, mutta se ei korvaa alkuperäistä tilausta tai suullista vahvistusta koskevia tietoja.

Laadi vaihtoluettelo annosten kokojen ja esillepanopaikkojen mukaan

MenuSnap-menuntuontiohjeessa edellytetään tuotujen hintojen vertaamista alkuperäiseen aineistoon. Hintoja muutettaessa vastuuhenkilö luettelee ensin annokset, kokovaihtoehdot ja ateriakokonaisuudet, joita muutos koskee, ja pyytää sitten salihenkilökuntaa tarkistamaan paperimenut ja puhelimella avattavat sivut kohta kohdalta. Muut työntekijät huolehtivat sisäänkäynnin pienten kylttien, menukansioiden ja pöytämateriaalien vaihtamisesta. Kun muutokset on tallennettu hallintajärjestelmään, vastuuhenkilön on vielä tarkistettava paikan päällä, että asiakkaiden näkemät tiedot vastaavat työvuorossa olevan henkilökunnan antamia tietoja.

• Annokset ja koot: kirjaa tarkat nimet, koot, annoskoot tai yhdistelmät, jotta samannimiset mutta erihintaiset vaihtoehdot erottuvat toisistaan.
• Tämän muutoksen sisältö: kirjaa vahvistetut vanhat ja uudet tiedot, muutoksen todellinen soveltamisala sekä tuotteet, joiden hinta ei tällä kertaa muutu. Älä ilmoita yleisesti, että kaikkien hinnat ovat nousseet.
• Esillepanopaikat: tarkista erikseen sisäänkäynnin pienet kyltit, tiski, menukansiot, pöydillä olevat paperimenut ja asiakkaiden käsissä olevat materiaalit. Yhden nipun vaihtaminen ei tarkoita, että kaikki vanhat menut olisi saatu poistettua.
• Puhelinnäkymä ja henkilökunnan ohjeistus: tarkista nykyinen sivu ja työvuoron aikana käytettävä yhtenäinen ohjeistus. Asiakkaan vanha sivu auttaa selvittämään, mitä hän näki tuolloin, mutta se ei korvaa tilausta tai suullista vahvistusta koskevia tietoja.
• Avoimet asiat: merkitse vielä selvitettävät hintaerot, alkuperäiseen tilaukseen liittyvät tiedot ja asian hoitamisesta vastaava henkilö. Säilytä vain tarpeelliset liiketoimintaan liittyvät tiedot.

Samannimistä kahvia voi olla saatavana erikokoisina annoksina, ja aamiaiskokonaisuuksiin voi sisältyä erilaisia juomia. Luettele hinnanmuutokset tarkasti tuotevaihtoehdon ja yhdistelmän mukaan ja pidä luettelossa myös tuotteet, joiden hinta pysyy tällä kertaa ennallaan. Näin salihenkilökunta pystyy selittämään muutokset kohta kohdalta. Hintojen esittämiseen voi myös liittyä paikallisia sääntöjä, joten ravintolan tulee varmistaa asia asianmukaiselta asiantuntijalta. Tämä toimintamalli auttaa jäsentämään menutietoja ja tilauksiin liittyvää viestintää, mutta se ei korvaa verotusta tai lakisääteistä hinnoittelua koskevaa arviota.

Käsittele aiemmat ostot ja hyvitykset alkuperäisten tietojen perusteella

Jos asiakas kysyy hinnasta maksun jälkeen, tarkista ensin alkuperäinen maksutapahtuma ja asian käsittelyn vaiheet. Anna valtuutetun vastuuhenkilön hoitaa hintaero. Jos kyseessä on verkkomaksun hyvitys, tarkista todellinen lopputulos palvelusta ja maksukanavasta. Erillisellä maksupäätteellä tehty hyvitys on tarkistettava sen oman menettelyn mukaisesti. Menun muuttaminen korjaa tulevaa esillepanoa, kun taas hyvitys korjaa rahamääräisen eron. Siirrä nämä erillisinä asioina eteenpäin. Selvitä verkkoyhteyden katkeamisen jälkeen myös tilauksen ja maksun tila ja pidä seurannassa olevat asiat tallessa.

Lopuksi vastuuhenkilö tarkistaa erikseen, onko vanhat esillä olevat materiaalit vaihdettu, onko joku selittänyt hintaerot pöydissä oleville asiakkaille ja onko alkuperäiseen tilaukseen liittyviä asioita vielä selvitettävänä.