Eri aikaan saapuvien asiakkaiden palveleminen: tarkista kunkin kierroksen lisätilaukset ja vielä tarjoilemattomat annokset asiakkaiden liittymisjärjestyksessä

Aina kun asiakkaita saapuu lisää, työntekijä tarkistaa ensin, mitä on jo tilattu ja mitä annoksia ei ole vielä toimitettu. Sen jälkeen hän varmistaa, mitä tällä kertaa todella lisätään ja mihin se kirjataan. Älä kirjaa koko seurueen tilausta uudelleen senhetkisen henkilömäärän perusteella äläkä yhdistä laskuja pelkän seurueeseen kuulumisen perusteella. Kirjaa saapumiseen liittyvät muutokset ja tämän kierroksen lisäykset samaan paikkaan, jotta seuraava työntekijä voi jatkaa saman pöydän palvelua.

Päivitä tiedot asiakkaiden saapumisen mukaan sen sijaan, että kirjaisit koko seurueen tarpeet uudelleen

• Ensimmäiset asiakkaat asettuvat pöytään: kirjaa pöytä, alkuperäinen tilaus sekä tilatut ja vielä toimittamattomat tuotteet. Selvitä ensin, miten jo syntyneet kulut on tarkoitus maksaa.
• Seuralaisia saapuu myöhemmin: kysy ensin, onko joku heidän seurueestaan jo pöydässä ja missä he haluavat istua. Selvitä sitten heidän henkilökohtaiset ja yhteiset tarpeensa tällä kertaa ja kerro, mihin ne kirjataan. Jos laskutuksesta ei ole vielä sovittu, säilytä alkuperäiset kirjaukset ennallaan.
• Asiakkaat lisäävät selvästi uusia tuotteita tällä kierroksella: toista annoksen tiedot ja määrä, vertaa niitä aiempiin tilauksiin ja varmista, onko kyse lisäyksestä vai aiemman tilauksen tiedustelusta.
• Pöytää vaihdetaan kesken kaiken: tarkista alkuperäinen tilaus ja uusi paikka sekä ilmoita muutoksesta valmistelusta ja tarjoilusta vastaaville työntekijöille. Varmista järjestelmässä tehtävien toimien sallittavuus käyttöoikeuksien ja senhetkisen tilanteen mukaan.
• Joku lähtee ennen muita: tarkista, mistä hän vastaa, mitä on todella maksettu ja paljonko on vielä maksamatta. Älä jaa etukäteen kuluja, joita ei ole vielä syntynyt.

Kirjaa jokaiselta kierrokselta kuusi tietoa, joita voidaan myöhemmin tarkistaa

• Nykyinen pöytä ja alkuperäinen tilaus: käytä tunnistettavaa hakutietoa. Älä etsi laskua ulkonäön, vaatetuksen tai kaikkien seuralaisten nimien perusteella.
• Tällä kierroksella esitetyt toiveet: kirjaa vain tällä kertaa vahvistetut annokset, niiden tiedot ja määrät. Kerro keittiölle selvästi tämän kierroksen lisäykset ja tilauksen tunniste. Käytä vanhoja tietoja tarkistamiseen, älä lähetä koko tilausta uudelleen.
• Toimitetut ja toimittamattomat tuotteet: erottele jo tarjoillut annokset, valmistuksessa olevat, valmiit mutta vielä tarjoilematta olevat sekä tuotteet, joista pitää vielä kysyä.
• Maksusopimus: kirjaa, kuka vastaa uusista kuluista ja onko asiasta vielä sovittava. Älä päättele maksuvastuuta saapumisjärjestyksestä.
• Tämän kierroksen vastuuhenkilö: kokoaa yhteen muiden työntekijöiden vastaanottamat uudet pyynnöt ja nimeää sijaisen poistuessaan paikaltaan.
• Seuraava vaihe: kirjaa, tarkistetaanko vanha tilaus, lähetetäänkö tämän kierroksen lisäykset vai odotetaanko vastausta tietyltä työntekijältä. Työn vastaanottavan kollegan on vahvistettava saaneensa tiedot.

Jos myöhemmin saapunut asiakas haluaa tilata vielä yhden jaettavan annoksen, työntekijä tarkistaa aiemman kierroksen valmistus- ja toimitustiedot, kertoo jo tilatuista tuotteista ja kysyy, onko kyse lisätilauksesta vai aiemman tilauksen varmistamisesta. Älä peru tilausta omin päin vain siksi, että joku samassa pöydässä arvelee sen olleen jo tilattu. Älä myöskään tulkitse pyyntöä ”sama uudestaan” niin, että koko seurueen tilaus pitäisi tehdä uudelleen. Tällä kierroksella pyynnön esittävä asiakas vahvistaa tärkeät annostiedot ja määrän kasvotusten.

Saman pöydän asiakkaat voivat kysyä ruokalistasta, pyytää vettä ja tilata lisää eri työntekijöiltä. Yksi työntekijä voidaan nimetä kokoamaan tällä kierroksella vahvistetut pyynnöt, kun taas muut vastaavat asiakkaiden tarpeisiin tavalliseen tapaan ja välittävät uudet tiedot samaan paikkaan tarkistettaviksi. Kun vastuuhenkilö poistuu, hänen on nimettävä seuraajansa ja kerrottava keskeneräisistä asioista. Näin asiakas saa apua keneltä tahansa työntekijältä, ja tarjoiluhenkilökunnalla on yksi selkeä, ajan tasalla oleva tilannekuva.

Pöydänvaihdossa päivitetään pöydän tiedot, ei tehdä myöhemmin saapuneille uutta tilausta

• Varmista, mitä alkuperäiseen pöytään on kirjattu ja toimitettu sekä mitkä annokset ovat vielä tulossa, jotta uudessa pöydässä ei tilata samoja tuotteita uudelleen.
• Tarkista uusi paikka ja nykyinen laskutusjärjestely. Vain käyttöoikeuden saanut työntekijä tekee mahdolliset toimet senhetkisen tilanteen mukaan. Älä päättele kuppien siirtämisestä, että pöydänvaihto on kirjattu.
• Välitä vastaanotosta, valmistuksesta ja tarjoilusta vastaaville työntekijöille selkeästi tieto uudesta pöydästä. Myös vielä tarjoilematta olevien juomien osalta on varmistettava, että joku jatkaa asian hoitamista. Pelkkä tieto pöydänvaihdosta tarjoiluhenkilökunnan kesken ei riitä.
• Yksi työntekijä kertaa luovutuksen tuloksen. Vuoron vastaanottavan työntekijän on löydettävä kirjaus tilauksen tunnisteella ilman, että hänen tarvitsee päätellä tapahtumia muistinvaraisesti.

Ennen muita lähtevän asiakkaan lasku kattaa vain sovitut kulut

Ennen muita lähtevä asiakas voi haluta maksaa vain omat juomansa tai osallistua myös joidenkin yhteisten annosten maksamiseen. Kassatyöntekijän on ensin tarkistettava uusimmat tuotteet, jo vastaanotetut maksut ja jäljellä oleva summa sekä varmistettava asiakkaan kanssa, mistä kuluista tämä vastaa. Myöhemmin saapuvat asiakkaat voivat edelleen tilata lisää, joten koko seurueelle ei pidä jakaa etukäteen kuluja, joita ei ole vielä syntynyt.

MenuSnapin laskunjako-oppaassa esitellään tasajako sekä jako annosten ja summan mukaan. Työntekijät tarkistavat jo vahvistetun maksuvastuun jaon perusteella, mitä jakotapoja nykyinen lasku tukee, ja käsittelevät sitten maksut osuus kerrallaan.

• Tarkista kunkin osuuden todellinen maksu ja jäljellä oleva summa. Tulostettu jaettu lasku tai yhden henkilön maksutosite ei todista, että koko seurueen lasku olisi maksettu.
• Erillisen maksupäätteen tapahtuma on ensin tarkistettava itse päätteestä tai maksupalveluntarjoajalta. Sen jälkeen maksu kirjataan oikealle osuudelle. MenuSnap ei automaattisesti vahvista erillisellä maksupäätteellä tehtyä tapahtumaa.
• Jos maksun tila on epäselvä, tarkista alkuperäinen tapahtuma äläkä veloita uudelleen ennen kuin asia on selvitetty. Jos pöytään tilataan lisää maksamisen aikana, tarkista ensin laskun uusin versio.

Verkkomaksut ja pilvisynkronointi edellyttävät verkkoyhteyttä. Natiivin sovelluksen offline-käytön laajuus riippuu virallisesta versiosta ja asetuksista. Yhteyden palautuessa tarkista tilaukset ja maksut. Saapumisen muutoksista ja tilauskierroksista pidettävät kirjaukset ovat vain henkilökunnan apuna; ne eivät korvaa virallista tilausta eivätkä osoita, että järjestelmässä olisi automaattinen ryhmittely- tai laskujen yhdistämistoiminto.