Juomatilauksen kiirehtiminen vai uusi lisätilaus: erota vanha pyyntö, täydennystoimitus ja uusi tilaus

Kun saman pöydän seurue ottaa uudelleen puheeksi saman juoman, selvitä ensin, tiedusteleeko se aiemmin tilattua juomaa, pyytääkö se toimittamaan jo tilatun mutta saapumatta jääneen juoman vai haluaako se selvästi tilata vielä uuden. Tarkista aiemman pyynnön tilanne alkuperäisen tilauksen perusteella. Vain uuden tilauksen kohdalla varmista määrä ja jatka sitten kirjaamista. Juoman valmistuminen baarissa, sen noutaminen salihenkilökunnan toimesta ja sen toimittaminen pöytään ovat eri asioita. Älä siis päättele pelkästä ”valmis”-kommentista tai tarjottimesta, että koko tilauskierros olisi toimitettu.

Kolme eri tarkoitusta – kolme erilaista toimintatapaa baarin kanssa

• Tilauksen tilanteen tiedustelu: Kerro alkuperäisen tilauksen tiedot ja juomasta tunnistamisen kannalta olennaiset tiedot. Pyydä baaria kertomaan, onko juomaa alettu valmistaa, valmistetaanko sitä parhaillaan vai odottaako valmis juoma noutoa. Älä tee uutta tilausta samasta juomasta vain tarkistaaksesi tilanteen.
• Toimittamatta jääneen juoman pyytäminen: Tarkista ensin, mitä tällä tilauskierroksella pitäisi toimittaa ja mitä on jo toimitettu. Selvitä, onko juoma baarissa, matkalla pöytään vai vielä valmistamatta. Älä aloita valmistusta uudelleen ennen kuin tilanne on selvitetty.
• Selkeä lisätilaus: Varmista pöydästä tämän uuden tilauksen määrä ja juomien ominaisuudet. Välitä uusi pyyntö siitä vastaavalle työntekijälle; älä muuta tiedustelua suoraan uudeksi ostokseksi.

Jos asiakas ei muista, mihin tilauskierrokseen juoma kuuluu, työntekijä voi auttaa selvittämällä asiaa toistamalla juoman tyypin ja vielä toimittamatta olevan osuuden. Asiakkaalta ei pidä vaatia sisäisten tunnistenumeroiden muistamista eikä siirtää tilausten selvittämisen vastuuta hänelle.

Ravintolan työnluovutuslomakkeeseen voi merkitä aikajärjestyksessä ensimmäisen juomakierroksen, myöhemmät lisätilaukset ja juomat, joiden tilanne pitää vielä selvittää. Kierrosmerkinnät ovat vain apuna; varsinainen toiminta perustuu todellisiin tilauksiin. Lomakkeesta vastaava työntekijä täydentää selvittämänsä tiedot alkuperäiseen kohtaan, jotta tehtävän vastaanottava työntekijä voi jatkaa samojen tietojen pohjalta.

MenuSnapin keittiön työnluovutusohjeessa erotetaan toisistaan valmistumiseen liittyvät vastuut ja salihenkilökunnan vastuu juomien toimittamisesta pöytään. Kun baarin henkilökunta on selvittänyt kyseisen tehtävän tilanteen, sen tulee kertoa, mikä henkilökunnan rooli vastaa seuraavasta vaiheesta, ja välittää tilannetieto pöytää hoitavalle henkilökunnalle.

Juomakohtainen toimituskortti: kirjaa muutakin kuin kierroksen juomien kokonaismäärä

• Tilausta yksilöivät tiedot: nykyinen pöytä, alkuperäinen tilaus, tämän tilauksen juoma ja sen ominaisuudet. Tarkista samanlaiset juomat erikseen, vaikka niitä olisi tilattu eri pöytiin tai eri kierroksilla; älä päättele oikeaa määrää lasien perusteella.
• Valmistus ja sijainti: merkitse erikseen, onko juoma vielä valmistuksessa, valmis ja baarissa, annettu salihenkilökunnalle vietäväksi vai jo pöydässä. Nämä ovat henkilökunnan viestintämerkintöjä eivätkä lupaus uusista käyttöliittymän tiloista.
• Tällä kertaa viedyt ja vielä toimittamatta olevat juomat: kirjaa tarjotinta luovutettaessa, mitkä juomat lähtivät, mitkä jäivät baariin ja kuka jatkaa asian hoitamista. Pelkkä merkintä tarjottimen viemisestä ei riitä.
• Vielä selvittämättömät asiat: säilytä tiedot tiedusteluista, lisäpyynnöistä, joiden alkuperää ei tunneta, ja työpisteeltä odotettavista vastauksista. Merkitse alkuperäinen vastaanottaja ja seuraava toimenpide. Älä kirjaa henkilökohtaisia ulkonäköön liittyviä tietoja tai yksityisiä tietoja.

Kun juoma saapuu pöytään, kerro asiakkaalle, mitkä juomat on toimitettu tällä kertaa ja mitkä ovat vielä tulossa. Jos tarjoilija vaihtuu, kerro seuraavalle työntekijälle toimittamatta olevat juomat ja nykyinen vastuuhenkilö. Seuratkaa tilannetta saman tilauksen perusteella älkääkä ilmoittako vain juomien kokonaismäärää.

Jos asiakas antaa juoman seurassaan olevalle henkilölle, työntekijän ei pidä muuttaa sitä, kenen laskulle juoma kuuluu, sen perusteella, kuka juomaa sillä hetkellä pitelee. Jos on epäselvää, maksaako seurue yhdessä vai erikseen, asia on varmistettava erikseen. Juoman ojentamista ei pidä käyttää perusteena laskun jakamiselle. Juoman toimittaminen ja maksun suorittaminen ovat eri asioita: maksu on tarkistettava erikseen, eikä toimitusmerkintä todista laskua maksetuksi.

Tarkista juoman tilanne ennen ominaisuuksien muuttamista; pelkkä lisähuomautus ei korvaa vastausta

Asiakas voi odottaessaan pyytää vaihtamaan alkuperäisen juoman alkoholittomaan vaihtoehtoon tai muuttamaan jään määrää. Tarjoilijan tulee ensin kysyä baarista, onko juoma jo valmistettu, ja kertoa sen jälkeen, mitä muutoksia voidaan käytännössä tehdä. Älä lupaa muutosta pöydässä ja jätä asiaa vain tilauksen lisähuomautuksen varaan. Älä myöskään toimita jo valmistettua juomaa asiakkaalle korvaavana vaihtoehtona ilman hänen vahvistustaan.

Kun paperisia tilauslappuja ja näyttöjä käytetään rinnakkain, muutostieto on toimitettava sille työpisteelle, jossa kyseistä juomaa käsitellään. Vastaanottajan tulee verrata alkuperäistä tilausta uusiin vaatimuksiin ja ilmoittaa, onko valmistus jo keskeytetty tai voidaanko juomaa vielä muuttaa. Salihenkilökunta kertoo tämän jälkeen asiakkaalle lopullisen järjestelyn. Ravintolapäällikkö voi nimetä muutosten vastaanottajan henkilökunnan sijainnin perusteella, jotta pöytää hoitava henkilökunta, baari ja kassa toimivat saman päätöksen mukaisesti. Työnluovutuslomake auttaa tietojen löytämisessä, mutta varsinainen valmistus on silti varmistettava työpisteeltä.

Jos samasta juomasta kysytään toistuvasti, tarkista kortista, johtuuko tilanne siitä, ettei valmistuksen etenemisestä ole kerrottu, ettei baarin viesti ole välittynyt takaisin vai onko seurue todella tehnyt uuden tilauksen. Selvitä ensin, mitä tosiasiassa on tapahtunut, ja huolehdi sitten tarvittavasta vastauksesta tai toimituksesta. Näin seuraava työntekijä tietää, mikä juoma vielä puuttuu ja keneltä asiaa pitää seuraavaksi kysyä.