Ravintolan kassajärjestelmän kokonaiskustannukset: kokoa tilausmaksut, laitteet, maksut ja käyttöönotto yhteen

Kun vertailet ravintolan kassajärjestelmiä, rajaa ensin toiminta ja vertailujakso. Kirjaa sitten tilausmaksujen lisäksi myös laitteisiin, yhteyksiin, maksamiseen, ruokalistan valmisteluun, koulutukseen ja käyttöönottoon liittyvät kulut. Laske tiedossa olevat kulut yhteen, mutta pidä vielä hinnoittelemattomat erät erillään. Älä merkitse niitä nollaksi ja kutsu summaa kokonaiskustannukseksi. Edullisuutta voi arvioida vasta, kun tiedät, mitä samaan työmäärään sisältyy.

Rajaa vertailu ensin

• Toimipaikkojen määrä, valuutta ja vertailujakso: ____; tarjousten päiväykset: ____.
• Tarvittavat työroolit sekä työntekijöiden ja päätelaitteiden määrät: ____; palvelutavat, kuten paikan päällä ruokailu ja nouto: ____.
• Ruokalistan kielet ja valmisteltava sisältö: ____; keittiönäyttöjen tai tulostuksen järjestelyt: ____.
• Ominaisuudet, jotka on otettava käyttöön: ____; laitteet, joita voidaan käyttää edelleen: ____; toiminnot, joita ei toistaiseksi oteta käyttöön: ____.

Kirjaa jokainen kulu samoilla tiedoilla

Alla on tyhjä pohja, jonka voit ottaa käyttöön nykyisessä paperilomakkeessasi tai työkirjassasi. Älä täytä sitä oletetuilla summilla äläkä käytä yhden toimipaikan maksuprosenttia toisen toimipaikan sopimuksen sijasta.

• Kulu ja siihen liittyvä tehtävä: ____; maksunsaaja: ____; kertaluonteinen / jatkuva / käytön mukaan määräytyvä: ____.
• Summa ja valuutta: ____; laskutusjakso: ____; sisältyvätkö verot: ____.
• Sovellettava määrä tai käyttö: ____; tarjouksen peruste ja voimassaoloaika: ____; mitä ei sisälly: ____.
• Pakko hankkia / voidaan käyttää edelleen / ei oteta vielä käyttöön: ____; vahvistuksen hankkiva vastuuhenkilö: ____.
• Vielä hinnoittelemattomat tai ehdoiltaan avoimet asiat: ____; ennen vahvistusta huomioitavat budjettierät: ____.

Mitkä kulut jäävät helposti huomaamatta

• Tilausmaksut: toimipaikkojen, työntekijöiden, päätelaitteiden, ruokalistojen ja tarvittavien ominaisuuksien laajuus sekä maksujaksot, uusiminen, muutokset ja palvelun päättämisen ehdot.
• Laitteet ja yhteydet: laitteet, telineet, johdot, tulostinliitännät, tarvittava asennus sekä myöhemmät paperirullat, huolto ja verkkoyhteys.
• Maksupalvelut: maksutapahtumien käsittely, päätelaitteet ja sopimuksessa määritellyt maksut; miten esimerkiksi hyvityksistä veloitetaan ja soveltuvatko palvelut tilille ja maahan.
• Sisältö ja koulutus: ruokalistan kokoamiseen, käännösten tarkistamiseen ja henkilöstön perehdytykseen käytetty työaika. Erota se erikseen sovituista ulkopuolisista käyttöönottomaksuista.
• Siirtyminen ja käytön lopettaminen: vanhan ja uuden tilauksen päällekkäisyys, avoimien asioiden seuranta, vanhojen tietojen saaminen ja säilyttäminen sekä palvelun päättämisen ehdot.

Tarkista MenuSnap-palvelun hinnat ja tilaukseen sisältyvät palvelut ajantasaiselta hinnastosivulta sekä tilin todellisista tilausehdoista. Älä käytä vanhoja kuvakaappauksia pysyvänä hinnastona. Keittiönäyttöjärjestelmää (KDS), tulostusta, verkkomaksuja ja tekoälytehtäviä koskevat omat tilauspakettiin, asetuksiin tai käyttömäärään liittyvät ehtonsa. Ohjelmistotilaus ei sisällä laitteita. Selvitä myös etukäteen, ovatko vanhat laitteet yhteensopivia ja voiko niiden käyttöä jatkaa.

Tarkista tiedossa olevat summat peittämättä avoimia kohtia

Laske kertaluonteiset ja jatkuvat kulut erikseen. Kohdista jatkuvat kulut vertailujaksoon niiden todellisen laskutusjakson perusteella. Erittele tapahtuma- tai käyttömäärään perustuvien kulujen soveltamisperuste ja avoimet ehdot sen sijaan, että yhdistäisit kaiken näennäisen täsmälliseksi kuukausikeskiarvoksi. Jos summat, valuutat tai verojen käsittely eroavat toisistaan, tuo erot ensin esiin. Älä laske niitä suoraan yhteen ja kutsu tulosta kokonaishinnaksi.

Se, ettei MenuSnap peri tilauksista prosenttiperusteista alustapalkkiota, ei tarkoita, että pankin, erillisen maksupäätteen tai verkkomaksupalveluntarjoajan palvelut olisivat maksuttomia. Korttitapahtumat edellyttävät edelleen palveluntarjoajan vahvistusta. Jos erillinen maksupääte pidetään käytössä, sisällytä työtehtävien jakoon myös se, että työntekijät tarkistavat maksun summan ja onnistumisen ja kirjaavat sitten maksun kyseiselle laskulle. Maksun kirjaamista ei pidä sekoittaa automaattiseen pankkitäsmäytykseen.

Kirjaa valmistelutyöt tehtävinä, äläkä päättele säästynyttä työaikaa katselukerroista

Pyydä ravintolapäällikköä kirjaamaan, ketkä työntekijät hoitavat ruokalistan, laitteiden ja koulutuksen valmistelun ja kuinka paljon siihen käytetään aikaa. Erota henkilöstön oma työ ulkopuolisista palvelumaksuista. Myös tekoälyn tuottaman tai avustaman sisällön tarkistaa ruoan valmistuksen tunteva henkilö. Ruokalistan katselukerrat eivät tarkoita, että asiakas olisi tehnyt tilauksen tai että yhden asiakaspalvelukerran työ olisi jäänyt pois. Niiden perusteella ei voi suoraan laskea takaisinmaksuaikaa tai tehdä henkilöstövähennyksiä koskevia päätöksiä.

Selvitä avoimet tilaukset ja siirrä talteen tarvittavat aineistot ennen vanhan palvelun päättämistä. Varmista vanhalta palveluntarjoajalta, mitä tietoja saa, missä muodossa ja millä rajoituksilla. Älä oleta, että tiedot siirtyvät automaattisesti. Merkitse päällekkäiset kulut todellisen siirtymäaikataulun mukaan. Älä irtisano varalla pidettävää palvelua vain siksi, että uusi palvelu on jo ostettu.

Täydennä tarkistuslista ensimmäisen kokonaisen laskutuskauden jälkeen

Pyydä taloushallinnosta vastaavaa henkilöä tarkistamaan jokainen kohta toteutuneita laskuja vasten, ja pyydä ravintolapäällikköä lisäämään toteutuneet uudet tarvike- ja valmistelukulut. Selvitä erot tarkistamalla puuttuvat kuluerät, lisäpalvelut, määrien muutokset ja laskutusehtojen väärinymmärrykset. Älä käsittele kertaluonteisia avausvalmisteluja kuukausittain toistuvina kuluina, eikä yhden kuukauden tavallista pienempi lasku todista, että kustannukset olisivat jatkossa pienemmät. Tarkista tarjous uudelleen seuraavan uusimisen tai toimipaikan laajentamisen yhteydessä, jotta jokainen kulu liittyy tiettyyn tehtävään.