Mitä tehdä, kun ravintolan verkkoyhteys katkeaa: ota tilaukset vastaan käsin numeroituina ja täsmäytä valmistus sekä maksut yhteyden palauduttua

Jos ravintolan verkkoyhteys katkeaa äkillisesti, keskeytä tilausten lähettäminen uudelleen ja maksujen veloittaminen toistamiseen. Vuorovastaava nimeää yhden henkilön kokoamaan salin, keittiön ja kassan tiedot. Selvitä ensin, mitkä tilaukset oli vastaanotettu ja mitkä annokset valmistettu ennen häiriötä. Numeroi uudet tarpeet yhtenäisesti käsin. Kun yhteys palautuu, tarkista ensin järjestelmän uusin tilanne. Älä syötä kaikkia paperitilauksia uudelleen.

Selvitä ensin, mitkä toiminnot vaativat verkkoyhteyden

MenuSnap ei tällä hetkellä tarjoa kattavaa offline-tilaamisen ja kassankäytön toimintoa. Maksut, hyvitykset, tilitykset ja vuorotoiminnot edellyttävät palvelimen vahvistusta. Asiakkaiden QR-koodilla tilaaminen, pilvipohjainen hallintajärjestelmä, pilvipohjaisen KDS-näytön päivitykset ja verkkomaksut edellyttävät asianmukaista verkkoyhteyttä. Paikallinen tulostinyhteys ei tarkoita, että koko toiminta voisi jatkua offline-tilassa. Myöskään vanhan sivun tai kuitin näkyminen ei osoita, että uusi tila olisi päivittynyt.

Erillinen maksupääte noudattaa omia verkkoyhteys- ja palveluntarjoajan sääntöjään. Tarkista alkuperäisen maksutapahtuman tulos ensin päätteestä tai palveluntarjoajalta. Säilytä onnistuneesta maksusta tarvittavat tositteet. Kun MenuSnap on saanut yhteyden palvelimeen ja olemassa olevat kirjaukset on tarkistettu, merkitse maksu. Jos tapahtuman tulos on epäselvä, älä veloita maksua uudelleen.

Yksi numerointikäytäntö: kirjaa uudet tarpeet ja tarkistettavat asiat erikseen

Nimeä yksi henkilö antamaan käsin tehdyille kirjauksille yhtenäiset numerot. Paperitilaus on väliaikainen palvelun apuväline, eikä se tarkoita, että järjestelmä olisi vastaanottanut myynnin. Jos saman pöydän tilauksen lähetyksen tulos on epäselvä, tarkista asia salihenkilöstöltä ja keittiöstä. Älä käsittele koko pöydän tilausta uutena valmistustilauksena.

• Käsin annettu numero: ____; pöydän tai noutotilauksen tunniste: ____; kellonaika ja ravintolan aikavyöhyke: ____; asian hoitaja: ____.
• Alkuperäinen tilaus tai tarkistettava lähetys: ____; ennen häiriötä tiedossa olleet tiedot: ____.
• Tällä kertaa todella lisätyt annokset, koot tai muut valinnat ja määrät: ____; vielä vahvistettavat tarpeet: ____.
• Keittiöön toimitettu: ____; vastaanottaja ja kellonaika: ____; valmistus aloitettu/valmis: ____; asiakkaalle toimitettu: ____.
• Vastaanotettu käteinen ja vaihtoraha: ____; erillisessä maksupäätteessä vahvistettu/tarkistettava: ____; tarvittavien tositteiden sijainti: ____.
• Seuraava toimenpide: ____; nykyinen vastuuhenkilö: ____; vuoronvaihdossa asian vastaanottava henkilö: ____.

Mitä salin, keittiön ja kassan tulee välittää toisilleen

• Sali: selvitä asiakkaalta, yrittikö hän lähettää tilauksen ja onko hänellä tilausnumero. Tarkista olemassa olevat tiedot ja kerro, kuka selvittää asiaa. Jos tulosta ei saada, kirjaa tilaus tarkistettavaksi äläkä anna usean henkilön tehdä sitä uudelleen.
• Keittiö: tarkista alkuperäisen tilauksen ja käsin annetun numeron avulla, mitkä annokset ovat valmistuksessa, mitkä ovat jo valmiita ja mitä ei ole vielä otettu vastaan. Ota vastaan vain lisäykset, joiden on varmistettu olevan vielä saapumatta keittiöön, ja välitä vastaanottovahvistus salihenkilöstölle.
• Kassa: säilytä erikseen tositteet vastaanotetusta käteisestä, vaihtorahasta ja ulkoisen maksupäätteen tapahtumasta. Maksutavan valitseminen ei tarkoita, että maksu olisi saatu. Älä kopioi koko kortin numeroa tai tunnuslukua.
• Laitteista vastaava henkilö: selvitä, koskeeko häiriö yksittäistä laitetta, ravintolan verkkoa vai siihen liittyvää palvelua, ja ota yhteyttä oikeaan tukipalveluun. Säilytä sovelluksen tiedot äläkä anna jokaisen työntekijän käynnistää laitteita vuorotellen uudelleen tai muuttaa pariliitoksia tilapäisesti.

Liitä lisäykset ja peruutukset alkuperäiseen numeroon ja välitä eteenpäin vain muutokset. Ennen peruutuksen vahvistamista tarkista valmistuksen vaihe ja selitä tilanne asiakkaalle. Ravintolan vastuuhenkilön on edelleen vahvistettava erityisruokavaliota koskevat tiedot; häiriötilanne ei ole syy sivuuttaa raaka-aineita tai valmistusolosuhteita. Ravintolan omistaja tai hänen nimenomaisesti valtuuttamansa ylläpitäjä hoitaa varayhteyden ja laitteiden asetusten muutokset sovitun käytännön mukaan häiritsemättä jo käynnissä olevia toimituksia.

Yhteyden palauduttua täsmäytä tilaukset tilanteen mukaan

• Alkuperäinen tilaus löytyy järjestelmästä: vertaa sitä käsin tehtyihin kirjauksiin ja todelliseen valmistustilanteeseen ja varmista, onko tilaus jo toimitettu. Älä kirjaa samoja annoksia uudelleen.
• Uusi tarve on kirjattu käsin, mutta sitä vastaavaa tietoa ei ole järjestelmässä: varmista ensin valmistus ja vastaanotettu maksu. Lisää puuttuva tieto vasta sitten tuetuilla kirjaustavoilla. Jos toimintatapa ei ole selvä, ota yhteyttä tukeen, jotta samaa tilausta ei lähetetä uudelleen keittiöön.
• Maksu on onnistunut ulkoisessa päätteessä, mutta vastaavaa maksua ei näy järjestelmässä: palauta yhteys, tarkista uusimmat tiedot ja merkitse oikea summa alkuperäiselle laskulle. Älä veloita maksua uudelleen.
• Määrät tai summat eivät täsmää osapuolten välillä: säilytä tiedot eroista ja tositteet ja anna nimetyn vastuuhenkilön selvittää asia. Älä peitä eroja keksityillä kirjauksilla.

Yksi henkilö vastaa tietojen jälkikirjauksista ja toinen tarkistaa summat sekä sen, että tiedot on liitetty oikeisiin tilauksiin. Muut työntekijät jatkavat asiakaspalvelua. Odota, että palvelin vahvistaa hyvitykset, tilitykset ja vuoroon liittyvät toimet, ja käsittele ne sitten asianmukaisen käytännön mukaan. Tarkista erikseen, tulostuvatko puuttuvat tulosteet ja saapuvatko tehtävät perille. Älä oleta, että verkkoyhteyden palautuminen hoitaa kaikki odottavat asiat automaattisesti.

Siirrä vuoronvaihdossa tarkistettavat asiat eteenpäin – älä tyydy kertomaan, että verkkoyhteys toimii taas

Käy käsin annettujen numeroiden avulla läpi, mikä tilaus, annos tai maksu on vielä selvittämättä. Kirjaa myös, mitä asiakkaalle on jo kerrottu ja keneen otetaan seuraavaksi yhteyttä. Seuraavan vuoron vastuuhenkilö etsii alkuperäiset tositteet, kertaa seuraavan toimenpiteen ja jatkaa asian hoitamista. Säilytä vain tarpeelliset tiedot. Kun lähetät tukipalvelulle kuvakaappauksia, peitä henkilötiedot ja maksutositteiden tiedot.

Selvitä vuoron lopuksi vaikein täsmäyttämätön asia: puuttuuko numero, onko keittiöltä jäänyt vastaus saamatta, onko annos toimitettu mutta kirjaamatta vai puuttuuko maksusta tosite? Seuraavan vuoron tehtävä on hankkia asiaan liittyvät tiedot ja sopia vastuista. Verkkoyhteyden palautuminen kertoo vain teknisen tilanteen. Arkistoi väliaikaiset kirjaukset ravintolan käytännön mukaan vasta, kun tilaukset, valmistus, toimitukset ja saadut maksut on täsmäytetty kohta kohdalta.