Sådan beregner du de samlede omkostninger ved et kassesystem til restauranten: Saml abonnement, udstyr, betaling og skift på én liste

Når restauranter sammenligner kassesystemer, bør de først afgrænse driften og sammenligningsperioden og derefter medregne udgifter til udstyr, forbindelse, betaling, menuklargøring, oplæring og systemskifte ud over abonnementet. Læg de kendte udgifter sammen som en delsum, men opfør poster, der endnu ikke er tilbud på, separat. Sæt ikke nul på dem, og kald ikke delsummen de samlede omkostninger. Om en løsning er billig, afhænger af, hvad der faktisk er inkluderet for samme arbejdsomfang.

Afgræns først sammenligningen

• Antal butikker, valuta og sammenligningsperiode: ____; dato for tilbud fra hver leverandør: ____.
• Nødvendige roller samt antal medarbejdere og terminaler: ____; spisning på stedet, takeaway og andre betjeningsformer: ____.
• Menusprog og indhold, der skal klargøres: ____; opsætning af køkkenskærme eller printere: ____.
• Funktioner, der skal aktiveres: ____; udstyr, der kan genbruges: ____; funktioner, der ikke skal aktiveres endnu: ____.

Registrér hver udgift med de samme felter

Her er en tom skabelon, som kan bruges i et eksisterende papirskema eller regneark. Udfyld ikke beløb ud fra antagelser, og brug ikke én butiks betalingsgebyrer som erstatning for en anden butiks aftale.

• Post og tilhørende opgave: ____; betalingsmodtager: ____; engangsudgift/løbende udgift/forbrugsafhængig udgift: ____.
• Beløb og valuta: ____; faktureringsperiode: ____; er moms inkluderet: ____.
• Relevant antal eller forbrug: ____; tilbudsgrundlag og gyldighed: ____; ikke inkluderet: ____.
• Skal købes/kan genbruges/aktiveres ikke endnu: ____; ansvarlig for at indhente bekræftelse: ____.
• Poster uden tilbud eller med uafklarede vilkår: ____; budgetposter, der skal stå åbne indtil bekræftelse: ____.

Udgiftsposter, der let bliver overset

• Abonnement: Omfang for butikker, medarbejdere, terminaler, menuer og nødvendige funktioner samt betalingsperiode, fornyelse, ændringer og vilkår for opsigelse.
• Hardware og forbindelse: Udstyr, holdere, kabler, printertilslutning og nødvendig installation samt papiruller, vedligeholdelse og netværk fremover.
• Betalingstjenester: Transaktionsbehandling, terminal- og aftalebestemte gebyrer, gebyrer ved forhold som refundering samt om tjenesten gælder for den pågældende konto og det pågældende land.
• Indhold og oplæring: Skeln mellem butikkens interne tidsforbrug til menuklargøring, kontrol af oversættelser og oplæring af medarbejdere og eksterne implementeringsgebyrer, der er aftalt særskilt.
• Overgang og afslutning: Overlappende abonnementer på nyt og gammelt system, opfølgning på uafklarede forhold, adgang til og opbevaring af historiske data samt vilkår for afslutning af tjenesten.

Kontrollér priser og inkluderede ydelser for MenuSnap på den aktuelle prisside og i de faktiske abonnementsvilkår for kontoen. Brug ikke gamle skærmbilleder som grundlag for priser, der antages at gælde fremover. KDS, print, onlinebetaling og AI-opgaver har hver deres abonnements-, konfigurations- eller forbrugsbetingelser. Softwareabonnementet omfatter ikke udstyr, og det skal også afklares på forhånd, om eksisterende udstyr er kompatibelt og kan genbruges.

Beregn den kendte delsum korrekt uden at skjule ukendte poster

Læg engangsudgifter og løbende udgifter sammen hver for sig. Tilpas de løbende udgifter til deres faktiske faktureringsperioder, så de kan sammenlignes over den samme periode. Opfør transaktions- eller forbrugsafhængige poster særskilt med grundlaget for beregningen og eventuelle uafklarede forhold. Slå dem ikke sammen til en tilsyneladende præcis gennemsnitlig månedspris. Hvis beløb, valuta eller momsgrundlag er forskellige, skal forskellene forklares, før løsningerne sammenlignes; læg ikke beløbene direkte sammen og kald resultatet den samlede pris.

At MenuSnap ikke opkræver en procentbaseret provision af ordrer via platformen, betyder ikke, at banken, en separat betalingsterminal eller en onlinebetalingstjeneste er gratis. Korttransaktioner skal stadig bekræftes af betalingstjenesteudbyderen. Hvis restauranten beholder terminalen, skal medarbejdernes arbejde med at kontrollere beløb og betalingsresultat og derefter registrere betalingen også indgå i opgavefordelingen. En betalingsregistrering må ikke forveksles med automatisk bankafstemning.

Registrér forberedelsesarbejdet som opgaver; beregn ikke arbejdsbesparelser ud fra sidevisninger

Lad restaurantchefen registrere, hvilke medarbejdere der står for klargøring af menuen og udstyret samt oplæring, og hvor lang tid det tager. Hold butikkens interne tidsforbrug adskilt fra eksterne gebyrer. AI-assisteret indhold skal stadig kontrolleres af en person, der kender til retterne. Antallet af menuvisninger er ikke det samme som antallet af bestillinger og betyder ikke, at en medarbejderopgave er sparet. Brug det ikke direkte som grundlag for beregninger af tilbagebetaling eller personalereduktion.

Før den gamle tjeneste afsluttes, skal uafsluttede ordrer afvikles, og de oplysninger, der skal bevares, sikres. Afklar med den hidtidige leverandør, hvilke typer data der kan udleveres, i hvilke formater og med hvilke begrænsninger. Gå ikke ud fra, at data overføres automatisk. Registrér overlappende udgifter ud fra den faktiske plan for systemskiftet, og opsig ikke en reservetjeneste med det samme, blot fordi den nye løsning allerede er købt.

Opdatér listen efter den første fulde faktureringsperiode

Lad den regnskabsansvarlige sammenholde hver post med de faktiske regninger, og lad restaurantchefen tilføje faktisk forbrug af ekstra materialer og tid til forberedelse. Undersøg forskelle enkeltvis for manglende poster, ekstra tjenester, ændrede antal eller misforståede faktureringsvilkår. Engangsudgifter til klargøring ved åbning må ikke behandles som løbende månedlige udgifter, og en enkelt billig måned beviser ikke, at løsningen er billigere på lang sigt. Gennemgå tilbuddenes omfang igen ved næste fornyelse eller udvidelse, så hver udgift svarer til en konkret opgave.