Slik beregner du totalkostnaden for et kassasystem i restauranten: samle abonnement, utstyr, betaling og overgang i én oversikt

Når du sammenligner kassasystemer for restauranten, bør du først avklare driftsomfanget og sammenligningsperioden. Ta deretter med utgifter til utstyr, tilkobling, betaling, klargjøring av meny, opplæring og overgang, i tillegg til abonnementet. Summer de kjente kostnadene, men før poster du ennå ikke har fått pristilbud på, separat. Ikke sett dem til null og kall delsummen for totalkostnaden. Om en løsning er rimelig, avhenger av hva som faktisk er inkludert for det samme arbeidsomfanget.

Avklar sammenligningsgrunnlaget

• Antall steder, valuta og sammenligningsperiode: ____; dato for tilbudet fra hver leverandør: ____.
• Nødvendige roller samt antall ansatte og terminaler: ____; servering på stedet/takeaway og andre serveringsformer: ____.
• Menyspråk og innhold som må klargjøres: ____; oppsett for kjøkkenskjermer eller skrivere: ____.
• Funksjoner som må være aktivert: ____; utstyr som kan brukes videre: ____; det som ikke skal aktiveres ennå: ____.

Registrer hver kostnad med de samme opplysningene

Nedenfor finner du en tom mal som kan brukes i et eksisterende papirskjema eller regneark. Ikke fyll inn antatte beløp på forhånd, og ikke bruk betalingssatsene til én restaurant som erstatning for avtalevilkårene til en annen.

• Post og tilhørende oppgave: ____; betalingsmottaker: ____; engangsutgift/løpende kostnad/bruksbasert kostnad: ____.
• Beløp og valuta: ____; faktureringsperiode: ____; inkluderer beløpet skatt: ____.
• Relevant antall eller bruksmengde: ____; grunnlag for tilbudet og gyldighetsperiode: ____; ikke inkludert: ____.
• Må kjøpes/kan brukes videre/aktiveres ikke foreløpig: ____; ansvarlig for å innhente bekreftelse: ____.
• Deler som mangler tilbud eller der vilkårene ikke er avklart: ____; budsjettposter som må stå åpne til de er bekreftet: ____.

Kostnader som er lette å overse

• Abonnement: omfang for steder, ansatte, terminaler, menyer og nødvendige funksjoner; betalingsintervall, fornyelse, endringer og vilkår for å avslutte tjenesten.
• Utstyr og tilkobling: enheter, stativer, kabler, skriverkobling, nødvendig installasjon og senere utgifter til papirruller, vedlikehold og nettverk.
• Betalingstjenester: transaksjonsbehandling, terminal- og avtalefestede gebyrer, hvordan refusjoner og andre situasjoner prises, og om tjenesten gjelder for kontoen og landet.
• Innhold og opplæring: skill mellom intern tidsbruk til å strukturere menyen, kontrollere oversettelser og lære opp ansatte i ulike roller, og eksterne implementeringskostnader som er avtalt separat.
• Overgang og avslutning: overlappende abonnement for gammelt og nytt system, oppfølging av uavklarte saker, tilgang til og oppbevaring av historikk samt vilkår for når tjenesten avsluttes.

Bekreft kostnadene for MenuSnap og hva som er inkludert, ut fra den gjeldende prissiden og kontoens faktiske abonnementsvilkår. Ikke bruk gamle skjermbilder som grunnlag for priser på lang sikt. KDS, utskrift, betaling på nett og AI-oppgaver har egne vilkår for abonnement, oppsett eller bruksmengde. Utstyr er ikke inkludert i programvareabonnementet, og det må også avklares på forhånd om eksisterende utstyr er kompatibelt og kan brukes videre.

Summer kjente delbeløp uten å skjule det som er uavklart

Summer engangsutgifter og løpende kostnader hver for seg. Samordne faktureringsperioden for de løpende kostnadene med sammenligningsperioden. Oppfør kostnader som beregnes per transaksjon eller etter bruk separat, med grunnlaget de gjelder for og eventuelle uavklarte forhold. Ikke slå alt sammen til en tilsynelatende presis gjennomsnittlig månedspris. Hvis beløp, valuta eller skattebehandling ikke samsvarer, må forskjellene forklares før du sammenligner. Ikke legg beløpene rett sammen og kall summen en totalpris.

At MenuSnap ikke tar prosentvis provisjon på plattformbestillinger, betyr ikke at banken, en frittstående terminal eller en leverandør av nettbetaling er gratis. Korttransaksjoner må fortsatt bekreftes av betalingstjenesteleverandøren. Hvis restauranten beholder terminalen, bør de ansattes arbeid med å kontrollere beløp og transaksjonsresultat og deretter registrere betalingen på den tilhørende regningen også inngå i arbeidsfordelingen. Ikke behandle en betalingsregistrering som en automatisk bankavstemming.

Registrer klargjøringen som oppgaver; ikke beregn spart arbeid ut fra antall menyvisninger

La daglig leder registrere hvilke roller som faktisk utfører arbeidet med meny, utstyr og opplæring, og hvor lang tid det tar. Skill mellom intern tidsbruk og eksterne kostnader. Innhold som er laget med hjelp av AI, må fortsatt kontrolleres av noen som kjenner rettene. Antall menyvisninger betyr ikke at gjestene har bestilt, eller at én manuell serviceoppgave er spart. Det kan ikke brukes direkte til å beregne tilbakebetalingstid eller som grunnlag for å redusere bemanningen.

Før den gamle tjenesten avsluttes, må dere ferdigbehandle eller overlevere utestående bestillinger og sørge for å overføre opplysninger som skal beholdes. Bekreft med den opprinnelige leverandøren hvilke typer data dere kan få ut, i hvilke formater og med hvilke begrensninger. Ikke ta for gitt at dataene blir overført automatisk. Før overlappende kostnader i tråd med den faktiske overgangsplanen; ikke avslutt reservetjenesten med en gang bare fordi en ny tjeneste allerede er kjøpt.

Oppdater oversikten etter den første hele faktureringsperioden

La den regnskapsansvarlige sammenligne hver post med de faktiske fakturaene, og be daglig leder føre opp forbruksmateriell og klargjøringsarbeid som har kommet i tillegg. Undersøk avvik post for post: manglende kostnader, ekstratjenester, endringer i antall eller misforståtte faktureringsvilkår. Ikke behandle engangsutgifter til klargjøring ved oppstart som månedlige løpende kostnader, og ikke ta én billig måned som bevis på at løsningen blir rimeligere over tid. Gå gjennom tilbudets omfang på nytt ved neste fornyelse eller når restauranten utvides, slik at hver utgift kan knyttes til en konkret oppgave.