Så beräknar du den totala kostnaden för ett kassasystem till restaurangen: samla abonnemang, utrustning, betalningar och systembyte i en och samma lista

När du jämför kassasystem för restaurangen bör du först avgränsa verksamheten och jämförelseperioden. Ta sedan med kostnader för utrustning, anslutning, betalningar, menyförberedelser, utbildning och systembyte utöver abonnemanget. Summera de kända kostnaderna och redovisa poster som ännu saknar offert separat. Sätt inte noll på dem och kalla delsumman för totalkostnad. Om en lösning är billig eller inte beror på vad som faktiskt ingår för samma arbetsuppgifter.

Börja med att ange vad jämförelsen omfattar

• Antal restauranger, valuta och jämförelseperiod: ____; datum för offerter från respektive leverantör: ____.
• Roller, antal anställda och antal terminaler som behövs: ____; serveringssätt, till exempel servering på plats eller avhämtning: ____.
• Menyspråk och innehåll som behöver förberedas: ____; upplägg för köksskärmar eller skrivare: ____.
• Funktioner som måste aktiveras: ____; utrustning som kan återanvändas: ____; sådant som inte ska aktiveras ännu: ____.

Anteckna varje kostnad med samma uppgifter

Här är en tom mall som du kan använda i ett befintligt pappersformulär eller kalkylblad. Fyll inte i uppskattade belopp i förväg och använd inte en restaurangs betalningsavgift som ersättning för en annan restaurangs avtalsvillkor.

• Post och tillhörande arbetsuppgift: ____; betalningsmottagare: ____; engångskostnad/löpande kostnad/användningsbaserad kostnad: ____.
• Belopp och valuta: ____; debiteringsperiod: ____; ingår moms: ____.
• Tillämpligt antal eller användningsvolym: ____; offertunderlag och giltighetstid: ____; sådant som inte ingår: ____.
• Måste köpas in/kan återanvändas/aktiveras inte ännu: ____; ansvarig för att inhämta bekräftelse: ____.
• Poster som saknar offert eller där villkoren är oklara: ____; budgetposter att hålla kvar tills de har bekräftats: ____.

Kostnader som är lätta att missa

• Abonnemang: omfattning för restauranger, anställda, terminaler, menyer och nödvändiga funktioner samt betalningsperiod, förnyelse och villkor för ändring eller uppsägning.
• Utrustning och anslutning: enheter, stativ, kablar, skrivaranslutning och nödvändig installation samt papper till skrivare, underhåll och nätverk framöver.
• Betalningstjänster: transaktionshantering, terminal- och avtalsenliga avgifter, avgifter för exempelvis återbetalningar samt om tjänsten gäller för det aktuella kontot och landet.
• Innehåll och utbildning: skilj åt restaurangens interna arbete med menybearbetning, kontroll av översättningar och utbildning för olika roller, och externa implementeringsavgifter som avtalats separat.
• Övergång och avslut: överlappande abonnemang för det gamla och nya systemet, uppföljning av oavslutade ärenden, åtkomst till och lagring av historik samt villkoren för när tjänsten upphör.

Kontrollera priserna för MenuSnap och vad som ingår på den aktuella prissidan och mot villkoren för kontots faktiska abonnemang. Utgå inte från gamla skärmbilder som om priserna gällde på obestämd tid. KDS, utskrift, onlinebetalningar och AI-uppgifter har egna villkor för abonnemang, konfiguration eller användningsvolym. Programvaruabonnemanget omfattar inte utrustning. Kontrollera också i förväg om befintlig utrustning är kompatibel och kan återanvändas.

Beräkna delsummorna för kända kostnader korrekt utan att dölja okända poster

Summera engångskostnader och löpande kostnader var för sig. Anpassa de löpande kostnaderna till den faktiska debiteringsperioden så att de kan jämföras över samma period. Redovisa kostnader per transaktion eller användning separat, med tillämpligt underlag och sådant som ännu inte är fastställt. Blanda inte ihop dem till en till synes exakt genomsnittlig månadsavgift. Om belopp, valuta eller momsbehandling skiljer sig åt ska skillnaderna anges innan alternativen jämförs. Lägg inte bara ihop beloppen och kalla summan totalpriset.

Att MenuSnap inte tar ut någon procentuell plattformsprovision på orderbeloppet betyder inte att banken, en fristående kortterminal eller en leverantör av onlinebetalningar är kostnadsfri. Korttransaktioner behöver fortfarande bekräftas av betaltjänstleverantören. Om ni behåller terminalen ska personalens arbete med att kontrollera belopp och betalningsresultat och därefter registrera betalningen också ingå i arbetsfördelningen. Betrakta inte registrerade betalningar som automatisk bankavstämning.

Dokumentera förberedelsearbetet som arbetsuppgifter; dra inte slutsatser om arbetstidsbesparingar utifrån antal menyvisningar

Låt restaurangchefen dokumentera vilka roller och vilken tid som faktiskt avsätts för menyarbete, utrustning och utbildning. Skilj restaurangens interna insatser från externa avgifter. AI-assisterat innehåll behöver fortfarande kontrolleras av någon som känner till vad restaurangen serverar. Antalet menyvisningar är inte detsamma som lagda beställningar eller att ett manuellt servicemoment har kunnat undvikas. Det kan därför inte direkt användas för att beräkna när investeringen betalar sig eller som grund för personalnedskärningar.

Innan ni avslutar den gamla tjänsten ska ni reda ut oavslutade beställningar och samla in det material som behöver sparas. Fråga den tidigare leverantören vilka uppgifter ni kan få ut, i vilket format och med vilka begränsningar. Förutsätt inte att informationen flyttas automatiskt. Anteckna överlappande kostnader utifrån den faktiska planen för systembytet. Säg inte upp reservtjänsten direkt bara för att den nya redan har köpts in.

Fyll i listan med uppgifter från den första hela faktureringsperioden

Låt den som ansvarar för ekonomin stämma av varje post mot de faktiska fakturorna, och be restaurangchefen lägga till de förbrukningsvaror och förberedelser som faktiskt tillkommit. Undersök skillnader var för sig: saknade poster, tilläggstjänster, ändrade antal eller missförstånd om debiteringsvillkoren. Räkna inte engångskostnader för förberedelser vid öppning som löpande månadskostnader. En billigare månad visar inte heller att det blir billigare på lång sikt. Gå igenom offertens omfattning igen vid nästa förnyelse eller när ni utökar verksamheten, så att varje kostnad motsvarar en konkret arbetsuppgift.