Meertalige afhaalbestellingen controleren: controleer eerst het afhaalbewijs en daarna de specificaties per beker

Bij afhaalbestellingen in verschillende talen controleer je twee keer: zoek eerst met de afhaalidentificatie de juiste bestelling op en controleer daarna per beker de melksoort, of het drankje warm of koud is, het bekerformaat en het aantal. Een bijna gelijk nummer, hetzelfde bekerformaat of een knikkende gast vervangt de controle van de specificaties niet. Is het scherm door fel licht moeilijk te lezen of kan de gast het omgeroepen nummer niet verstaan, gebruik dan een papieren bon, mondelinge uitleg of spreek de gast persoonlijk aan. Vereis niet dat gasten hiervoor hun telefoon gebruiken.

Specificatiekaart per beker: vraag ook naar de opties als je de naam van het gerecht hebt begrepen

De naam van een koffie wordt misschien wel ongeveer begrepen, terwijl de melksoort, de keuze voor warm of koud of het bekerformaat over het hoofd wordt gezien. De richtlijnen van MenuSnap voor vertaalcontrole benadrukken dat informatie aan de hand van het daadwerkelijke recept moet worden gecontroleerd. Vraag daarom ook aan de balie de opties één voor één na met de onderstaande specificatiekaart, in plaats van alleen de naam van het gerecht of drankje te bevestigen.

• Bestelling en product: vergelijk met wat daadwerkelijk op deze bestelling is ingevoerd. Controleer bij namen in verschillende talen eerst of het om hetzelfde gerecht of drankje gaat; ga niet af op een vergelijkbare uitspraak.
• Melksoort: noteer wat de gast voor deze bestelling heeft bevestigd en vergelijk dit met de beschikbare opties en de bereidingsgegevens. Controleer de regels voor vervangingen afzonderlijk.
• Temperatuur en bekermaat: herhaal deze afzonderlijk. Zeg niet alleen dat het hetzelfde is als op de foto of als bij het vorige drankje.
• Aantal en bereidingsmarkeringen: controleer voor elke beker of deze overeenkomt met de bevestigde specificaties. Doe bij een onduidelijke markering navraag bij de medewerker die de drankjes bereidt; leid de specificaties niet af uit de kleur.
• Manier van uitleggen: noteer welke formulering de gast begrijpt of wie heeft geholpen. Beschouw het aanwijzen van een afbeelding niet als instemming met alle opties.

Bij dieetbeperkingen moeten medewerkers de informatie controleren aan de hand van betrouwbare gegevens van het restaurant. Geef geen veiligheidsgarantie omdat een vertaling ongeveer hetzelfde lijkt te zeggen. Lukt het voorlopig niet om duidelijk te communiceren, vraag dan een geschikte collega om hulp of leg de gast uit welke informatie nog niet is bevestigd. De vertaling dient als gezamenlijk referentiepunt; de balie blijft verantwoordelijk voor wat er daadwerkelijk wordt verstrekt.

Bij vergelijkbare bekers: controleer eerst de bestelling en de markering, en geef ze dan pas mee

Dranken met alternatieve melk en dranken volgens het reguliere recept kunnen in hetzelfde type beker zitten. Laat de medewerker die de drankjes bereidt het verschil aangeven en gebruik duidelijke, consistente markeringen. De medewerker die de bestelling meegeeft, controleert deze vervolgens aan de hand van de onderstaande situaties. Laat gasten niet zelf op basis van het uiterlijk een beker uitkiezen.

• Afhaalbewijs en specificaties komen overeen: geef de producten per beker mee volgens deze bestelling, benoem de bevestigde keuzes voor elke beker en controleer daarna de hoeveelheid.
• Afhaalbewijs klopt, maar de specificaties zijn onduidelijk: laat de bereidingsmedewerker dit eerst controleren. Houd de drankjes in het gedeelte dat onder toezicht van medewerkers staat en laat de gast niet zelf een beker uitkiezen.
• De gast heeft een vergelijkbaar drankje meegenomen dat niet bij deze bestelling hoort: controleer beleefd van wie het is en wat er al is meegegeven. Laat een meegenomen, aangeraakt of geopend product door de verantwoordelijke afhandelen volgens de voedselveiligheidsregels en procedures van het restaurant. Zet het niet bij producten die nog moeten worden meegegeven. Bij bijzondere dieetwensen moeten de specificaties en bereidingsgegevens opnieuw worden gecontroleerd; vervang het drankje niet simpelweg door een vergelijkbare beker.

Zorg dat het afhaalbewijs zichtbaar is; vertrouw niet alleen op het horen van een nummer

Medewerkers gebruiken het bestaande bestel- of afhaalkenmerk van het restaurant, wijzen dit persoonlijk aan de gast aan en leggen vervolgens uit waar de gast kan wachten en hoe de bestelling kan worden opgehaald. Leg het bestel- of afhaalkenmerk, het bedrag op de rekening en het tafelnummer elk apart uit, zodat de gast onthoudt waaraan de bestelling te herkennen is. Leg de afhaalprocedure uit zoals die in het restaurant daadwerkelijk wordt aangeboden. Kan de gast het omgeroepen nummer niet goed verstaan, spreek dan af dat een medewerker persoonlijk een seintje geeft of op een andere manier helpt. Vertel gasten alleen over automatische meldingen en vergelijkbare mogelijkheden als het restaurant die daadwerkelijk aanbiedt.

Vraag de gast bij fel licht naar een plek te gaan waar het scherm goed te lezen is. Bedien de privételefoon van de gast niet zonder toestemming. Controleer voordat je overschakelt op een papieren bon of mondelinge service of de bestelling al is ingediend, en houd de bevestigde keuzes aan. Vraag de gast niet opnieuw een QR-code te scannen en te bestellen alleen om een nieuw nummer te krijgen.

Geef bestellingen in delen mee en leg met dezelfde bestelling uit wat er nog ontbreekt

Als een bestelling zowel drankjes als warm eten bevat, kan de balie het deel dat klaar is alvast meegeven. Vertel dan duidelijk wat er nog niet klaar is en zorg dat een collega die de overdracht overneemt dit kan controleren. Een gast kan van plan zijn na het ophalen van de koffie alweer te vertrekken. Als je alleen het nummer noemt en niet uitlegt wat er nog ontbreekt, kan de rest worden vergeten, ook als de registratie achter de bar klopt. Controleer nogmaals of het aantal meegegeven producten overeenkomt met het totale aantal op de bestelling.

• Al meegegeven: herhaal welke producten en hoeveelheden je deze keer meegeeft; noem niet alleen het afhaalnummer.
• Nog op te halen: benoem duidelijk welk warm eten of welke drankjes nog ontbreken en draag dit over aan de medewerker die op dat moment verantwoordelijk is. Leid dit niet af uit het aantal bekers dat nog op de toonbank staat.
• Wachtplek en seintje: spreek een plek af die de gast kan vinden. Gaat de gast ergens in de buurt wachten of zitten, werk de wachtlocatie dan bij en geef de nieuwe plek door aan de verantwoordelijke collega. Geef de gast op de afgesproken manier een seintje.