Bestellen zonder QR-code: papieren menu’s, bediening en mobiele bestellingen naast elkaar

Als gasten geen QR-code willen of kunnen scannen, bied dan direct een papieren menu en hulp bij het bestellen aan. Vraag niet waarom. Het gaat er niet om dat iedereen aan tafel dezelfde bestelwijze gebruikt, maar om eerst te controleren welke bestellingen al zijn verzonden, alleen nieuwe wensen toe te voegen en medewerkers actief terug te laten komen aan tafel. Zo krijgen ook gasten zonder mobiele bestelling aandacht.

Bij aankomst voor een papieren menu kiezen: vertel wie er terugkomt

• Vraag op een natuurlijke manier of gasten liever een papieren menu bekijken of hun telefoon gebruiken. Een medewerker kan helpen als dat nodig is. Beslis niet voor gasten op basis van hun leeftijd, nationaliteit of uiterlijk.
• Vertel bij het geven van het menu wat er die dag beschikbaar is en wat er tijdelijk is veranderd. Zeg wie de bestelling komt opnemen en geef gasten daarna de tijd om te kiezen.
• Laat de medewerker die verantwoordelijk is voor de tafel actief terugkomen. Draag de tafel bij vertrek over aan een specifieke collega. Ga er niet van uit dat gasten zonder mobiele bestelling voorlopig niet willen bestellen.

Van mobiel naar hulp van een medewerker: controleer eerst hoever de bestelling is

• Als gasten alleen het menu bekijken of gerechten kiezen, controleer dan eerst of ze de bestelling nog niet hebben verzonden. Voer die daarna als medewerker in, met de juiste tafel, opties, aantallen en toeslagen.
• Zeggen gasten dat ze de bestelling hebben verzonden, of is niet duidelijk wat er op het scherm is gebeurd? Zoek de bestelling op aan de hand van de tafel of het bestelnummer en neem zo nodig contact op met de collega die bestellingen aanneemt. Voer niet zomaar de hele bestelling opnieuw in omdat de pagina is vastgelopen.
• Als gasten iets toevoegen nadat de bestelling al is geplaatst, zoek dan eerst de oorspronkelijke bestelling op en verwerk toevoegingen en wijzigingen apart. Gaat het om een gerecht dat al wordt bereid, vraag dan eerst de keuken hoe ver de bereiding is voordat je antwoord geeft.

Laat gasten tijdens het helpen zelf de betreffende pagina tonen. Controleer de bestelling op je eigen werkapparaat. Vraag niet om de ontgrendelcode en neem de telefoon niet over om op eigen initiatief betalingen uit te voeren of andere apps te gebruiken. De digitale menukaart van MenuSnap en bestellen via een QR-code zijn verschillende functies. Bij restaurants waar gasten alleen het menu kunnen bekijken, nemen medewerkers de bestelling op.

Gemengde bestellingen aan dezelfde tafel: houd bij wie wat heeft besteld

Als sommige gasten aan tafel via hun telefoon bestellen en anderen mondeling, hoeft niet iedereen dezelfde bestelwijze te gebruiken. Controleer eerst wie welke gerechten wil en of een tafelgenoot die al heeft besteld. Voer daarna alleen de daadwerkelijk nieuwe wensen in. Vraag bij gerechten om te delen ook eerst naar het gewenste aantal. Leid niet uit het aantal telefoons af dat iedereen een eigen rekening wil.

MenuSnap ondersteunt het invoeren van bestellingen door medewerkers via POS. Ook bij een handmatig opgenomen bestelling moet je de tafel, porties, opties en daadwerkelijke toeslagen controleren en de bestelling herhalen voordat je die indient. Koppel speciale verzoeken aan het betreffende gerecht. Leg meteen uit als iets niet mogelijk is of nog niet is bevestigd. Zo wordt de bediening geen tweede, afwijkende versie van het menu.

Zorg dat het papieren menu, de mobiele pagina en de uitleg van medewerkers overeenkomen

• Menuversie en datum van bijwerken: ____; wijzigingen in prijzen, porties of beschikbaarheid: ____.
• Bewaarplaats van papieren menu’s en verantwoordelijke voor het innemen van oude versies: ____; verantwoordelijke voor de mobiele inhoud: ____.
• Medewerker voor de tafel: ____; vervanger bij afwezigheid: ____; contactpersoon voor ingewikkelde uitleg: ____.
• Nog te controleren bestellingen bij de overstap van mobiel bestellen naar bestellen via een medewerker: ____; nieuwe wensen die al zijn bevestigd: ____; wie neemt de volgende stap: ____.

Een tijdelijke bijlage bij het papieren menu moet goed leesbaar zijn en mag niet in tegenspraak zijn met de oude pagina’s. Meld uitverkochte gerechten voordat gasten kiezen. Vertrouw niet alleen op een briefje bij de balie dat gasten op het terras niet kunnen zien. Kleine letters, weerspiegeling en een taal niet goed beheersen zijn verschillende problemen. Bied daarom waar nodig afzonderlijk een duidelijke papieren versie, passende verlichting en gecontroleerde vertalingen aan.

Zorg dat iemand klaarstaat voor ingewikkelde vragen en netwerkproblemen

Meertalige informatie helpt gasten de inhoud te begrijpen, maar vervangt geen betrouwbare informatie over ingrediënten. Vragen gasten naar allergenen of kruiscontact, laat dan een verantwoordelijke medewerker in het restaurant de actuele receptuur en bereidingsomstandigheden controleren. Als die niet bevestigd kunnen worden, zeg dat dan eerlijk. Trek geen conclusies over de veiligheid op basis van AI of het weglaten van een ingrediënt.

Bestellen via een QR-code op een webpagina, online betalen en synchroniseren via de cloud zijn afhankelijk van een netwerkverbinding. Gaat er iets mis, controleer dan eerst welke bestellingen al zijn verzonden en zet de bediening daarna handmatig voort. Zodra de verbinding is hersteld, vergelijk je eerst de bestellingen met de daadwerkelijk ontvangen betalingen en vul je pas daarna ontbrekende gegevens aan. Voor KDS of printen zijn nog steeds het bijbehorende abonnement, de juiste configuratie en apparatuur nodig. Dat de bestelpagina bij een gast opent, bewijst niet dat de keuken de bestelling heeft ontvangen.

Controleer of iemand buiten de boot valt; streef niet naar een QR-code voor iedereen

Vraag bij het afsluiten van de dienst of gasten met een papieren menu een medewerker konden vinden, of ze dezelfde wens herhaaldelijk moesten uitleggen en of prijzen online en op papier van elkaar verschilden. Maak onderscheid tussen menu’s die niet gelijklopen, een bedieningsgedeelte waar niemand de gasten verder hielp en dubbele invoer bij de overstap naar bestellen via een medewerker. Pak elk probleem aan in de betreffende processtap en geef gasten niet de schuld omdat ze niet gewend zijn aan technologie.