Café på pilgrimsruten: Brug et kort med serveringsoplysninger til at forklare ophold og afhentning

Caféer langs Camino de Santiago tager imod rejsende på kort ophold. Fortæl først, hvad der kan fås lige nu, og hvordan maden afhentes, før I præsenterer bestillingsværktøjer. Angiv åbningstider, servering af varm mad og tidspunktet for sidste bestilling hver for sig. Beskriv mulighederne for at spise på stedet, tage maden med og holde pause ud fra det, caféen faktisk tilbyder. Så kan rejsende beslutte, om de vil sætte sig, tage maden med eller vælge en anden løsning, uden først at skulle lære at scanne en QR-kode.

Udfyld først et kort med oplysninger om dagens servering

Felterne nedenfor er til brug for caféens egen planlægning. Den ansvarlige udfylder dem med de faktiske oplysninger for dagen og sørger for, at de også fremgår ved indgangen, ved disken, på papirmenuen og på mobilmenuen. Hvis en service ikke tilbydes, skal det stå klart, så gæsterne ikke skal gætte sig til det.

• Åbningsdage og lokal tidszone: ____; åbningstid: ____; hvor besked om midlertidig pause eller lukning findes: ____.
• Tidsrum for kaffe og kolde retter: ____; tidsrum for varm mad: ____; tidspunkt for sidste bestilling: ____.
• Dagens retter og portionsstørrelser: ____; priser og eventuelle tillæg: ____; midlertidigt udsolgte varer: ____.
• Muligheder for at spise på stedet eller tage maden med: ____; afhentningssted: ____; kan drikkevarer og varm mad afhentes hver for sig: ____.
• Faktiske muligheder for drikkevand, opladning og opbevaring af bagage: ____; medarbejder, man kan spørge, eller kontaktmulighed: ____.

Spørg først, hvornår gæsten skal gå, og undersøg derefter den aktuelle tilberedning

Når en gæst spørger, om der er tid nok, skal medarbejderen først spørge, hvornår gæsten ønsker at gå, og derefter forhøre sig hos køkkenpersonalet om den aktuelle situation for de valgte retter. Hvis drikkevarerne kan serveres først, mens den varme mad stadig kræver ventetid, skal det forklares hver for sig, så gæsten selv kan beslutte, hvad der passer. Serveringstiderne på menuen reserverer ikke mad til den enkelte gæst og kan ikke erstatte en konkret vurdering på stedet af, hvornår maden er klar.

• Hvis der kun sælges drikkevarer eller kolde retter: Forklar først, hvad der kan bestilles, så gæsterne ikke først ved disken opdager, at den varme mad endnu ikke serveres.
• Når sidste bestilling nærmer sig: Spørg først køkkenet, om det kan tage imod bestillingen på de ønskede varer. Gå ikke ud fra, at alt kan bestilles, blot fordi caféen stadig har åbent.
• Hvis varm mad og drikkevarer udleveres hver for sig: Registrér under samme ordre, hvad der er udleveret, hvad der mangler, og hvem der følger op. Fortæl gæsten, hvor vedkommende skal vente på resten.
• Hvis serveringen ændres midlertidigt: Undersøg først, hvilke allerede afgivne bestillinger der er berørt, og opdatér derefter oplysningerne for nye gæster. Erstat ikke uden videre varer, som allerede er bekræftet.

Der skal stadig være en fuld betjeningsmulighed uden mobil

Hvis gæstens telefon er løbet tør for strøm, der ikke er netværk, eller det er besværligt at bruge telefonen, skal I sørge for menuoplysninger ved disken, en papirmenu og mulighed for at bestille hos en medarbejder. Hvis gæsten går fra mobilen til disken, skal I først spørge, om bestillingen allerede er sendt, og derefter kontrollere de eksisterende registreringer. Tag kun imod nye ønsker. At nøjes med at se menuen og at scanne en QR-kode for at bestille er forskellige måder at bruge menuen på. Beskriv mulighederne ud fra de funktioner, caféen faktisk har åbnet for; online visning og bestilling kræver en netværksforbindelse.

Brug de samme beskrivelser af portionsstørrelser, varme og kolde retter samt tillæg for drikkevarer og morgenmad, så medarbejderne nemt kan gengive oplysningerne. Vælg sprog ud fra faktiske forespørgsler og den kapacitet, caféen har til at vedligeholde indholdet, og få det gennemgået af en person, der behersker sproget og kender retterne. Antag ikke, hvilket sprog gæsterne taler, ud fra deres nationalitet, og gør ikke informationen unødigt lang for gæster på kort ophold.

Lad ikke ikoner afgøre, om et kostbehov kan imødekommes

AESAN oplyser, at mundtlige oplysninger om allergener skal understøttes af skriftligt eller elektronisk materiale. Når en gæst oplyser om et kostbehov, skal den ansvarlige medarbejder kontrollere den aktuelle opskrift, leverandøroplysningerne og forholdene under tilberedningen. At skifte til en plantedrik eller fjerne en ingrediens er heller ikke i sig selv en garanti for, at der ikke er allergener eller risiko for krydskontaminering. Hvis I ikke kan bekræfte oplysningerne, skal I sige det tydeligt og lade gæsten beslutte, hvad vedkommende vil gøre.

Ret oplysningerne før åbning, og overdrag afhentninger ved vagtskifte

Før åbning skal I kontrollere, at oplysningerne på kortet om servering, priser og tidspunkter svarer til dagens tilbud. Åbn derefter menuen fra gæstens placering. Udskrivning kræver de relevante abonnementer, konfiguration og kompatible enheder. Ved vagtens start skal I også kontrollere papir, forbindelse og det program, der sender kvitteringer. Hvis der ikke kommer en kvittering på papir, skal I først undersøge, hvor ordren er endt, i stedet for straks at bede gæsten bestille igen.

Ved netværksproblemer skal I bruge caféens interne, manuelle overlevering og skelne mellem indhold, der allerede er sendt til tilberedning, og det, der stadig skal bekræftes. Når forbindelsen er genoprettet, skal I først kontrollere de nyeste ordrer og betalinger og derefter tilføje manglende registreringer. Ved vagtskifte skal I give konkrete medarbejdere ansvar for sager, hvor gæsten snart skal af sted, hvor afhentningen sker ad flere omgange, eller hvor der stadig mangler et svar. Nøjes ikke med at sige, at gæsten venter.

De officielle råd fra Camino de Santiago i Galicien anbefaler, at rejsende tilpasser etaper og tempo efter deres egne forhold. Det giver baggrund for rejseplanlægningen ved betjening af gæster på kort ophold, men dokumenterer ikke trafik på en bestemt strækning eller efterspørgslen på caféen. Kortet skal kun beskrive caféens faktiske forhold; det må ikke love, at der generelt findes opladning, bagageopbevaring eller servering inden for et bestemt tidsrum langs ruten.