Quán cà phê trên tuyến hành hương: Dùng thẻ thông tin phục vụ để cho biết khách có thể dừng chân hay không và cách nhận món

Các quán cà phê dọc tuyến hành hương đón khách dừng chân trong thời gian ngắn. Hãy cho khách biết trước “hiện có món gì và nhận món như thế nào”, rồi mới giới thiệu công cụ gọi món. Ghi riêng giờ mở cửa, thời gian phục vụ món nóng và giờ nhận gọi món cuối; mô tả việc ăn tại quán, mua mang đi và điều kiện nghỉ ngơi theo đúng những gì quán thực sự cung cấp. Nhờ vậy, khách có thể quyết định ngồi lại, mua mang đi hay chọn phương án khác mà không cần phải biết cách quét mã QR trước.

Trước tiên, hãy điền thẻ thông tin phục vụ tại quán

Các mục dưới đây dùng để quán sắp xếp thông tin nội bộ. Người phụ trách điền thông tin thực tế trong ngày rồi cập nhật đồng nhất ở cửa quán, quầy, thực đơn giấy và trang trên điện thoại. Nếu không cung cấp dịch vụ nào, hãy nói rõ thay vì để khách tự đoán.

• Ngày mở cửa và múi giờ địa phương: ____; giờ mở cửa: ____; nơi đăng thông báo tạm nghỉ hoặc đóng cửa: ____.
• Khung giờ phục vụ cà phê và món nguội: ____; khung giờ phục vụ món nóng: ____; giờ nhận gọi món cuối: ____.
• Các món và khẩu phần có trong ngày: ____; giá và các khoản phụ thu: ____; món tạm thời hết hàng: ____.
• Cách phục vụ ăn tại quán hoặc mua mang đi: ____; nơi nhận món: ____; đồ uống và món nóng có thể nhận riêng từng đợt hay không: ____.
• Điều kiện thực tế về nước uống, sạc thiết bị và chỗ để hành lý: ____; nhân viên có thể hỏi hoặc cách liên hệ: ____.

Khi khách đang vội, nhân viên cần hỏi khách định rời đi lúc nào trước, rồi kiểm tra tình hình chế biến hiện tại

Khi khách hỏi liệu có kịp không, nhân viên trước tiên hỏi khách muốn rời đi lúc nào, rồi kiểm tra với bộ phận chế biến về tình trạng hiện tại của món khách chọn. Nếu có thể giao đồ uống trước nhưng món nóng vẫn cần chờ, hãy nói rõ từng phần để khách tự quyết định. Khung giờ phục vụ trên thực đơn không có nghĩa là món được giữ riêng cho từng khách, và cũng không thay thế việc đánh giá trực tiếp thời gian hoàn thành món.

• Chỉ có đồ uống hoặc món nguội đang được phục vụ: Nói rõ trước những lựa chọn hiện có để khách không phải xếp hàng đến quầy rồi mới biết món nóng chưa được phục vụ.
• Sắp đến giờ nhận gọi món cuối: Trước tiên hỏi bếp có thể nhận món khách chọn hay không; đừng mặc định rằng mọi món đều có thể gọi chỉ vì quán vẫn mở cửa.
• Giao món nóng và đồ uống thành nhiều đợt: Dùng cùng một mã đơn để ghi lại món đã giao, món còn chờ và người phụ trách theo dõi; cho khách biết cần chờ ở đâu để nhận phần còn lại.
• Nguồn cung thay đổi đột xuất: Trước tiên kiểm tra phần nào trong các đơn hiện có bị ảnh hưởng, sau đó cập nhật thông tin cho khách mới; không tự ý đổi món đã được xác nhận.

Nếu khách không tiện dùng điện thoại, vẫn cần có quy trình phục vụ trực tiếp đầy đủ

Khi điện thoại hết pin, không có mạng hoặc khách không tiện thao tác, hãy cung cấp thực đơn trưng tại quầy, thực đơn giấy và cách gọi món trực tiếp với nhân viên. Nếu khách chuyển từ điện thoại sang quầy, trước tiên hỏi họ đã gửi đơn chưa, rồi kiểm tra thông tin hiện có và chỉ tiếp nhận yêu cầu bổ sung. Xem thực đơn và quét mã QR để đặt món là hai cách khác nhau. Hãy giới thiệu đúng các chức năng quán thực sự cung cấp; việc xem và đặt món trực tuyến cần có kết nối mạng.

Dùng cùng một cách mô tả khẩu phần, món nóng hay lạnh và phụ thu cho đồ uống lẫn bữa sáng để nhân viên có thể giải thích ngắn gọn, nhất quán. Chọn ngôn ngữ dựa trên những câu hỏi thực tế của khách và khả năng duy trì việc rà soát nội dung. Người rà soát cần thông thạo ngôn ngữ đó và hiểu rõ các món được phục vụ. Không suy đoán ngôn ngữ dựa trên quốc tịch, và cũng không biến phần giới thiệu thành bài viết dài đối với dịch vụ dành cho khách chỉ dừng chân trong thời gian ngắn.

Không dựa vào biểu tượng để quyết định yêu cầu ăn uống

AESAN cho biết thông tin về chất gây dị ứng được cung cấp bằng lời nói phải có tài liệu hỗ trợ bằng văn bản hoặc dạng điện tử. Khi khách nêu yêu cầu ăn uống, nhân viên phụ trách cần kiểm tra công thức hiện tại, thông tin từ nhà cung cấp và điều kiện chế biến. Chỉ thay bằng đồ uống có nguồn gốc thực vật hoặc bỏ một thành phần cũng không đủ để đảm bảo không có chất gây dị ứng hay nguy cơ tiếp xúc chéo. Nếu không thể xác nhận, hãy nói rõ điều đó và để khách tự quyết định.

Cập nhật thông tin trước giờ mở cửa, bàn giao rõ các món đang chờ khách đến lấy

Trước giờ mở cửa, kiểm tra xem thông tin về món phục vụ, giá và khung giờ trên thẻ có đúng với thực đơn trong ngày hay không, sau đó mở thực đơn tại vị trí của khách. Việc in ấn cần có gói dịch vụ, cấu hình và thiết bị tương thích phù hợp. Khi bắt đầu ca, kiểm tra giấy, kết nối và chương trình phụ trách gửi phiếu. Nếu máy không in, trước tiên xác minh đơn hàng đã đi đến đâu, thay vì yêu cầu khách gọi món lại ngay.

Khi mạng gặp sự cố, dùng quy trình bàn giao trực tiếp trong quán và phân biệt rõ nội dung đã chuyển cho bộ phận chế biến với nội dung vẫn cần xác nhận. Sau khi kết nối được khôi phục, trước tiên kiểm tra đơn hàng và khoản thanh toán mới nhất, rồi bổ sung các ghi chép còn thiếu. Khi đổi ca, bàn giao những việc cần xử lý như khách cần rời đi gấp, món còn chờ nhận từng đợt hoặc yêu cầu chưa được phản hồi cho một nhân viên cụ thể; đừng chỉ nói chung chung rằng “khách đang chờ”.

Hướng dẫn chính thức của Galicia về tuyến hành hương khuyên khách sắp xếp các chặng đường và nhịp độ phù hợp với tình trạng của bản thân, qua đó cung cấp bối cảnh về hành trình của khách dừng chân trong thời gian ngắn. Điều này không chứng minh lượng khách trên một chặng đường hay nhu cầu tại quán. Thẻ thông tin chỉ mô tả những điều kiện thực tế của quán, không cam kết rằng dọc tuyến hành hương nói chung đều có chỗ sạc điện, gửi hành lý hoặc thời gian phục vụ cố định.