Slik tar dere imot gjester som kommer i flere omganger: Følg rekkefølgen og hold oversikt over nye bestillinger og mat som ikke er servert

Når en ny gruppe gjester kommer til bordet, bør personalet først sjekke hva som allerede er bestilt, og hvilke varer som ennå ikke er servert. Deretter avklarer de hva som faktisk er nytt denne gangen, og hvor det skal registreres. Ikke registrer hele bordets bestilling på nytt ut fra hvor mange som sitter der nå, og ikke slå sammen regninger bare fordi gjestene er sammen. Noter endringer i hvem som har kommet, og nye bestillinger denne gangen på samme sted, slik at neste medarbeider kan følge opp bordet videre.

Oppdater etter hvert som gjestene kommer – ikke registrer hele bordets bestilling på nytt

• De første gjestene setter seg: Noter hvilket bord de sitter ved, den opprinnelige bestillingen, hva som allerede er bestilt, og hva som ennå ikke er servert. Avklar først hvordan de ønsker å gjøre opp for det de allerede har bestilt.
• Noen i selskapet kommer senere: Spør først om andre i selskapet allerede sitter ved bordet, og hvor de ønsker å sitte. Spør deretter om hva de vil bestille til seg selv eller dele med andre denne gangen, og forklar hvor det blir registrert. Hvis det ikke er avklart hvordan regningen skal fordeles, lar dere den opprinnelige registreringen stå som den er.
• Når det bestilles mer denne runden: Gjenta spesifikasjoner og antall, sjekk mot det som allerede er bestilt, og avklar om dette er et tillegg eller et spørsmål om forrige runde.
• Gjestene bytter plass underveis: Sjekk den opprinnelige bestillingen og den nye plasseringen, og gi beskjed til medarbeiderne som fortsatt tilbereder eller serverer maten. Kontroller hva som kan gjøres i systemet ut fra medarbeiderens tilgang og den gjeldende statusen.
• Noen går tidlig: Kontroller hva de skal betale for, hva som faktisk er mottatt i betaling, og hva som gjenstår å betale. Ikke fordel kostnader for forbruk som ennå ikke har funnet sted.

Én logg for hver runde, med seks opplysninger som er enkle å følge opp

• Nåværende plassering og opprinnelig bestilling: Bruk opplysninger som gjør det mulig å finne bestillingen. Ikke let etter regningen ut fra utseende, klær eller en fullstendig liste over hvem gjestene er sammen med.
• Behovene som meldes inn denne runden: Noter bare rettene, spesifikasjonene og antallet som er bekreftet nå. Oppgi tydelig til kjøkkenet hva som er nytt denne runden, og hvilken bestillingsreferanse det gjelder. Bruk tidligere innhold som referanse, men ikke send hele bestillingen på nytt.
• Allerede servert og ikke servert: Skill mellom det som er levert, det som fortsatt tilberedes, det som er ferdig og venter på å bli servert, og det som det fortsatt må spørres om.
• Avtale om betaling: Noter hvem som skal betale for det som legges til, og om dette fortsatt må avklares. Ikke trekk slutninger ut fra hvem som kom først.
• Medarbeideren som følger opp denne runden: Denne personen samler nye behov som kollegene har fått beskjed om. Når medarbeideren forlater posten, må vedkommende gjøre det klart hvem som overtar.
• Neste steg: Noter om noen skal sjekke den gamle bestillingen, sende inn det som er nytt denne gangen, eller vente på svar fra en bestemt medarbeider. Den som overtar, bekrefter at informasjonen er mottatt.

Hvis en gjest som kommer senere, vil bestille enda en porsjon av en rett til deling, sjekker medarbeideren først registreringene av tilberedning og servering fra forrige runde og forklarer hva som allerede er bestilt. Deretter spør medarbeideren om dette er et tillegg eller en bekreftelse av den opprinnelige porsjonen. Ikke avbestill på eget initiativ fordi noen ved bordet sier at de tror retten allerede er bestilt. Og ikke tolk «en til av det samme» som at hele bordets bestilling skal lages på nytt. Den som bestiller denne runden, må bekrefte viktige spesifikasjoner og antall ansikt til ansikt.

Gjester ved samme bord kan spørre flere medarbeidere om menyen, be om vann eller bestille mer. Dere kan utpeke én medarbeider til å samle bekreftede behov for denne runden. De andre medarbeiderne hjelper gjestene som vanlig og gir ny informasjon tilbake til samme person, slik at den kan kontrolleres samlet. Når medarbeideren forlater posten, må vedkommende si hvem som overtar, og overlevere uferdige oppgaver. Slik kan gjestene få videre hjelp uansett hvilken medarbeider de spør, samtidig som serveringspersonalet har én tydelig og løpende oppdatert oversikt over hva som er avtalt og skal gjøres.

Ved bordbytte oppdateres koblingen – ikke legg inn hele bestillingen på nytt for dem som kommer senere

• Sjekk hva som er registrert på det opprinnelige bordet, hva som er levert, og hvilke varer som fortsatt venter på å bli servert. Slik unngår dere at den samme bestillingen legges inn på nytt ved det nye bordet.
• Kontroller den nye plasseringen og hvilken regning bestillingen hører til. En medarbeider med nødvendig tilgang håndterer det som kan gjøres, ut fra gjeldende status. Ikke gå ut fra at bordbyttet er registrert bare fordi noen har flyttet koppene.
• Gi medarbeiderne som tar imot gjestene, tilbereder og serverer, tydelig beskjed om hvor bestillingene nå skal leveres. Sørg for at noen også følger opp drikkevarer som ikke er servert ennå. Det holder ikke å si internt i serveringspersonalet at gjestene har byttet bord.
• La én medarbeider gjenta hva som er avtalt ved overleveringen. Den som tar over, skal kunne finne registreringen ved hjelp av bestillingsreferansen, uten å måtte fylle inn resten ut fra hukommelsen.

Når noen går tidlig, gjør de opp for det som er bekreftet

En gjest som går tidlig, vil kanskje bare betale for sin egen drikke, eller kan være villig til å betale for en del av rettene som deles. Kassereren bør først sjekke de nyeste bestillingene, betalingene som er mottatt, og beløpet som gjenstår. Deretter avklarer kassereren med gjesten hvordan kostnadene skal fordeles. De som kommer senere, kan fortsatt bestille mer. Ikke fordel på forhånd kostnader for forbruk som ennå ikke har funnet sted.

MenuSnap sin veiledning om deling av regningen forklarer lik fordeling, fordeling etter retter og fordeling etter beløp. Medarbeiderne sjekker hvilke metoder den gjeldende regningen støtter, ut fra den avtalte fordelingen, og behandler deretter hver betaling separat.

• Kontroller for hver delbetaling hva som faktisk er mottatt, og hva som gjenstår å betale. Ikke gå ut fra at hele bordet har gjort opp fordi en regning for delbetaling er skrevet ut, eller fordi én person har betalt.
• Kontroller først betalingen via den frittstående kortterminalen eller hos betalingstjenesteleverandøren. Registrer deretter betalingen på riktig andel av regningen. MenuSnap verifiserer ikke automatisk betalinger som behandles på en slik separat terminal.
• Hvis betalingsstatusen er uklar, undersøk den opprinnelige transaksjonen. Ikke trekk beløpet på nytt før saken er avklart. Hvis det bestilles mer mens dere gjør opp regningen, må dere sjekke den oppdaterte regningen før dere fortsetter.

Nettbetaling og synkronisering med skyen er avhengige av nettverk. Hvilke funksjoner som er tilgjengelige uten nett i den plattformtilpassede klienten, avhenger av den offisielle versjonen og konfigurasjonen. Kontroller bestillinger og betalinger når forbindelsen er tilbake. Registreringer av endringer etter hvert som gjestene kommer, og inndelingen i runder er bare hjelpemidler for medarbeiderne. De erstatter ikke formelle bestillinger og er ikke bevis på at systemet allerede støtter automatisk gruppering eller sammenslåing av regninger.