Hva gjør restauranten når nettet plutselig går ned? Ta imot bestillinger med manuelle referansenummer, og avstem produksjon og betaling når forbindelsen er tilbake

Hvis nettet plutselig går ned, må dere først stanse gjentatte innsendinger og unngå å kreve inn samme betaling på nytt. La skiftansvarlig utpeke én person som samler informasjon fra serveringspersonalet, kjøkkenet og kassen. Finn først ut hvilke bestillinger som var mottatt før feilen, og hvilke retter som allerede var laget. Bruk deretter felles manuelle referansenummer for nye ønsker. Når forbindelsen er tilbake, sjekker dere først den nyeste statusen i systemet. Ikke legg inn alle papirbestillingene på nytt.

Avklar først hvilke handlinger som krever nettforbindelse

MenuSnap tilbyr for øyeblikket ikke en fullstendig løsning for bestilling og kasse uten nett. Betalinger, refusjoner, oppgjør og skiftoperasjoner må bekreftes av serveren. Gjestenes bestilling ved å skanne en QR-kode, skyadministrasjon, oppdateringer til KDS i skyen og betaling på nett er avhengige av den aktuelle nettforbindelsen. At en lokal skriver er tilkoblet, betyr ikke at hele driften kan fortsette uten nett. At en gammel side eller kvittering fortsatt vises, betyr heller ikke at den nye statusen er oppdatert.

En frittstående kortterminal følger sine egne regler for nettforbindelse og betalingstjenesteleverandør. Sjekk først transaksjonsstatusen på terminalen eller hos leverandøren. Ta vare på nødvendig dokumentasjon for betalinger som er bekreftet. Når serverforbindelsen til MenuSnap er tilbake, kontrollerer dere de eksisterende registreringene før dere fører betalingen på den aktuelle regningen. Hvis statusen er uklar, må dere ikke belaste kortet på nytt.

Bruk ett felles inngangspunkt for bestillinger, og noter nye ønsker og saker som må undersøkes hver for seg

Utpek én person som tildeler alle manuelle registreringer referansenummer. Papirbestillinger er et midlertidig grunnlag for å håndtere serveringen; de betyr ikke at salget er registrert i systemet. Hvis statusen for en innsending fra et bord er uklar, må dere først sjekke med serveringspersonalet og kjøkkenet. Ikke behandle hele bordbestillingen som en ny produksjonsbestilling.

• Manuelt referansenummer: ____; bord eller hentemerking: ____; tidspunkt og tidssone for restauranten: ____; ansvarlig medarbeider: ____.
• Tilknyttet opprinnelig bestilling eller innsending som må undersøkes: ____; det som var kjent før feilen: ____.
• Retter, varianter og antall som faktisk er nye denne gangen: ____; ønsker som fortsatt må avklares: ____.
• Sendt til kjøkkenet: ____; mottaker og tidspunkt: ____; påbegynt/ferdig: ____; levert til gjesten: ____.
• Kontantbeløp mottatt og veksel gitt: ____; betaling på frittstående terminal bekreftet/må undersøkes: ____; hvor nødvendig dokumentasjon finnes: ____.
• Neste handling: ____; nåværende ansvarlig: ____; medarbeider som overtar ved vaktskifte: ____.

Hva serveringspersonalet, kjøkkenet og kassen skal overlevere

• Serveringspersonalet: Spør gjesten om vedkommende prøvde å sende inn bestillingen, og om hen har et bestillingsnummer. Sjekk eksisterende registreringer og fortell hvem som følger opp. Hvis statusen ikke er avklart, registrerer dere saken som uavklart. Unngå at flere medarbeidere legger inn bestillingen på nytt hver for seg.
• Kjøkkenet: Sjekk retter som er under arbeid, ferdige retter og bestillingslinjer som ennå ikke er mottatt, mot den opprinnelige bestillingen og det manuelle referansenummeret. Ta bare imot tillegg som dere har bekreftet at kjøkkenet ikke allerede har mottatt. Gi beskjed tilbake til serveringspersonalet om at bestillingen er mottatt.
• Kassen: Dokumenter mottatte kontanter, veksel og status fra eksterne betalingsterminaler hver for seg. Ikke anta at betalingen er gjennomført bare fordi en betalingsmåte er valgt. Ikke noter hele kortnummeret eller passordet.
• Den som følger opp utstyret: Finn ut om feilen gjelder én enhet, restaurantens nettverk eller den aktuelle tjenesten, og kontakt riktig kundestøtte. Ta vare på dataene i appen, og ikke la hver medarbeider starte utstyret på nytt etter tur eller endre tilkoblingsoppsettet midlertidig.

Knytt både tillegg og avbestillinger til det opprinnelige referansenummeret, og send bare videre det som er endret. Før en avbestilling forklares for gjesten, må dere sjekke hvor langt kjøkkenet har kommet. Personalet som er ansvarlig på stedet, må fortsatt kontrollere mat med særskilte kosthensyn; en nødsituasjon er ingen grunn til å hoppe over kontroll av ingredienser og tilberedningsforhold. Bare eieren eller en administrator som uttrykkelig er autorisert av eieren, skal håndtere reserveforbindelser og endringer av enheter i tråd med de etablerte rutinene, uten å avbryte leveranser som pågår.

Når forbindelsen er tilbake, avstemmer dere hver bestilling etter disse punktene

• Den opprinnelige bestillingen finnes i systemet: Sammenlign den med den manuelle registreringen og det som faktisk er laget. Bekreft om maten er levert, og ikke registrer de samme rettene på nytt.
• Det finnes et nytt ønske på papir, men ingen tilsvarende registrering i systemet: Bekreft først hva som er laget og hva som er betalt. Følg deretter den tilgjengelige rutinen for etterregistrering. Kontakt kundestøtte hvis framgangsmåten er uklar, slik at bestillingen ikke sendes til kjøkkenet på nytt.
• En ekstern terminal har bekreftet betalingen, men systemet viser ingen tilsvarende betaling: Når forbindelsen er tilbake, undersøker dere den nyeste registreringen og fører riktig beløp på den opprinnelige regningen. Ikke belast kortet en gang til.
• Antall eller beløp stemmer ikke overens: Ta vare på avviket og dokumentasjonen, og la den utpekte ansvarlige undersøke saken. Ikke opprett fiktive registreringer for å få tallene til å stemme.

La én person stå for den videre registreringen og en annen kontrollere beløpene og at de er knyttet til riktig bestilling. Resten av medarbeiderne fortsetter serveringen. Vent til serveren har bekreftet statusen før dere behandler refusjoner, oppgjør og skiftsaker etter de aktuelle rutinene. Kontroller om utskrifter faktisk kommer ut og om oppgaver er mottatt; ikke gå ut fra at alt som ventet, blir ordnet automatisk når nettforbindelsen er tilbake.

Ved vaktskiftet må uavklarte saker overleveres – ikke bare si at nettet virker igjen

Bruk de manuelle referansenumrene til å overlevere nøyaktig hva som fortsatt mangler for hver bestilling, rett eller betaling. Skriv ned hva gjesten allerede har fått beskjed om, og hvem som skal kontaktes videre. Den som overtar, må finne fram dokumentasjonen og gjenta hva neste handling er før hen fortsetter oppfølgingen. Oppbevar bare nødvendige opplysninger, og sladd personopplysninger og betalingsdokumentasjon i skjermbilder som sendes til kundestøtte.

Når skiftet avsluttes, finn det som er vanskeligst å avstemme: et manglende referansenummer, manglende svar fra kjøkkenet, en levering som ikke er registrert eller en betaling uten dokumentasjon. Sørg for at neste skift får de nødvendige opplysningene og en tydelig ansvarsfordeling. At nettforbindelsen er tilbake, betyr bare at den tekniske tilstanden er gjenopprettet. Først når hver bestilling er avstemt mot produksjon, levering og mottatt betaling, kan de midlertidige registreringene arkiveres etter restaurantens rutiner.