Hvad gør restauranten ved et pludseligt netværksudfald? Tag imod bestillinger med manuelle numre, og afstem produktion og betalinger enkeltvis, når forbindelsen er tilbage

Hvis restauranten pludselig mister netværksforbindelsen, skal I først standse gentagne indsendelser og opkrævninger. Den vagthavende leder udpeger én person til at indsamle oplysninger fra serveringspersonalet, køkkenet og kassen. Find først ud af, hvilke bestillinger der var modtaget, og hvilke retter der var tilberedt før udfaldet. Registrér derefter nye ønsker med ensartede manuelle numre. Når forbindelsen er tilbage, skal I først kontrollere den seneste status i systemet – indtast ikke alle papirbestillingerne igen.

Afklar først, hvilke handlinger der kræver forbindelse

MenuSnap tilbyder i øjeblikket ikke en komplet offlineproces til bestilling og betaling. Betalinger, tilbagebetalinger, afregning og vagtskiftehandlinger kræver bekræftelse fra serveren. Gæsternes QR-bestilling, cloudadministration, opdateringer i cloudbaserede KDS-systemer og onlinebetaling afhænger af de relevante netværksforbindelser. At en lokal printer er tilsluttet, betyder ikke, at hele arbejdsgangen kan fungere offline. At gamle sider og kvitteringer stadig kan ses, betyder heller ikke, at den nyeste status er opdateret.

En separat kortterminal følger sine egne regler for netværksforbindelse og betalingsudbyder. Kontrollér først transaktionens oprindelige resultat på terminalen eller hos udbyderen. Gem nødvendig dokumentation for betalinger, der er bekræftet som gennemført. Registrér først derefter betalingen på den tilsvarende regning, når MenuSnap igen har forbindelse til serveren, og I har kontrolleret de eksisterende registreringer. Hvis resultatet er uklart, må I ikke trække beløbet igen.

Brug ét nummereret indgangspunkt, og registrér nye ønsker og forhold, der skal undersøges, hver for sig

Udpeg én person til at tildele numre til alle manuelle registreringer. Papirbestillinger er et midlertidigt grundlag for at yde service; de betyder ikke, at salget er registreret i systemet. Hvis en eksisterende bestilling ved samme bord har en uklar status, skal I først afstemme det med serveringspersonalet og køkkenet. Opret ikke hele bordets bestilling igen som en ny køkkenbestilling.

• Manuelt nummer: ____; bord- eller afhentningsreference: ____; tidspunkt og restaurantens tidszone: ____; ansvarlig medarbejder: ____.
• Tilknyttet oprindelig bestilling eller indsendelse, der skal undersøges: ____; kendte oplysninger før udfaldet: ____.
• Retter, varianter og antal, der reelt er nye denne gang: ____; ønsker, der stadig skal bekræftes: ____.
• Sendt til tilberedning: ____; modtager og tidspunkt: ____; påbegyndt/færdig: ____; udleveret til gæsten: ____.
• Modtaget kontantbeløb og byttepenge: ____; separat terminalbetaling bekræftet/skal undersøges: ____; placering af nødvendig dokumentation: ____.
• Næste handling: ____; nuværende ansvarlige: ____; medarbejder, der overtager ved vagtskifte: ____.

Hvad skal serveringspersonalet, køkkenet og kassen videregive?

• Serveringspersonalet: Afklar, om gæsten har forsøgt at indsende bestillingen, og om vedkommende har et bestillingsnummer. Kontrollér eksisterende registreringer, og fortæl gæsten, hvem der følger op. Hvis der ikke foreligger et resultat, skal sagen registreres til undersøgelse. Undgå, at flere medarbejdere hver især indtaster bestillingen igen.
• Køkkenet: Brug den oprindelige bestilling og det manuelle nummer til at kontrollere, hvilke retter der er under tilberedning, er færdige eller endnu ikke er modtaget. Tag kun imod nye tilføjelser, som med sikkerhed ikke allerede er modtaget. Giv serveringspersonalet besked om, hvad køkkenet har modtaget.
• Kassen: Dokumentér modtagne kontanter, byttepenge og resultatet fra en ekstern terminal hver for sig. At en betalingsmetode er valgt, betyder ikke, at betalingen er gennemført. Skriv ikke det fulde kortnummer eller en adgangskode ned.
• Den udstyrsansvarlige: Skeln mellem en fejl på en enkelt enhed, restaurantens netværk og problemer med de relevante tjenester, og kontakt den rette support. Bevar appdata; lad ikke alle medarbejdere på skift genstarte udstyr eller ændre parringen midlertidigt.

Knyt ekstra varer og annulleringer til det oprindelige nummer, og send kun ændringerne videre. Før en annullering skal I spørge til tilberedningens status og derefter forklare situationen for gæsten. Restaurantens ansvarlige medarbejdere skal stadig kontrollere allergi- og kosthensyn; en nødsituation er ikke en grund til at springe kontrollen af ingredienser og tilberedningsforhold over. Ejeren eller en administrator, som ejeren udtrykkeligt har bemyndiget, skal håndtere reserveforbindelser og ændringer af udstyr efter de eksisterende procedurer, uden at afbryde igangværende udleveringer.

Når forbindelsen er tilbage, skal I gennemgå hver bestilling efter disse scenarier

• Den oprindelige bestilling findes i systemet: Sammenhold den med den manuelle registrering og den faktiske tilberedning, og bekræft, om den allerede er udleveret. Indtast ikke de samme varer igen.
• Der er et nyt manuelt registreret ønske, men ingen tilsvarende registrering i systemet: Bekræft først tilberedning og modtaget betaling, og følg derefter den aktuelt understøttede procedure for at tilføje registreringen. Kontakt support, hvis proceduren er uklar, så bestillingen ikke sendes til køkkenet endnu en gang.
• Den eksterne terminal har gennemført betalingen, men systemet har ingen tilsvarende betalingsregistrering: Når forbindelsen er tilbage, og den seneste status er kontrolleret, skal det korrekte beløb registreres på den oprindelige regning. Træk ikke beløbet igen.
• Antal eller beløb stemmer ikke overens: Gem oplysninger om afvigelsen og dokumentationen, og lad den udpegede ansvarlige undersøge sagen. Forsøg ikke at udligne forskellen ved at oprette registreringer, der ikke svarer til virkeligheden.

Lad én person stå for den efterfølgende registrering og en anden kontrollere beløbene og sammenhængen med de tilsvarende bestillinger. De øvrige medarbejdere fortsætter betjeningen. Vent på serverens bekræftelse, før I håndterer tilbagebetalinger, afregning og vagtskiftehandlinger efter de relevante procedurer. Kontrollér, om udskrifter er kommet frem, og om opgaver er modtaget; antag ikke, at alle udeståender løses automatisk, når netværksforbindelsen er tilbage.

Giv sager, der skal undersøges, videre ved vagtskiftet – sig ikke blot, at netværket virker igen

Brug de manuelle numre til at videregive præcist, hvilken bestilling, ret eller betaling der stadig mangler at blive afklaret. Notér, hvad gæsten allerede har fået at vide, og hvem der skal kontaktes næste gang. Den medarbejder, der overtager, skal finde den oprindelige dokumentation og gentage, hvad næste handling er, før vedkommende fortsætter betjeningen. Opbevar kun nødvendige oplysninger, og slør personoplysninger og betalingsdokumentation i skærmbilleder, der sendes til support.

Når vagten slutter, så find det punkt, der er sværest at afstemme: et manglende nummer, manglende svar fra køkkenet, en udlevering uden registrering eller en betaling uden dokumentation. Næste vagt skal supplere den manglende dokumentation og afklare den tilhørende ansvarsfordeling. At netværksforbindelsen er genetableret, er kun en teknisk status. Først når bestilling, tilberedning, udlevering og faktisk modtaget betaling stemmer overens punkt for punkt, må de midlertidige registreringer arkiveres efter restaurantens regler.