Đối soát thanh toán tại nhà hàng: lựa chọn thanh toán, xác nhận qua máy thẻ, ghi nhận hóa đơn và quyết toán

Khi thu tiền tại nhà hàng, cần phân biệt bốn việc: khách có thể chọn phương thức nào, giao dịch bên ngoài có thành công hay không, hóa đơn nội bộ ghi nhận những gì và tiền được quyết toán ra sao. Hãy đối chiếu từng bước với chứng từ tương ứng. Không thể lấy việc ghi nhận thành công làm bằng chứng thay cho kết quả từ ngân hàng, cũng không nên yêu cầu khách thanh toán lần nữa khi chưa rõ kết quả.

Ngày 19-12-2024, Ngân hàng Trung ương châu Âu công bố SPACE 2024: trong các giao dịch tại điểm bán ở khu vực đồng euro, tiền mặt chiếm 52% số lượt giao dịch, còn thẻ ngân hàng chiếm 45% tổng giá trị giao dịch; 62% người tiêu dùng coi trọng việc vẫn có lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt.

Khảo sát bao quát khu vực đồng euro; các đợt phỏng vấn chính diễn ra vào mùa thu năm 2023 và mùa xuân năm 2024. Đức và Hà Lan có lịch thu thập dữ liệu riêng. Đây không phải hồ sơ ghi lại từng giao dịch trong cả năm 2024. Số lượt giao dịch, giá trị giao dịch và sở thích của người tiêu dùng cũng là những chỉ số khác nhau; không thể dựa vào tỷ lệ tổng thể để bỏ nhận tiền mặt hoặc dự đoán cơ cấu thanh toán của nhà hàng vào ngày hôm sau.

Thông báo phương thức thanh toán trước khi khách gọi món

Thông tin về thanh toán tại quầy và trên thực đơn cần khớp với những phương thức thực sự khả dụng trong ngày. Đầu ca, hãy kiểm tra các phương thức đã được bật, tình trạng thiết bị đầu cuối và người phụ trách tra soát khi có sự cố; báo cho nhân viên phục vụ nếu có trục trặc tạm thời, và đừng hứa hẹn nếu chưa xác nhận được thời điểm khắc phục. Khách không dùng điện thoại vẫn có thể hỏi nhân viên về việc thanh toán. Trước khi thông báo hạn chế thanh toán hoặc phụ phí, hãy kiểm tra quy định tại địa phương và hợp đồng.

Với mỗi khoản thanh toán, hãy đối chiếu ba loại ghi nhận riêng biệt

• Giao dịch bên ngoài: căn cứ vào kết quả xác nhận từ thiết bị đầu cuối độc lập và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán; đối chiếu kết quả đó với số tiền và mã hóa đơn của lần thanh toán này.
• Hóa đơn nội bộ: xác nhận khoản thanh toán được ghi vào hóa đơn nào, dùng phương thức nào và là thanh toán toàn bộ hay một phần. Việc ghi nhận này không có nghĩa là nền tảng kiểm soát được mọi thiết bị đầu cuối bên ngoài.
• Quyết toán sau đó: đối chiếu báo cáo và thông tin quyết toán của nhà cung cấp dịch vụ thanh toán. Nếu ngày thu tiền, thời điểm tiền vào tài khoản hoặc cách tính phí có khác biệt, người phụ trách được ủy quyền và kế toán cần kiểm tra.

Nếu vẫn dùng máy quẹt thẻ độc lập, trước tiên hãy xác minh kết quả bên ngoài, sau đó kết nối mạng để ghi nhận khoản thanh toán vào đúng hóa đơn MenuSnap. Thao tác ghi nhận này không tự động xác minh giao dịch ngân hàng. Thanh toán trực tuyến tích hợp và ghi nhận thủ công khoản thanh toán bên ngoài là hai quy trình khác nhau. Có tùy chọn thanh toán bằng thẻ ngân hàng không có nghĩa là mọi thiết bị đầu cuối đã được kết nối. Khi mua thiết bị, hãy xác minh với nhà cung cấp tài khoản cụ thể, quyền hạn, cách ghi nhận và nguồn thông tin quyết toán.

Khi chưa rõ kết quả, hãy lưu lại thông tin để có thể tra soát

• Hóa đơn liên quan: ghi mã đơn hàng hoặc hóa đơn, phạm vi và số tiền của khoản thanh toán này; đừng chỉ dựa vào việc nhớ mặt khách hay nhớ khách ngồi bàn nào.
• Tiến độ tra soát: ghi thời điểm đã thử, kết quả xác nhận từ thiết bị đầu cuối hoặc nhà cung cấp dịch vụ đến đâu, và những điểm vẫn chưa rõ.
• Người chịu trách nhiệm tiếp nhận: nêu rõ ai sẽ tra soát và ai sẽ giải thích với khách. Các nhân viên thu ngân khác cần biết tiến độ và không đồng thời khởi tạo lại khoản thanh toán.

Nếu thông tin trên điện thoại của khách không khớp với thông tin hiển thị trên thiết bị của nhà hàng, hãy xác minh qua kênh của nhà cung cấp dịch vụ thanh toán; đừng vội kết luận chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình nào đó. Lưu giữ chứng từ cần thiết theo quy định an toàn; không chia sẻ đầy đủ số thẻ hoặc thông tin nhạy cảm khác trong nhóm trò chuyện. Trước khi tạm thời đổi phương thức thanh toán, hãy kiểm tra kết quả của lần thử trước.

Gọi món trên web bằng cách quét mã QR, đồng bộ hóa qua đám mây và thanh toán trực tuyến đều phụ thuộc vào kết nối mạng. Phạm vi sử dụng ngoại tuyến của ứng dụng gốc tùy thuộc vào phiên bản chính thức và cấu hình đang dùng. Thiết bị đầu cuối độc lập tuân theo quy định của nhà cung cấp dịch vụ tương ứng. Sau khi kết nối được khôi phục, nhân viên cần đối chiếu đơn hàng và khoản thanh toán trước khi ghi nhận bổ sung. Việc ghi nhận hoàn tiền không có nghĩa là tiền đã được hoàn; đối với hoàn tiền và quyết toán, hãy kiểm tra riêng với dịch vụ liên quan để xác nhận.

Chia khoản thanh toán và chốt ca: đừng chỉ nhìn tổng số

Khi nhiều người cùng thanh toán, trước tiên hãy xác nhận cách chia theo số tiền, món ăn hay phương thức mà nhà hàng hỗ trợ. Mỗi khoản cần gắn với phần cụ thể của hóa đơn và nêu rõ số tiền còn phải trả. Trước khi đổi cách chia, hãy kiểm tra các khoản đã được xác nhận; đừng tạo lại hóa đơn có cùng số tiền để che lấp ghi nhận ban đầu, và cũng đừng cho rằng cả bàn đã thanh toán xong chỉ vì một người quẹt thẻ.

Khi chốt ca, hãy kiểm tra riêng tiền mặt đã đếm thực tế, các khoản ghi nhận trên POS, báo cáo từ thiết bị đầu cuối bên ngoài và quyết toán sau đó. Tổng số trong ngày có khớp cũng chưa đủ để chứng minh từng khoản đã được ghi nhận đúng; nếu có chênh lệch, hãy lần theo hóa đơn để tìm nguồn và giao cho người phụ trách tiếp tục xử lý. Khảo sát mô tả hành vi thanh toán trong xã hội; lựa chọn và đối soát tại nhà hàng vẫn phải dựa trên giao dịch thực tế và các yêu cầu áp dụng.